Niedługo miną 2 lata odkąd zawiesiłem swoją jednoosobową działalność gospodarczą. Moja działalność polegała głównie na sprzedaży na rzecz osób prywatnych, w związku z czym posiadam również kasę fiskalną. Czy zawieszenie działalności jest możliwe na 3 lata?
Jan, Zamość
Zawieszenie działalności wiąże się z paroma obowiązkami po stronie przedsiębiorcy. Jednocześnie w takim okresie podatnik zwolniony jest z niektórych obowiązków, jak np. sporządzania i wysyłania JPK_V7. Wpływ zawieszenia na kasę rejestrującą został omówiony poniżej.
Zawieszenie działalności – na jaki okres jest możliwe?
Zgłoszenie informacji o zawieszeniu działalności w przypadku jednoosobowej działalności następuje poprzez złożenie wniosku CEIDG-1.
Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG jest możliwe tylko wówczas, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników. Działalność gospodarcza może zostać zawieszona na dowolnie długi okres, w tym także bezterminowo, jednak nie krótszy niż 30 dni. Oznacza to, że działalność może zostać zawieszona w szczególności na okres 3 lat (jak wskazano w pytaniu).
Data rozpoczęcia zawieszenia firmy może pokrywać się z datą złożenia wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej, możliwe jest także wskazanie we wniosku wcześniejszej lub późniejszej daty zawieszenia. Wypełniając wniosek, przedsiębiorca może wskazać datę wznowienia działalności, wówczas bez konieczności składania dodatkowego wniosku firma zostanie odwieszona w określonym dniu. W przypadku, gdy we wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej nie zostanie wskazana data jej wznowienia, firma pozostanie zawieszona do czasu jej wznowienia.
Szczegółowe omówienie kwestii związanych z zawieszeniem działalności znajduje się w artykule: Zawieszenie działalności – krok po kroku.
Zawieszenie działalności gospodarczej a kasa fiskalna
Zawieszenie działalności gospodarczej to proces wymagający szczegółowego zaplanowania, w tym uwzględnienia kwestii związanych z kasą fiskalną. Działalność gospodarcza, w której ramach prowadzona jest sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych przy zastosowaniu kasy rejestrującej, może zostać zawieszona. Fakt wykorzystywania kasy fiskalnej do ewidencjonowania sprzedaży nie stanowi przeciwwskazań do jej zawieszenia. Decydując się na zawieszenie firmy, trzeba jednak mieć na uwadze kwestie związane z kasą fiskalną w okresie zawieszenia działalności.
Zawieszając działalność, przedsiębiorca nie traci możliwości korzystania z kasy fiskalnej, ponadto nie ma obowiązku jej likwidacji. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej na podatniku nie ciążą zatem obowiązki wynikające z zakończenia używania kasy on-line lub zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, a więc w szczególności dokonanie odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej czy złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas. Samo zawieszenie działalności gospodarczej nie stanowi podstawy do zakończenia używania kasy rejestrującej wykorzystywanej w działalności gospodarczej. Przedsiębiorca po wznowieniu działalności może nadal korzystać z tej samej kasy fiskalnej, bez konieczności ponownej fiskalizacji. Trzeba natomiast pamiętać, że przez cały okres zawieszenia działalności na przedsiębiorcy ciążą obowiązki związane z kasą fiskalną, czyli np. obowiązkowy przegląd techniczny.
Przegląd techniczny kasy fiskalnej podczas zawieszenia działalności
Przedsiębiorcy użytkujący kasę fiskalną w prowadzonej działalności gospodarczej dokonują obowiązkowych przeglądów technicznych kasy. Jeżeli termin przeglądu technicznego kasy przypada na okres w trakcie zawieszenia działalności, powinien on zostać wykonany. W przeciwnym wypadku podatnik będzie miał obowiązek zwrócić otrzymaną ulgę z tytułu zakupu kasy fiskalnej. Co ważne, przegląd kasy w sytuacji, gdy termin ten przypadał w okresie zawieszenia, należy wykonać niezwłocznie po wznowieniu działalności. Zgodnie bowiem z art. 54 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących obowiązkowego przeglądu technicznego kasy podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. W takim przypadku obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. W konsekwencji oznacza to, że w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku dokonywania przeglądu kasy fiskalnej, pod warunkiem że nie prowadzi sprzedaży, ale musi pamiętać o tym obowiązku po wznowieniu działalności gospodarczej, koniecznie przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Przykład 1.
Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży kosmetycznej. W styczniu 2025 roku zdecydowała się zawiesić swoją działalność gospodarczą na okres 6 miesięcy z powodu dłuższego urlopu. W trakcie zawieszenia, w marcu 2025 roku, przypada 2-letni termin obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej wykorzystywanej w prowadzonej działalności gospodarczej. Czy pani Marta musi wykonać przegląd techniczny w wyznaczonym terminie, mimo że jej działalność jest zawieszona?
W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie ma obowiązku dokonywania przeglądu technicznego kasy fiskalnej, o ile w tym czasie nie prowadzi ewidencji. W przypadku pani Marty oznacza to, że jeśli w okresie zawieszenia działalności nie będzie dokonywała sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy fiskalnej, może odłożyć obowiązkowy przegląd techniczny kasy na później. Musi jednak pamiętać, że po wznowieniu działalności gospodarczej, zanim ponownie rozpocznie ewidencję przy użyciu kasy rejestrującej, musi przeprowadzić obowiązkowy przegląd techniczny urządzenia. Mimo że 2-letni termin obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej przypada na marzec 2025 roku, pani Marta musi go przeprowadzić po wznowieniu działalności, jednak koniecznie przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.
Zawieszenie działalności gospodarczej – czy powoduje konieczność zwrotu ulgi na kasę fiskalną?
Obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej wynika z art. 111 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług, na mocy którego podatnik jest obowiązany do zwrotu odliczonych lub zwróconych mu kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej, jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
- zakończy działalność gospodarczą,
- nie podda kasy rejestrującej w określonym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu,
- w innych przypadkach określonych w przepisach.
Samo zawieszenie działalności nie powoduje konieczności zwrotu ulgi podatkowej na zakup kasy fiskalnej. Może być on jednak konieczny, w razie gdy podatnik po okresie zawieszenia działalności gospodarczej zdecyduje się na likwidację tej działalności. Wówczas o ewentualnym zwrocie ulgi decyduje suma okresów używania kasy rejestrującej w działalności gospodarczej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 kwietnia 2017 roku (sygn. 2461-IBPP3.4512.146.2017.2.JK) wyjaśnił, że zawieszenie wykonywania działalności nie należy do zdarzeń, które powodują obowiązek zwrotu ulgi, pod warunkiem jednak, że podatnik wznowi wykonywanie działalności. Jeżeli suma okresów używania kasy rejestrującej (np. okres przed zawieszeniem działalności i okres po zawieszeniu działalności) przekracza 3 lata, to wobec podatnika nie powstaje obowiązek zwrotu ulgi przy likwidacji działalności. W przypadku natomiast, gdy okres używania kasy rejestrującej nie przekracza 3 lat, to odliczoną wcześniej ulgę podatnik ma obowiązek zwrócić.
Przykład 2.
Pan Tomasz, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej zajmującej się sprzedażą elektroniki, rozpoczął ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy rejestrującej w styczniu 2023 roku. W tym samym miesiącu skorzystał z przysługującej mu ulgi w wysokości 700 zł na zakup kasy. W lipcu 2024 roku postanowił zawiesić swoją działalność z powodu zmiany priorytetów zawodowych. Po kilku miesiącach, w styczniu 2025 roku, wznowił działalność, lecz w kwietniu 2025 roku zdecydował ostatecznie ją zlikwidować. Czy pan Tomasz musi zwrócić odliczoną ulgę na zakup kasy?
Zawieszenie działalności gospodarczej nie powoduje obowiązku zwrotu ulgi na kasę rejestrującą, pod warunkiem że działalność zostanie wznowiona, a suma okresów używania kasy rejestrującej przekracza 3 lata. Jeżeli jednak suma okresów używania kasy rejestrującej nie przekracza 3 lat, to przedsiębiorca ma obowiązek zwrócić odliczoną wcześniej ulgę. W przypadku pana Tomasza suma okresów używania kasy rejestrującej obejmująca okres przed zawieszeniem działalności i okres po zawieszeniu działalności nie przekracza wymaganych 3 lat. W konsekwencji pan Tomasz będzie zobowiązany do zwrotu odliczonej ulgi w wysokości 700 zł.
Przechowywanie i użytkowanie kasy fiskalnej podczas zawieszenia działalności
Kasa fiskalna powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo. Podczas zawieszenia działalności gospodarczej warto rozważyć zakup specjalnego pokrowca do jej przechowywania. Takie osłony, zaprojektowane z myślą o konkretnych modelach kas, nie tylko chronią urządzenie przed uszkodzeniami mechanicznymi, lecz także zabezpieczają je przed kurzem czy wilgocią, co pozwala utrzymać kasę w dobrym stanie podczas przerwy w jej użytkowaniu. Należy pamiętać, że urządzenie to zawiera kluczowe informacje podatkowe, dlatego musi być zabezpieczone przed uszkodzeniem czy kradzieżą.
Przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności gospodarczej nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów. W praktyce oznacza to, że zazwyczaj kasa fiskalna nie jest używana podczas zawieszenia firmy. Brak sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej w okresie zawieszenia wiąże się ze zwolnieniem z obowiązku drukowania raportów dobowych i miesięcznych na kasie. W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może natomiast wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów czy zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. Jedną z czynności dopuszczalnych w trakcie zawieszenia firmy może być zatem sprzedaż wyposażenia czy środków trwałych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w razie dokonania sprzedaży wyposażenia czy środków trwałych osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu trzeba zewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej, zrobić raport dzienny, a następnie raport miesięczny.
Polecamy:
