Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja korekt na kasach fiskalnych

Przedsiębiorcy sprzedający towary i usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady mają obowiązek ewidencjonowana wspomnianych transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Jednak urządzenia rejestrujące, przystosowane wyłącznie do dokumentowania klasycznej sprzedaży, nie uwzględniają typowo ludzkich przywar, jakimi są choćby zmienność decyzji czy też omylność. W związku z tym wszelkie korekty, zwroty czy omyłki przedsiębiorca jest zobowiązany ewidencjonować poza kasą. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak powinna wyglądać ewidencja korekt na kasach fiskalnych.

Ewidencja korekt na kasach fiskalnych - zwroty towarów

Zgodnie z par. 3 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących w przypadku zwrotu towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty, przedsiębiorca powinien wprowadzić zwróconą kwotę do odrębnej ewidencji. W tym samym miejscu zostały określone dokładne wymogi formalne dokumentu. Powinien on zawierać:

  • datę sprzedaży,

  • nazwę towaru lub usługi, pozwalającą na jednoznaczną identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi, stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

  • wartość brutto zwracanego towaru lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności,

  • zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W związku z powyższym przedsiębiorca musi zwrócić szczególną uwagę na gromadzenie niezbędnych dowodów, za pomocą których będzie mógł udokumentować zwrot lub reklamację. Fakt, iż każde takie zdarzenie będzie musiało być zewidencjonowane zarówno za pomocą dowodu sprzedaży oraz protokołu zwrotu/reklamacji, może stanowić pewne utrudnienie. Dlatego szczególnie istotną kwestią jest określenie tego, co rozumiemy pod pojęciem dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Może to być oczywiście faktura lub paragon, ale warto zauważyć, że nie musi to być oryginał dokumentu - wystarczy jego kserokopia wraz z dowodem zapłaty.

Ewidencja korekt na kasach fiskalnych - pomyłki

Zgodnie z przepisami także wszelkiego rodzaju błędy, popełniane podczas ewidencjonowania sprzedaży, muszą zostać ujęte w ewidencji. Istotne jest, iż nie będzie to ten sam dokument, w którym przedsiębiorca uwzględnia zwroty i reklamacje - zgodnie z par. 3 ust. 4 do tego celu podatnik powinien posiadać odrębną ewidencję. W takim dowodzie należy ujmować:

  • błędnie zewidencjonowaną sprzedaż - wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego,

  • krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia omyłki wraz z dołączonym oryginałem paragonu fiskalnego, dokumentującego omawianą sprzedaż.

W przypadku oczywistej pomyłki na kasie powinna zostać zewidencjonowana poprawna sprzedaż, natomiast na podstawie ewidencji podatnik będzie mieć prawo obniżyć podstawę opodatkowania wyliczoną w raporcie kasowym za dany okres.

Przykład 1.

Przedsiębiorca Jan omyłkowo wystawił na kasie fiskalnej paragon o wartości brutto 8 000 zł zamiast 80 zł. Pomyłkę od razu zauważył i w takim wypadku:

  • wystawił na kasie poprawny paragon o wartości 80 zł, który został przekazany nabywcy,

  • błędny paragon o wartości 8 000 zł ujął w ewidencji oczywistych pomyłek.

  • następnie jak  księgował miesięczny raport z kasy fiskalnej pomniejszył go o błędnie ujętą wartość - 8000  zł.

Korekta w przypadku wystawienia faktury do paragonu

W praktyce może zaistnieć jeszcze jeden przypadek, kiedy to sprzedawca na prośbę kupującego wystawił fakturę do paragonu. W takim wypadku jeden egzemplarz faktury trafia do nabywcy a drugi, wraz z przypiętym paragonem, pozostaje w dokumentacji sprzedawcy.

Jeżeli w takim przypadku kupujący dokonuje zwrotu towaru, to przedsiębiorca wystawi fakturę korygującą, która jest podstawą wpisu do ewidencji księgowych. Nie zwalnia to natomiast z formalnego obowiązku ujęcia zwrotu w dodatkowej ewidencji zwrotów.