Przedsiębiorcy sprzedający towary i usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady mają obowiązek ewidencjonowana wspomnianych transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Jednak urządzenia rejestrujące, przystosowane wyłącznie do dokumentowania klasycznej sprzedaży, nie uwzględniają typowo ludzkich przywar, jakimi są choćby zmienność decyzji czy też omylność. W związku z tym wszelkie korekty, zwroty czy omyłki przedsiębiorca jest zobowiązany ewidencjonować poza kasą. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak powinna wyglądać ewidencja korekt na kasach fiskalnych.
Ewidencja korekt na kasach fiskalnych - zwroty towarów
Zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących w przypadku zwrotu towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty, przedsiębiorca powinien wprowadzić zwróconą kwotę do odrębnej ewidencji. W tym samym miejscu zostały określone dokładne wymogi formalne dokumentu. Powinien on zawierać:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi, pozwalającą na jednoznaczną identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi, stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności,
- zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
W związku z powyższym przedsiębiorca musi zwrócić szczególną uwagę na gromadzenie niezbędnych dowodów, za pomocą których będzie mógł udokumentować zwrot lub reklamację. Fakt, iż każde takie zdarzenie będzie musiało być zewidencjonowane zarówno za pomocą dowodu sprzedaży oraz protokołu zwrotu/reklamacji, może stanowić pewne utrudnienie. Dlatego szczególnie istotną kwestią jest określenie tego, co rozumiemy pod pojęciem dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Może to być oczywiście faktura lub paragon, ale warto zauważyć, że nie musi to być oryginał dokumentu - wystarczy jego kserokopia wraz z dowodem zapłaty.
Ewidencja korekt na kasach fiskalnych - pomyłki
Zgodnie z przepisami także wszelkiego rodzaju błędy, popełniane podczas ewidencjonowania sprzedaży, muszą zostać ujęte w ewidencji. Istotne jest, iż nie będzie to ten sam dokument, w którym przedsiębiorca uwzględnia zwroty i reklamacje - zgodnie z § 3 ust. 4 do tego celu podatnik powinien posiadać odrębną ewidencję. W takim dowodzie należy ujmować:
- błędnie zewidencjonowaną sprzedaż - wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego,
- krótki opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
W przypadku oczywistej pomyłki na kasie powinna zostać zewidencjonowana poprawna sprzedaż, natomiast na podstawie ewidencji podatnik będzie mieć prawo obniżyć podstawę opodatkowania wyliczoną w raporcie kasowym za dany okres.
Przykład 1.
Pan Jan omyłkowo wystawił na kasie fiskalnej paragon o wartości brutto 8 000 zł zamiast 80 zł. Jak powinna zostać skorygowana pomyłka?
Pan Jan powinien niezwłocznie:
- wystawić na kasie poprawny paragon o wartości 80 zł i przekazać go nabywcy,
- błędny paragon o wartości 8 000 zł ująć w ewidencji oczywistych pomyłek,
- przy księgowaniu raportu z kasy fiskalnej pomniejszyć wartość raportu o błędnie ujętą wartość - 8 000 zł.
Korekta w przypadku wystawienia faktury do paragonu
W praktyce może zaistnieć jeszcze jeden przypadek, kiedy to sprzedawca na prośbę kupującego wystawił fakturę do paragonu. W takim wypadku jeden egzemplarz faktury trafia do nabywcy a drugi, wraz z przypiętym paragonem, pozostaje w dokumentacji sprzedawcy.
Jeżeli w takim przypadku kupujący dokonuje zwrotu towaru, to przedsiębiorca wystawi fakturę korygującą, która jest podstawą wpisu do ewidencji księgowych. Nie zwalnia to natomiast z formalnego obowiązku ujęcia zwrotu w dodatkowej ewidencji zwrotów.
Ewidencja korekt na kasie - księgowanie
W celu zaksięgowania ewidencji korekt na kasie w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. Wówczas w danych nabywcy należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA oraz uzupełnić kwoty ewidencji ze znakiem "-". Dodatkowo podzakładce ZAAWANSOWANE w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać opcję RO.
