Zawód księgowej od zawsze kojarzy się z monotonnym wykonywaniem obowiązków, zbędną papierologią i stosem dokumentów, które notorycznie zalegają na biurku. Jego stereotypowa odsłona wiąże się również ze strachem przed zmianami, niepewnością i akceptacją wyłącznie tego, co znane, nawet jeśli jest to czasochłonne. Czy słusznie nadal bazujemy na wypracowanym przez lata, utartym wizerunku księgowej, która nie wychyla się zza swojego biurka?
Czy stereotypowy księgowy ma szansę na przetrwanie w dobie cyfryzacji? Jakie działania mogą sprawić, że będzie mu łatwiej odnaleźć się w digitalnym społeczeństwie?
Kim jest cyfrowy księgowy?
Dynamiczne zmiany w obszarze księgowości związane z przyspieszającą transformacją cyfrową i przejściem od dokumentów papierowych do elektronicznych skłoniły Stowarzyszenie Księgowych w Polsce do podjęcia dyskusji na ten temat.
SKwP to jedna z najstarszych polskich organizacji, która skupia profesjonalistów związanych z rachunkowością i finansami. Przedstawiciele od wielu lat dokładają wszelkich starań, aby członkowie i partnerzy odznaczali się najwyższej jakości kompetencjami i postępowali zgodnie z zasadami etyki. Misją stowarzyszenia jest wspieranie księgowych, ale rodzajem tego wsparcia jest również promocja zawodu księgowego – tak o samej działalności mówi Prezes Zarządu Głównego dr hab. Stanisław Hońko.
Organizacja konferencji „Cyfrowy Księgowy”, która odbyła się w dniach 17–18 października, to wyraz wsparcia dla części tej grupy zawodowej, która sceptycznie podchodzi do digitalizacji procesów księgowych. Odwołanie się do obaw związanych z utratą pracy lub pozycji na rynku miało na celu ukazanie, że izolacja na dynamicznie zachodzące zmiany może powodować przeoczenie wszystkich korzyści płynących z tego procesu. Niemniej to właśnie księgowi są określani jako grupa zawodowa z największym potencjałem do uzdalnienia. Co w praktyce oznacza to określenie? Dr hab. Stanisław Hońko w trakcie przemowy na otwarcie konferencji posłużył się słowami: Dzięki postępowi możemy pracować z każdego miejsca na ziemi, a to oderwanie od biurek jest doskonałym magnesem dla pokolenia Z, które jako jeden z priorytetów traktuje wolność. Jest to wspaniały początek refleksji na temat stereotypu księgowej, który z dnia na dzień staje się być coraz mniej aktualny.
Dwudniowe wydarzenie odbyło się pod honorowym patronatem Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Rozwoju i Technologii oraz Prezydenta miasta stołecznego Warszawy. Kluczowe znaczenie podkreślające praktyczny wymiar ewoluujących zmian miały czołowe firmy z branży oprogramowania księgowego i ich przedstawiciele.
Transformacja cyfrowa w księgowości
Proces transformacji cyfrowej w księgowości ma być skutecznym sposobem na automatyzację, przyspieszenie i ułatwienie procesów księgowych, a także oszczędność czasu pracy specjalistów. Jest to kluczowy element, który wpływa na utrzymanie pozycji na rynku, wzmacnia konkurencyjność i efektywność. Digitalizacja ma również ogromny wpływ na przekształcenie sposobu prowadzenia księgowości stacjonarnej w księgowość zdalną przy wykorzystywaniu nowoczesnych technologii i narzędzi.
Celem transformacji jest przede wszystkim usprawnienie procesów przy jednoczesnym zachowaniu kontroli. Daje to możliwość poszerzenia wiedzy, własnych kompetencji czy wprowadzenia do swojej działalności dodatkowych usług, na które wcześniej brakowało czasu. Ponadto usługi te mogą być świadczone z każdego miejsca na ziemi.
W świecie, w którym niezwykle cenny jest czas, a przetwarzanie wszelkich danych jest kluczowe z perspektywy strategicznego planowania i podejmowania działań, transformacja cyfrowa pozwala na ich przetwarzanie w większej ilości i tym samym podnoszenie efektywności. To nie tylko ułatwienie codziennej pracy, lecz także krok w stronę zmniejszenia ryzyka popełnianych błędów. W trakcie swojego wystąpienia na otwarciu konferencji dr hab. Stanisław Hońko w doskonały sposób zobrazował, jak wielkie znaczenie w procesie digitalizacji ma sam księgowy: Przyszłość naszego zawodu jest w naszych rękach. Pokażmy to, że jesteśmy nie tylko otwarci na technologię, ale że to my jesteśmy liderami zmian. To my jako grupa zawodowa możemy kształtować otoczenie. Cyfrowy księgowy to nie tylko osoba, która szuka rozwiązań technologicznych, które jej ułatwiają codzienną pracę. To również osoba, która znajdując to rozwiązanie, przyczynia się do unowocześnienia wizerunku księgowych.
Wybór oprogramowania księgowego kluczem do sukcesu
Na rynku jest dostępna cała gama systemów księgowych, które opierając się na nowoczesnych technologiach, mają służyć automatyzacji procesów. Jak więc zatem wybrać oprogramowanie, którego cena będzie rozsądna, a funkcje będą pozwalały na łatwe i sprawne prowadzenie rozliczeń?
Dobre oprogramowanie księgowe to takie, które oferuje prowadzenie wszystkich procesów w jednym miejscu, ograniczając tym samym konieczność przełączania się pomiędzy systemami. Niesie to za sobą wiele korzyści i zmniejsza koszty związane z taką pracą. Ponadto stanowi jednolitą ekosferę, w której równolegle pracować mogą specjaliści z różnych dziedzin. Kompleksowość systemu pozwala na prowadzenie każdego rodzaju księgowości, kadr, płac i rozliczania ubezpieczeń ZUS. Daje narzędzia, które pozwalają na całkowite zarządzanie biurem, a także dostęp do modułu obiegu dokumentów między biurem rachunkowym a klientem.
Istotne jest również, aby system księgowy adaptował się szybko do zmieniających się przepisów lub wprowadzanych nowych regulacji. Poszukując nowego dostawcy oprogramowania, warto zwrócić uwagę na ten aspekt, a także to, czy producent inwestuje stale w jego rozwój i nowe technologie. Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur jako obligatoryjnego przyniesie ze sobą ogromny skok w automatyzacji pracy. Już teraz warto zweryfikować, które systemy najefektywniej wykorzystają nadchodzące zmiany i dostosują się do nowych wymagań.
Kolejnym kryterium wyboru jest również bezpieczeństwo danych gromadzonych przez użytkownika. Stosowanie praktyk chroniących przed wyciekiem lub zaszyfrowaniem to kluczowy element zabezpieczenia systemu. Wówczas ogromne znaczenie ma, że obowiązki te możemy scedować na dostawcę oprogramowania z bazami w chmurze.
Prelegenci i panel dyskusyjny
W gronie prelegentów na konferencji „Cyfrowy Księgowy" – najważniejsze zmiany i wyzwania” znaleźli się eksperci z dziedzin rachunkowości, finansów oraz przedstawiciele wiodących producentów oprogramowań. Każdy z nich miał możliwość przekazania własnej wiedzy oraz odpowiedzi na kluczowe pytania i wątpliwości związane z przyszłością księgowości.
Naszym celem nie jest straszenie, tylko pokazywanie, jak pewne procesy przejść – tak swoje wystąpienie na konferencji rozpoczęła Beata Kostrzycka, dyrektor ds. rozwoju w wFirma, która w swojej prelekcji wskazała korzyści z wejścia w życie KSeF jako obligatoryjnego. Starała się również oswoić rolę sztucznej inteligencji i maszynowego uczenia w procesach księgowych.
Wydarzenie stanowiło platformę do wymiany doświadczeń, bezpośrednich integracji z osobami, które tworzą i odmieniają branżę księgową w Polsce, a także poszerzenia wiedzy i przyjęcia sugestii. Umożliwiło to nowe spojrzenie na nadchodzące zmiany wywołane przez proces cyfryzacji.
Stworzenie przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce ogólnopolskiego forum do dyskusji o szansach i zagrożeniach wynikających z wpływu najnowszych technologii pozwoliło na kreowanie nowych wniosków dotyczących przyszłości zawodu księgowego. Wnioski te przekładały się na licznie zadawane pytania, nawiązywanie nowych kontaktów, a także analizę tego, na co branża księgowa powinna być gotowa w najbliższych latach.
Konferencja „Cyfrowy Księgowy” – Stowarzyszenie Księgowych w Polsce - podsumowanie
Konferencja „Cyfrowy Księgowy – najważniejsze zmiany i wyzwania” niewątpliwie była bardzo inspirującym wydarzeniem. Wszystkie prelekcje, a także panele dyskusyjne pozwoliły na poszerzenie perspektywy i akceptację zmian, które nadchodzą nieuchronnie.
Całe wydarzenie zostało zorganizowane tak, by rozwiać wszelkie wątpliwości i strach, który towarzyszy perspektywie zmian cyfrowych. Dr hab. Stanisław Hońko w swojej wypowiedzi wielokrotnie podkreślał, jak bardzo ważne jest odpowiednie reagowanie na ewolucję: Przyszłość zaczyna się dziś, im szybciej staniemy się liderami cyfrowej zmiany, tym rzadziej będziemy słyszeć niedorzeczne prognozy, że za 5,10,15 lat wyeliminuje nas AI.
Cenna wiedza oparta na latach doświadczenia zarówno współtwórców wydarzenia, jak i liderów w księgowości, dostarczyła wiedzy i motywacji do pełnego i odważnego wykorzystywania możliwości, jakie oferuje cyfrowa księgowość. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, organizując konferencję, przyczyniło się do podniesienia świadomości o korzyściach oraz zagrożeniach, jakie może nieść za sobą cyfryzacja. W przypadku potencjalnej niepewności pojawiły się również rozwiązania i kroki, które należy podjąć, aby praca w zawodzie była stabilna i pozbawiona ryzyka. Dzięki temu uczestnicy konferencji mogli lepiej zrozumieć, w jaki sposób innowacyjne podejście może wpłynąć na ich efektywność operacyjną oraz jak cyfrowe narzędzia mogą pomóc w dostosowaniu się do nowych wymogów rynkowych i regulacyjnych.
