Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami resortu finansów obowiązkowy KSeF ma wejść w życie od 1 lutego 2026 roku u przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł, natomiast dla pozostałych podatników – od 1 kwietnia 2026 roku. Pomimo ciągłego odraczania terminu wejścia przepisów w życie podatnicy ponoszą określone wydatki związane z wdrożeniem we własnych firmach mechanizmów umożliwiających poprawne działanie systemu KSeF. W związku z tym warto odnieść się do tego jak w praktyce wyglądają wydatki na wdrożenie KSeF w firmie a prawo do odliczenia VAT.
Wydatki na wdrożenie KSeF w firmie a prawo do odliczenia VAT
W przykładowym katalogu wydatków, które podatnik może ponosić w związku z chęcią wdrożenia KSeF, można wymienić zakup oprogramowania zgodnego z KSeF, wydatki na szkolenie pracowników, wydatki na usługi doradztwa podatkowego i prawnego.
W kontekście tego rodzaju wydatków – o charakterze pośrednim – należy przeanalizować prawo do odliczenia podatku naliczonego. Zgodnie zatem z art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Przedstawiona powyżej zasada wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku od towarów i usług oraz niepodlegających temu podatkowi. Przy czym nie chodzi wyłącznie o wydatki bezpośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną (np. wydatek na zakup towarów w celu ich odsprzedaży), lecz także wydatki pośrednio wpływające na prowadzenie działalności jako czynny podatnik VAT.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie określone warunki:
- odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług;
- towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego);
- faktura dokumentuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski, czyli została na niej wskazana kwota podatku.
Trzeba też podkreślić, że ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.
Zatem w podatku od towarów i usług obowiązuje zasada tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia, nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.
Z treści interpretacji Dyrektora KIS z 20 września 2024 roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.447.2024.2.AWY) wynika, że w zakresie ustalenia prawa do odliczenia istotna jest intencja nabycia. Zatem w sytuacji, gdy podatnik dokonuje nabycia towarów i usług, które zmierzają do przyszłego wykorzystania ich dla czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej bez względu na to, jakie faktycznie będą efekty tej działalności, należy uznać w momencie ich nabycia za związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
Biorąc pod uwagę powyższe regulacje, należy przyjąć, że podatnik ponoszący pośrednie wydatki związane z wdrożeniem KSeF ma prawo „na bieżąco” odliczyć podatek naliczony z tytułu faktur dokumentujący poniesiony koszt. Nie ma tu znaczenia fakt, iż przepisy dotyczące obowiązkowego KSeF wejdą w życie dopiero w przyszłości.
Konieczność korekty VAT w przypadku rezygnacji z danej inwestycji
W aktualnym stanie prawnym również istnieje możliwość stosowania KSeF. Wprowadzone od 1 stycznia 2022 roku rozwiązanie, tj. wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, ma charakter fakultatywny. Obecnie zatem podatnik może dobrowolnie przystąpić do programu wystawiania e-faktur, jak też może w każdym czasie zrezygnować z tego rozwiązania.
W kontekście powyższej informacji pojawić może się wątpliwość, jak postąpić, gdy podatnik początkowo poniósł określone nakłady na wdrożenie KSeF (oraz odliczył podatek naliczony z tego tytułu), jednak ostatecznie nie wdrożył go w swojej firmie lub też zrezygnował z tego sposobu wystawiania faktur.
Jak wskazał NSA w wyroku z 17 sierpnia 2010 roku (I FSK 1067/09), w przypadku gdy doszło do zaniechania inwestycji, w związku z którą podatnik dokonywał stosownych odliczeń podatku – jeżeli do zaniechania inwestycyjnego doszło w wyniku niezależnych od podatnika okoliczności – nie powinno to powodować korekty podatku naliczonego od towarów i usług, które zostały nabyte dla celów tej inwestycji.
W orzeczeniu Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z 15 stycznia 1998 roku (C-37/95) wskazano, że podatnik jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego na towary i usługi nabyte w związku z pracami inwestycyjnymi wykonywanymi z przeznaczeniem ich na planowaną działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu. Prawo do odliczeń obowiązuje także w przypadku, gdy z powodów od niego niezależnych podatnik nigdy nie wykorzystał nabytych towarów i usług do prowadzenia działalności opodatkowanej.
Podobne wnioski płyną również z treści interpretacji Dyrektora KIS z 28 października 2019 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.644.2019.1.SR). W piśmie tym możemy przeczytać, że w sytuacji, kiedy nabycie towarów i usług zostało poczynione z zamiarem wykorzystania ich do działalności opodatkowanej, ale z powodów pozostających poza kontrolą podatnika nie wykorzystał on nabytych towarów i usług w prowadzeniu tej działalności, prawo do odliczenia zostaje zachowane.
Należy mieć na uwadze, że gdy okoliczności danej sprawy sprowadzają się do zmiany ogólnej sytuacji ekonomicznej czyniącej inwestycję nieopłacalną, nie oznacza to, że wydatki poniesione na inwestycję nie zostały poniesione w celu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Dla oceny związku wydatku ze sprzedażą opodatkowaną należy brać pod uwagę przede wszystkim cel wydatku w dacie jego poniesienia.
Mając zatem na uwadze powołane przepisy prawa, także orzecznictwo TSUE, należy stwierdzić, że podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków inwestycyjnych związanych z wdrożeniem KSeF oraz nie będzie miał obowiązku dokonania korekty podatku naliczonego wynikającego z poniesionych wydatków, jeżeli zaniechanie inwestycji wynika z przyczyn obiektywnych (niezależnych od woli podatnika).
Kwestia oceny owych przyczyn zewnętrznych będzie rozpatrywana indywidualnie. Przykładowo przejście na dobrowolny KSeF i związane z tym wdrożenie nowego oprogramowania może okazać się rozwiązaniem nieopłacalnym finansowo. Wydaje się, że tego rodzaju sytuacja uzasadnia zachowanie prawa do odliczenia poniesionych wydatków, choć z uwagi na indywidualny charakter sprawy warto rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w tym zakresie.
Wydatki na wdrożenie KSeF w firmie a prawo do odliczenia VAT - podsumowanie
Wydatki na wdrożenie KSeF w firmie a prawo do odliczenia VAT nie powinno budzić większych wątpliwości. Czynny podatnik VAT ma prawo do bieżącego odliczania podatku naliczonego. Większe problemy powstawać mogą w przypadku zaniechania wdrażania dobrowolnego KSeF – tutaj bowiem organ podatkowy może w pewnych okolicznościach kwestionować prawo do odliczenia.
Polecamy:
