Poradnik Przedsiębiorcy

Przegląd kasy fiskalnej - wszystko co powinieneś wiedzieć

Wprowadzenie nowego rodzaju kasy, czyli kasy fiskalnej online, znacząco uprościło proces zgłoszeniowy – w tym proces jej fiskalizacji. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą pamiętać o rejestracji kasy na specjalnych drukach w urzędzie skarbowym. Po fiskalizacji kasy przez serwisanta po stronie przedsiębiorcy pozostaje jedynie zapewnienie połączenia kasy fiskalnej online z internetem. Drugim ważnym obowiązkiem po stronie podatników jest przegląd kasy fiskalnej. Niedopełnienie go może spowodować dotkliwe konsekwencje. Sprawdźmy, w jakich terminach należy dokonać przeglądu kasy fiskalnej i czym dokładnie grozi niewywiązanie się z tej powinności.

Kiedy trzeba przeprowadzić przegląd kasy fiskalnej?

Obowiązek przeglądu kasy fiskalnej nakłada na przedsiębiorców ustawa o VAT. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kas fiskalnych są zobligowani poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących. Zgodnie z § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących obowiązkowy przegląd techniczny kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Oznacza to, że nie jest to czynność jednorazowa.

Momentem, od którego należy liczyć termin dwuletni, jest data ostatniego przeglądu technicznego. Natomiast w przypadku pierwszego przeglądu technicznego termin dwuletni rozpoczyna się od dnia fiskalizacji kasy. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 26 sierpnia 2015 roku, IPPP2/4512-554/15-2/MMa, w którym możemy przeczytać, że:

„(...) pierwszy przegląd techniczny kasy rejestrującej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji, zaś wykonanie zarówno pierwszego, jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu (…)”.

Przegląd kasy fiskalnej powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co 2 lata, a termin ten liczony jest od dnia fiskalizacji.

Przykład 1.

Pan Łukasz 30 lipca 2019 roku dokonał fiskalizacji kasy fiskalnej online. Do kiedy powinien przeprowadzić przegląd kasy fiskalnej?

W związku z tym, że przeglądu kasy fiskalnej należy dokonywać nie rzadziej niż co 2 lata, pan Łukasz powinien przeprowadzić go najpóźniej 30 lipca 2021 roku. Nie ma natomiast przeszkód, aby przegląd kasy fiskalnej miał miejsce przed tym terminem.

Ustawodawca wprowadził wyjątek od ogólnego terminu przeglądu kasy fiskalnej. W przypadku kas fiskalnych używanych w taksówkach przegląd powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto w przypadku używania kasy fiskalnej na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego należy dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem fiskalizacji.

W związku z przedłużającym się stanem epidemii COVID-19 w Polsce przedsiębiorcy, którzy nie mają możliwości przeprowadzenia przeglądu kasy fiskalnej w obowiązującym terminie, mogą złożyć w urzędzie wniosek o odroczenie terminu przeglądu kasy. Wzór wniosku znajduje się w artykule: Odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej – jak wnioskować?

Wymiana modułu fiskalnego a przegląd kasy fiskalnej

Moduł fiskalny kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii lub pamięć fiskalna w przypadku kasy fiskalnej online, w której przechowywane są wystawione paragony, mają ograniczoną pojemność. Jeżeli zostaną całkowicie zapełnione, przedsiębiorca nie ma możliwości wystawiania kolejnych paragonów fiskalnych, a tym samym rejestrowania sprzedaży. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest wymiana modułu fiskalnego/pamięci fiskalnej lub wymiana kasy fiskalnej na nową. Decydując się na wymianę modułu fiskalnego/pamięci fiskalnej, obowiązkowy przegląd techniczny kasy powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od dnia wymiany. Przeprowadzenie ponownej fiskalizacji po wymianie przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 14 marca 2014 roku, IPPP2/443-1391/13-2/JW, w którym możemy przeczytać: „(…) Z uwagi na opisany stan faktyczny oraz przywołane wyżej przepisy należy stwierdzić, że wymagane jest, aby kasy rejestrujące poddawać obowiązkowym przeglądom technicznym nie rzadziej niż co 2 lata. Zatem skoro po wymianie modułu fiskalnego kasy rejestrującej dokonano fiskalizacji (aktywowania) nowego modułu fiskalnego i fakt ten został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego, to w związku z tym kasa została dopuszczona do ponownego użytku, tj. ewidencjonowania obrotów i kwot podatku należnego.

Wobec tego obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata, licząc od dnia wymiany modułu kasy (...). W związku z tym wymiana modułu fiskalnego kasy i jego fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu”.

Przykład 2.

Pan Aleksander nabija sprzedaż na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej online. Termin przeglądu posiadanej kasy fiskalnej online przypada na 1 czerwca 2021 roku. Jednak 15 lutego 2021 roku pamięć kasy fiskalnej została zapełniona. Co w takiej sytuacji powinien zrobić pan Aleksander, jeżeli nie chce wymieniać kupionej 2 lata temu kasy fiskalnej?

Zapełnienie pamięci fiskalnej uniemożliwia wystawianie paragonów. Dlatego też pan Aleksander powinien niezwłocznie skorzystać z usług serwisanta, który wymieni pamięć fiskalną i dokona ponownej fiskalizacji. Dzięki temu pan Aleksander nie będzie musiał przeprowadzać przeglądu z kasy 1 czerwca 2021, ponieważ nowy bieg 2-letniego terminu obowiązkowego przeglądu rozpocznie się od dnia fiskalizacji nowej pamięci fiskalnej kasy.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest konieczny w trakcie zawieszenia działalności?

Zawieszając działalność gospodarczą, przedsiębiorca nie powinien dokonywać sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że traci możliwości korzystania z kasy fiskalnej i jest zobligowany ją zlikwidować. Wręcz przeciwnie – nadal ciążą na nim obowiązki z nią związane, czyli np. przegląd techniczny.

Zgodnie z § 54 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku dokonywania przeglądu kasy fiskalnej, pod warunkiem że nie prowadzi sprzedaży. W takiej sytuacji obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej musi zostać przeprowadzony po wznowieniu działalności gospodarczej, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Przykład 3.

Pani Danuta zawiesiła działalność gospodarczą na początku 2020 roku i zamierza ją wznowić dopiero 1 kwietnia 2021 roku. Jednak 1 lutego 2021 roku upływa 2-letni termin obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej. Czy w takim przypadku pani Danuta jest zobowiązana do jego przeprowadzenia w tym terminie pomimo zawieszenia działalności?

Nie, mimo że 2-letni termin obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej przypada na 1 lutego 2021 roku, pani Danuta może go przeprowadzić dopiero po wznowieniu działalności, przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. 

Przykład 4.

Pan Piotr zawiesił działalność 1 września 2020 roku. Termin obowiązkowego przeglądu kasy przypadał na 15 stycznia 2021 roku. W związku z zawieszeniem działalności pan Piotr nie dokonał przeglądu do tego dnia. 1 lutego 2021 roku zdecydował się na sprzedaż telefonu komórkowego, który stanowi środek trwały firmy, na rzecz osoby prywatnej. Czy pan Piotr może wystawić paragon fiskalny z tytułu sprzedaży?

W związku z tym, że w dniu sprzedaży kasa fiskalna nie posiadała ważnego przeglądu, pan Piotr nie ma możliwości dokonania sprzedaży. W pierwszej kolejności powinien przeprowadzić przegląd kasy fiskalnej pomimo zawieszenia działalności, a dopiero wtedy dokonać sprzedaży środka trwałego, wystawiając paragon fiskalny.

Przegląd kasy fiskalnej po terminie a sankcje

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obligatoryjnego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Jeżeli przegląd kasy fiskalnej nie nastąpi w obowiązującym terminie, przedsiębiorca jest zobligowany do zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Sankcja ze niedokonanie przeglądu jest dotkliwa, skutkuje bowiem zwrotem ulgi, która przysługuje podatnikom przy zakupie kas fiskalnych. Obowiązek powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Nie jest to jednak jedyna sankcja nałożona na przedsiębiorcę z tytułu braku przeglądu kasy fiskalnej. Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT za brak poddania kasy fiskalnej obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł.

Kara pieniężna w wysokości 300 zł za brak przeglądu kasy fiskalnej musi zostać uregulowana przez przedsiębiorcę w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji o jej nałożeniu bez dodatkowego wezwania.

Na czym polega przegląd kasy fiskalnej?

W celu dokonania przeglądu technicznego podatnicy muszą zgłosić kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas. Zgodnie z § 2 pkt 22 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących za podmiot prowadzący serwis główny uważa się:

  • producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis;
  • podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis;
  • podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy

– który w zakresie organizacji i prowadzenia serwisu głównego posiada siedzibę lub miejsce zamieszkania albo stałe miejsce realizowania działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Z kolei podmiotem administrującym serwis kas jest przedsiębiorca prowadzący działalność serwisu kas i posiadający autoryzację podmiotu prowadzącego serwis główny.

Podmiot dokonujący sprzedaży kasy jej użytkownikowi jest obowiązany przekazać aktualny wykaz uprawnionych podmiotów prowadzących serwis wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe (w tym przeglądy techniczne kas) w zakresie danego typu kasy.
Zgodnie z § 55 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej obejmuje sprawdzenie:

  • stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
  • stanu obudowy kasy;
  • czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
  • programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
  • poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów dotyczących kas niebędących własnością przedsiębiorcy;
  • poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
  • stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
  • poprawności ustawień zegara kasy.

Przegląd kasy fiskalnej kończy się poprzez:

  • dokonanie wpisu do książki kasy jego wyniku;
  • w przypadku kas online – zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej;
  • dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Podsumowując, przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkiem przedsiębiorcy, o którym musi pamiętać, aby nie narazić się na dodatkowe sankcje i kary pieniężne. Cały proces przeglądu dokonywany jest przez wyspecjalizowanego serwisanta. Przedsiębiorca musi jedynie pamiętać, aby umówić się na przegląd kasy fiskalnej przed upływem obowiązującego terminu.