Poradnik Przedsiębiorcy

Rada nadzorcza w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Rada nadzorcza jest organem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który sprawuje stały nadzór nad wszystkimi dziedzinami jej działalności. Jakie konkretne działania może wykonywać ten organ, w jaki sposób i jaką większością głosów podejmuje uchwały? Czy w ustawie – Kodeks spółek handlowych jest to szczegółowo uregulowane? O tym, a także o tym, kiedy obowiązkowe jest ustanowienie rady nadzorczej i kto może, a kto nie, wchodzić w jej skład – w niniejszym artykule.

Rada nadzorcza – zadania

Głównym zadaniem rady nadzorczej jest stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach tej działalności.

Do obowiązków rady należy:

  • ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy;

  • ocena sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Ocena ta odnosi się do zgodności sprawozdań z księgami, dokumentami oraz stanem faktycznym spółki. Ponadto rada nadzorcza ocenia wnioski zarządu, które dotyczą podziału zysku albo pokrycia straty. Co więcej, co roku rada składa zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pisemne sprawozdania z wyników tych ocen.

Aby wykonać wymienione obowiązki, rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań czy wyjaśnień. Ma także prawo dokonywania rewizji stanu majątku spółki.

Mimo tych – szerokich – kompetencji w zakresie pozyskiwania informacji rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.

Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, co oznacza, że może przeglądać dokumenty, żądać wyjaśnień i sprawozdań. Umowa spółki może jednak przewidywać odrębne reguły dla członków rady nadzorczej, ograniczając to uprawnienie.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która jest zawierana w formie aktu notarialnego lub przy wykorzystaniu wzorca umowy w formie teleinformatycznej, może rozszerzać uprawnienia rady nadzorczej, na przykład o:

  • obowiązek zarządu do uzyskania zgody rady nadzorczej na konkretne czynności, jak zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty czy udzielanie pożyczek innym podmiotom powyżej określonej kwoty;

  • prawo zawieszania w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków zarządu – z ważnych powodów.

Kiedy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba ustanowić radę nadzorczą?

Co do zasady, ustanowienie rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest nieobowiązkowe. Każdemu wspólnikowi służy bowiem prawo kontroli, które umożliwia przeglądanie ksiąg, dokumentów spółki, sporządzanie bilansu czy żądanie wyjaśnień od zarządu.

Jeżeli jednak kapitał zakładowy w spółce przewyższa kwotę 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna powinna zostać ustanowiona. Następuje to w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeżeli rada nadzorcza zostanie ustanowiona, to umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może ograniczyć albo wyłączyć prawo kontroli indywidualnej wspólników. Jest to ich decyzja, wyrażona w umowie spółki.

Członkowie rady nadzorczej

Rada nadzorcza składa się z co najmniej 3 członków. Jest to minimalna liczba, nie ma natomiast ograniczeń maksymalnych.

Członków powołuje się, co do zasady, uchwałą wspólników, podjętą bezwzględną większością głosów. W taki sam sposób mogą być oni odwoływani. Umowa spółki może jednak przewidywać inny sposób powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej.

Umowa może również regulować kadencję członków rady nadzorczej. Jeśli jednak nie zostanie postanowione inaczej, trwa ona rok.

Członkiem rady nadzorczej spółki nie może być:

  • członek zarządu tej spółki lub spółki zależnej i osoby bezpośrednio mu podlegające;

  • prokurent;

  • likwidator tej spółki lub spółki zależnej i osoby bezpośrednio mu podlegające;

  • kierownik oddziału;

  • kierownik zakładu;

  • zatrudniony w spółce główny księgowy;

  • zatrudniony w spółce radca prawny lub adwokat.

Sposób podejmowania uchwał przez radę nadzorczą – jaka większość głosów jest potrzebna?

Uchwały rady nadzorczej są podejmowane na posiedzeniu, na które wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni, a co najmniej połowa z nich jest obecna. Ponieważ w przepisie art. 212 kodeksu spółek handlowych nie ma odniesienia do przyjętej większości głosów, można przyjmować różne rozwiązania, które mogą wynikać z umowy spółki lub regulaminu działania rady nadzorczej. Uchwały mogą być więc podejmowane:

  • zwykłą większością głosów (gdy za uchwałą opowie się więcej członków niż przeciwko niej; głosy wstrzymujące się i nieważne nie są brane pod uwagę),

  • bezwzględną większością głosów (więcej niż połowa głosów oddanych, głosy wstrzymujące się są traktowane jak głosy przeciwko uchwale),

  • kwalifikowaną większością głosów (surowszą niż bezwzględna, na przykład 75%, 5/6 itp.).

Nie ma przeszkód, aby odnosić większość do całego składu rady czy też obecnych jej członków. Wspólnicy mają zatem swobodę ustalenia stosownej większości głosów.

Należy jednak pamiętać, że osiągnięcie odpowiedniej większości przy podejmowaniu uchwał na posiedzeniach wyznaczone jest zawsze przez próg 50% obecnych członków. Przyjęte zastrzeżenie odnosić należy do podejmowania uchwał na posiedzeniu (zarówno zwykłym, jak i przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość).

Równocześnie umowa spółki może także przewidywać surowsze wymogi dotyczące kworum – na przykład zamiast 50% – 75% czy nawet 100%. Zależy to od woli wspólników i przyjętych przez nich kryteriów. Im wyższy próg, tym większa szansa na to, że uchwała nie będzie mogła zostać podjęta.

Zaproszenie wszystkich członków rady nadzorczej na posiedzenie również nie zostało uregulowane w ustawie – kodeksie spółek handlowych. Może ono zatem wynikać z umowy spółki, jednak najczęściej jest ustalane w wewnętrznych dokumentach organizacyjnych – na przykład w regulaminie pracy rady nadzorczej.

Do najczęściej spotykanych sposobów zapraszania członków rady nadzorczej należą: listy polecone, telefaksy, listy z potwierdzeniem odbioru, potwierdzenie podpisu na wspólnym zawiadomieniu czy wiadomości e-mail.

W umowie można uwzględnić, że członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej poprzez oddanie głosu na piśmie czy za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Nie może to jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na tym konkretnym posiedzeniu rady nadzorczej.

Umowa może także zakreślić prawo podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Taka uchwała będzie ważna wtedy, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej będą powiadomieni o treści projektu uchwały.

Tryb pisemny, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej nie może być zastosowany przy wyborach przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, a także powołania, odwołania lub zawieszenia w czynnościach członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Regulamin rady nadzorczej jest uchwalany przez zgromadzenie wspólników, jednak stanowi dokument fakultatywny – nie jest zatem obowiązkowy. Również zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą do tego, by sama uchwaliła regulamin określający jej organizację i sposób wykonywania czynności.