Przekwalifikowanie towaru na środek trwały - o czym należy pamiętać?

Często spotykanym zjawiskiem u przedsiębiorców i innych podmiotów gospodarczych, jest przekwalifikowanie towaru na środek trwały, tj. środek wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy przy tym pamiętać, że tego typu zdarzenie musi mieć swoje odzwierciedlenie w księgach podatkowych, co wywołuje określone konsekwencje podatkowe.

Jak ująć zakupiony towar w KPIR?

Zgodnie z § 3 ust. 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, jak również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Zakup towarów handlowych, ujmowany jest w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a dokładniej w kolumnie nr 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Zakup towarów handlowych, powinien być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Wyjątek od powyższej zasady „niezwłoczności” stanowi prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy przez biura rachunkowe. Wówczas zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów (dowody księgowe), w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Dokument, na podstawie którego nastąpi stosowny zapis w KPIR, powinien zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;
• oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, dokonanymi na jego podstawie.

Z chwilą zaewidencjonowania towaru w w/w sposób, stanowi on u przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu, czyli koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Przekwalifikowanie towaru na środek trwały - jak tego dokonać?

Kierując się celami prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zdecydować o przekazaniu nabytego towaru, który miał np. podlegać dalszej odsprzedaży, na potrzeby własnej działalności i zaliczyć go do środków trwałych.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Podobna definicja została zawarta w art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, który mówi, że amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty,

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Przekwalifikowanie towaru na środek trwały w księgach podatkowych

Na podstawie powyższego, tego typu zdarzenie musi mieć swoje odzwierciedlenie w księgach podatkowych. Przekwalifikowanie towaru na środek trwały, polega na dokonaniu zapisu korygującego w KPiR (ze znakiem „-”) w kolumnie oznaczonej nr 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Ta zmiana spowoduje, że koszty uzyskania przychodów zostaną pomniejszone o cenę zakupu towaru, czyli o taką kwotę, jaka została zaewidencjonowana wcześniej w tej kolumnie.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie sprzedaży sprzętu elektronicznego, w tym komputerów przenośnych, zakupił 3 laptopy celem ich dalszej sprzedaży konsumentom. Przedsiębiorca sprzedał 2 laptopy, natomiast ostatni postanowił przeznaczyć na środek trwały, ponieważ uznał, że będzie on wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności.

Podstawą zmian jest tzw. dokument wewnętrzny, który musi określać, tak jak w przypadku ujmowania towarów w KPiR:

• Wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• Datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• Przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• Podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Następnie należy sporządzić dokument OT – dokument przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

Dokument OT jako dowód księgowy, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, powinien określać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe określona w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto w takim dokumencie należy jeszcze określić metodę amortyzacji i jej roczną stawkę, z uwagi na konieczność ustalenia wartości odpisów amortyzacyjnych oraz okresu trwania amortyzacji.

Podatnik–przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech metod amortyzacji:

• Metodę liniową,
• Metodę degresywną,
• Amortyzację jednorazową.

Oczywiście wybór metody amortyzacji nie jest kwestią dowolności wyboru podatnika, bowiem muszą zostać spełnione określone przesłanki warunkujące możliwość stosowania obranej metody.

Za wartość początkową środka trwałego, należy przyjąć kwotę zakupu towaru handlowego. Od tej wartości podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), o czym stanowi art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.

Przykład 2.

Przedsiębiorca jest dealerem samochodowym, a przedmiotem jego działalności gospodarczej, jest m.in. odsprzedaż samochodów. Umowy zawarte z producentami samochodów, nakładają na przedsiębiorcę obowiązek posiadania samochodów demonstracyjnych i w ramach prowadzonej działalności, przedsiębiorca kupuje takie samochody, które używane są jako demonstracyjne. Samochody te zostają zarejestrowane w wydziale komunikacyjnym i są okresowo używane jako pojazdy demonstracyjne, są udostępniane klientom do odbycia jazd próbnych (testowych). Są to samochody osobowe, nabywane przez przedsiębiorcę z zamiarem ich odsprzedaży w ciągu najbliższych 12 miesięcy (są używane w spółce krócej lub dłużej niż pół roku, ale przed upływem roku sprzedane).

W związku z tym czy samochody demonstracyjne wykorzystywane w firmie przez okres dłuższy niż rok, od momentu ich nabycia, należy przekwalifikować, przenieść z towarów handlowych i zaliczyć do środków trwałych, czy też powinny być nadal traktowane jak towary handlowe?

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2011 roku ILPB1/415-1075/11-5/TW:

„(...)skoro przedmiotowe samochody nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych w momencie oddania go do używania (np. z powodu planowanej sprzedaży przed upływem roku), a faktyczny okres ich użytkowania przekroczył rok, Wnioskodawca ma obowiązek zaliczenia tych składników do ewidencji środków trwałych”.

Podsumowując należy wskazać, iż w przypadku, gdy towary handlowe będą używane w prowadzonej przez przedsiębiorcę–podatnika działalności gospodarczej dłużej niż rok, powinny być wprowadzone do ewidencji środków trwałych, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął.