Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce weszły w życie istotne zmiany w VAT, mające na celu dostosowanie krajowych przepisów do regulacji unijnych oraz uproszczenie rozliczeń dla przedsiębiorców. Analizujemy wprowadzone zmiany w szczególności w perspektywie dla przedsiębiorców.
Nowe przepisy VAT umożliwiają małym firmom korzystanie z zwolnienia podmiotowego z VAT nie tylko w państwie siedziby przedsiębiorcy, ale także w innych krajach Unii Europejskiej. Zmiany te wynikają z unijnej dyrektywy, której celem jest uproszczenie systemu podatkowego i ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w skali międzynarodowej.
Dotychczas zwolnienie z VAT przysługiwało jedynie przedsiębiorcom działającym na terenie swojego kraju. Jednak, w sytuacji gdy firma sprzedawała swoje towary lub usługi w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, musiała tam zarejestrować się jako podatnik VAT i rozliczać podatek według lokalnych stawek.
Nowelizacja pozwala przedsiębiorcom korzystać z zwolnienia VAT także w innych krajach UE, o ile ich łączny obrót nie przekroczy określonych limitów.
Kto może skorzystać z zwolnienia?
Aby skorzystać z nowego systemu zwolnień, przedsiębiorca musi spełniać następujące warunki:
- Łączny roczny obrót w całej Unii Europejskiej nie przekraczający 100 000 euro – warunek obejmuje zarówno sprzedaż krajową, jak i zagraniczną.
- Spełnienie kryteriów zwolnienia z VAT w swoim kraju – jeżeli firma spełnia warunki zwolnienia z VAT w Polsce, może korzystać z tego zwolnienia również na terenie całej Unii Europejskiej.
Zgodnie z obecnie obowiązującą ustawą o VAT zwolnienie z podatku obejmuje przedsiębiorców, których roczna wartość sprzedaży nie przekroczyła 200 000 zł. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami przedsiębiorca, którego łączny obrót na terenie całej Unii nie przekroczył w poprzednim, ani bieżącym roku podatkowym 100 tys. euro, może ubiegać się o zwolnienie w innych krajach członkowskich pod warunkiem, że roczny obrót w tym państwie również nie przekroczył ustanowionych limitów.
Nowe uprawnienia niewątpliwie wiążą się z pewnymi korzyściami dla przedsiębiorców. Wprowadzone zmiany oznaczają mniej formalności, nie trzeba już rejestrować się jako podatnik VAT osobno w każdym kraju, w którym prowadzona jest sprzedaż.
Zwolnienie z VAT oznacza również korzyści finansowe. Brak konieczności opłacania podatku VAT może wiązać się z zwiększeniem konkurencyjności małych przedsiębiorców spowodowanych lepszymi stawkami za produkty oraz usługi. Korzystny wpływ na rozwój może mieć również ułatwiony dostęp do działania na rynkach innych krajów członkowskich.
Wprowadzone zmiany przedsiębiorców wiążą się jednak z pewnymi ograniczeniami i nowymi obowiązkami dla przedsiębiorców, którzy chcą z nich korzystać. Zwolnienie z VAT nakłada obowiązek skrupulatnego monitorowania obrotu oraz kontroli, czy nie przekroczono limitu 100 000 euro. Niektóre kraje członkowskie mogą również wprowadzić obowiązek raportowania i wymagać zgłaszania faktu korzystania ze zwolnienia.
Czym jest numer EX i jak go uzyskać?
Podatnik z siedzibą w Unii Europejskiej, który chce skorzystać z zwolnienia podmiotowego z VAT musi uzyskać w państwie siedziby indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX.
Podatnik spełniający wymogi do korzystania z zwolnienia podmiotowego z Vat przed rozpoczęciem korzystania z ww. zwolnienia zobowiązany jest powiadomić państwo członkowskie na ternie, którego ma siedzibę, o zamiarze skorzystania z podatku oraz uzyskać wyżej wspomniany numer.
Po otrzymaniu powiadomienia Naczelnik Urzędu Skarbowego zbada informacje uzyskane od organów podatkowych państw członkowskich UE, w których podatnik ubiega się o zwolnienie i poinformuje go decyzji w zakresie nadania indywidualnego polskiego numeru EX lub też potwierdzeniu numeru w przypadku, gdy został on już wydany w odniesieniu do innego państwa.
Jeżeli okaże się, że wymogi do nadania numeru EX nie zostały spełnione Naczelnik Urzędu Skarbowego odmówi jego nadania lub odmówi prawa korzystania ze zwolnienie w jednym lub kilu państwach członkowskich, w przypadku niespełnienia wymagań w tych właśnie państwach.
Zmiany w VAT - nowe zasady fakturowania w ramach procedury SME
Wraz z zmianami jakie nastąpiły w związku z zwolnieniem VAT dla małych przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów przygotowało również nowy projekt rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur dostosowujące przepisy do nowej procedury SME.
Podatnicy zagraniczni korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME będą mogli, podobnie jak polscy podatnicy korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT w związku z spełnieniem przewidzianych przepisami warunków, wystawiać faktury uproszczone - z węższym zakresem danych.
Faktura uproszczona musi zawierać co najmniej te elementy:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz jego adres,
- imię i nazwisko lub nazwę, a także adres nabywcy,
- określenie towaru lub świadczonych usług,
- wskazanie ilości nabytych towarów lub usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- ogólną kwotę należności.
Na takiej fakturze nie wskazuje się stawki VAT. Ponadto również faktury dla zagranicznych nabywców nie powinny zawierać, ani kwoty Vat, ani też stawki. W praktyce można dodać adnotację o zwolnieniu z VAT w związku z procedurą SME. Warto też zapoznać się ze szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi faktur w poszczególnych krajach. Niektóre państwa członkowskie mogą wprowadzić własne regulacje w zakresie elementów, jakie powinny się znaleźć na fakturze.
Tego typu faktur nie trzeba wystawiać dla każdego nabywcy, należy je wystawić jedynie na żądanie klienta. Jeżeli nabywca nie zażąda faktury wystarczy jedynie zaewidencjonować sprzedaż.
Nawet korzystając z zwolnienia z VAT firma ma obowiązek prowadzenia dokładnej ewidencji sprzedaży objętej zwolnieniem w ramach SME. W praktyce dużym ułatwieniem jest prowadzenie ewidencji z rozdzieleniem na poszczególne państwa, w których prowadzona jest sprzedaż. to istotne ponieważ do kwartalnego raportu należy wygenerować dane dotyczące każdego państwa z osobna.
Składane kwartalnych raportów to istotny obowiązek przedsiębiorcy związany z korzystaniem z SME. Taki raport zawiera sumę obrotów za danym kwartał w każdym z państw członkowskich, w których prowadzona jest sprzedaż. Raport należy złożyć do polskiego urzędu skarbowego, jest to bardzo ważne, ponieważ w przypadku niezrealizowania obowiązku przedsiębiorca może utracić prawo do zwolnienia z VAT lub nawet zostać obciążony karami.
Co jeśli przedsiębiorca przekroczy limit?
Przedsiębiorca przy przekroczeniu limitu ma obowiązek zarejestrowania się do VAT. Najpóźniej w dniu przekroczenia musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz. Od tego momentu staje się on czynnym podatnikiem VAT i musi doliczać VAT do każdej sprzedaży.
Powrót do rozliczania podatku VAT oznacza również możliwość powrotu do odliczania podatku VAT od zakupów. Przedsiębiorca znów może odliczać VAT od kosztów firmowych i tym samym obniżyć swoje zobowiązania podatkowe. VAT z zakupów można odliczać tylko od momentu przekroczenia limitu i nie da się go odzyskać z zakupów już zrobionych w trakcie trwania zwolnienia.
Podsumowując procedura SME wprowadza nowe udogodnienia dla mniejszych przedsiębiorców, ale wiąże się również z nowymi obowiązkami. Należy pamiętać o terminowym składaniu raportów kwartalnych oraz prawidłowym posługiwaniu się numerem EX. Zwolnienie z podatku wiąże się również z ograniczeniami w możliwościach odliczania podatku VAT od zakupów. Niekiedy może okazać się, że bycie czynnym podatnikiem i rozliczanie VAT jest dla przedsiębiorcy korzystniejsze. Każdy przedsiębiorca musi samodzielnie rozważyć, która z opcji opłaca mu się bardziej.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług.
- Dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw.
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
