Poradnik Przedsiębiorcy

Przegląd kasy fiskalnej - wszystko co powinieneś wiedzieć

Podatnicy posiadający kasy fiskalne mają liczne obowiązki związane z ich używaniem. Jednym z takich obowiązków jest przegląd kasy fiskalnej. Niedopełnienie go może spowodować dotkliwe konsekwencje.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych w działalności gospodarczej nakłada na podatników ustawa o VAT.

Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących firm oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przedsiębiorca korzystający z kas fiskalnych ma obowiązek terminowego zgłaszania ich do przeglądu technicznego.

W celu dokonania przeglądu technicznego podatnicy muszą zgłosić kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas. Zgodnie z § 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas za podmiot prowadzący serwis główny uważa się:

  • producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis,

  • podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis,

  • podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy.

Z kolei podmiotem prowadzącym serwis kas jest przedsiębiorca prowadzący działalność serwisu kas i posiadający autoryzację podmiotu prowadzącego serwis główny.

Podmiot dokonujący sprzedaży kasy jej użytkownikowi jest obowiązany przekazać aktualny wykaz uprawnionych podmiotów, które prowadzą serwis, wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe (w tym przeglądy techniczne kas) w zakresie danego typu kasy (art. 111 ust. 6h ustawy o VAT).

Termin zgłoszenia kasy do przeglądu

Obowiązkowe zgłoszenie kasy do przeglądu powinno nastąpić w terminach określonych w § 33 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie ze wskazanym przepisem zgłoszenie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego powinno być dokonywane nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast w przypadku kas fiskalnych używanych w taksówkach – nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Momentem, od którego należy liczyć termin dwuletni, jest data ostatniego przeglądu technicznego. Natomiast w przypadku pierwszego przeglądu technicznego termin dwuletni rozpoczyna się od dnia fiskalizacji kasy. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 26 sierpnia 2015 r. o sygn. IPPP2/4512-554/15-2/MMa, gdzie możemy przeczytać:

(…) obowiązkowy przegląd techniczny kasy według cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata licząc od dnia poprzedniego przeglądu technicznego kasy, zgodnie z przepisem § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Reasumując pierwszy przegląd techniczny kasy rejestrującej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji, zaś wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu (…).

Wymiana modułu a przegląd kasy fiskalnej

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. Wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 14 marca 2014 r., sygn. IPPP2/443-1391/13-2/JW, gdzie możemy przeczytać:

(…) Z uwagi na opisany stan faktyczny oraz przywołane wyżej przepisy należy stwierdzić, że wymagane jest aby kasy rejestrujące poddawać obowiązkowym przeglądom technicznym nie rzadziej niż co 2 lata. Zatem skoro po wymianie modułu fiskalnego kasy rejestrującej, dokonano fiskalizacji (aktywowania) nowego modułu fiskalnego i fakt ten został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego, to w związku z tym kasa została dopuszczona do ponownego użytku tj. ewidencjonowania obrotów i kwot podatku należnego.

Wobec tego, obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata licząc od dnia wymiany modułu kasy, zgodnie z przepisem § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. W związku z tym wymiana modułu fiskalnego kasy i jego fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu. (…)

Zawieszenie działalności a przegląd

Okres, na który maksymalnie można zawiesić działalność to 24 miesiące. Przez fakt, iż podatnik zawieszając działalność nie traci możliwości korzystania z kasy fiskalnej i nie ma obowiązku jej likwidacji, przez cały okres zawieszenia ciążą na nim obowiązki z nią związane, czyli np. przegląd techniczny.

Przepisy wykonawcze  ani ustawy o VAT nie przewidują „odroczenia” terminu przeglądu na okres zawieszenia. W konsekwencji, jeżeli termin przeglądu technicznego kasy fiskalnej przypada na okres w trakcie zawieszenia działalności - musi on zostać bezwzględnie wykonany. W przeciwnym wypadku podatnik może ponieść skutki finansowe.

Sankcja za brak przeglądu

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Jak widać sankcja ze niedokonanie przeglądu jest dotkliwa skutkuje bowiem zwrotem ulgi, która przysługuje podatnikom przy zakupie kas fiskalnych. Obowiązek powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.