Wspólnicy spółek prawa handlowego mogą pełnić różne funkcje, jedną z nich jest pozostawanie w strukturach rady nadzorczej. Organ ten pełni istotne funkcje z punktu widzenia ustalania prawidłowości działania całej spółki. Sprawdźmy, czym jest rada nadzorcza oraz kim jest członek rady nadzorczej i jakie ma uprawnienia?
Czym jest rada nadzorcza?
Jak wskazuje na to sama nazwa, podstawowym zadaniem każdej rady nadzorczej jest wykonywanie czynności kontrolnych nad konkretnymi organami działającymi w spółce prawa handlowego. Pojawia się ona najczęściej w spółkach akcyjnych, które z natury są dużymi i ważnymi podmiotami działającymi w obrocie prawno-gospodarczym. Oczywiście organ ten możemy odnaleźć także w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych wyraźnie przewidują, że rada nadzorcza występuje jako alternatywa komisji rewizyjnej – oba te podmioty mogą istnieć jednocześnie. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Do jej szczególnych obowiązków należy ocena sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku.
Uprawnienia rady nadzorczej powinny być określone umową lub statutem spółki i nic nie stoi na przeszkodzie, aby ich zakres był znacznie szerszy, niż ten, który został opisany w KSH. Kadencja rady nadzorczej w przypadku spółki z o.o. wynosi 1 rok, zaś w przypadku spółki akcyjnej nie więcej niż 5 lat.
Rada nadzorcza w spółce z o.o.
Jak stanowi art. 215 ksh, rada nadzorcza spółki z ograniczoną odpowiedzialnością składa się z co najmniej trzech członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Pamiętajmy przy tym, że umowa spółki może przewidywać inny sposób powoływania lub odwoływania członków rady nadzorczej.
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandaty członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka. W przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji.
Art. 216 § 2 ksh stanowi, że członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie, ale powołanie rady nadzorczej w nowym składzie może nastąpić dopiero po skutecznym odwołaniu poprzedniej rady nadzorczej. Jest to podstawowa zasada funkcjonowania osób prawnych, które działają przez swoje organy (art. 38 KC). Gdyby przyjąć przeciwnie, że mimo nieważnego odwołania organu spółki można w sposób ważny powołać inny jego skład doszłoby do zdublowania organu, co jest oczywiście niedopuszczalne.
Rada nadzorcza w spółce akcyjnej
Zgodnie z treścią art. 385 ksh rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech, a w spółkach publicznych co najmniej z pięciu członków, powoływanych i odwoływanych przez walne zgromadzenie. Statut może przewidywać inny sposób powoływania lub odwoływania członków rady nadzorczej.
Na wniosek akcjonariuszy reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego wybór rady nadzorczej powinien być dokonany przez najbliższe walne zgromadzenie w drodze głosowania oddzielnymi grupami, nawet gdy statut przewiduje inny sposób jej powołania. Jeżeli w skład rady nadzorczej wchodzi osoba powołana przez podmiot określony w odrębnej ustawie, wyborowi podlegają jedynie pozostali członkowie rady nadzorczej. Osoby reprezentujące na walnym zgromadzeniu tę część akcji, która przypada z podziału ogólnej liczby reprezentowanych akcji przez liczbę członków rady, mogą utworzyć oddzielną grupę celem wyboru jednego członka rady, nie biorą jednak udziału w wyborze pozostałych członków. Mandaty w radzie nadzorczej nieobsadzone przez odpowiednią grupę akcjonariuszy obsadza się w drodze głosowania, w którym uczestniczą wszyscy akcjonariusze, których głosy nie zostały oddane przy wyborze członków rady nadzorczej wybieranych w drodze głosowania oddzielnymi grupami.
W sytuacji, gdy rezygnacja członka rady może prowadzić do tego, że liczba członków spada poniżej minimum określonego w ustawie lub statucie, uznać należy, iż rezygnacja wtedy staje się skuteczna, gdy zapozna się z nią walne zgromadzenie. Członek rady nadzorczej składając rezygnację musi się więc liczyć z tym, że jego stosunek członkostwa w radzie nadzorczej ustanie dopiero w chwili gdy walne zgromadzenie zapozna się z jego oświadczeniem woli w tej sprawie. Takie rozwiązanie zapobiega nadużywaniu uprawnienia do rezygnacji w celu dezorganizacji funkcjonowania spółki. Adresatem oświadczenia o rezygnacji powinien być ten kto powołuje członka rady (walne zgromadzenie, osoba wskazana w statucie).
Rada nadzorcza - to nie może być jej członkiem?
Przepisy Kodeksu spółek handlowych wprowadzają zakaz łączenia określonych stanowisk ze sprawowaniem funkcji członka rady nadzorczej w spółce kapitałowej – i tak nie mogą nimi być:
członek zarządu;
prokurent;
likwidator;
kierownik oddziału lub zakładu;
zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat.
Omawiany zakaz stosuje się również do innych osób, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi, a także odpowiednio do członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej.
Uzasadnienie wprowadzenia zakazu łączenia oznaczonych stanowisk w spółce z funkcją członka rady nadzorczej wynika z dążenia do niedopuszczenia do połączenia funkcji nadzoru i zarządzania, dla zapewnienia efektywności i rzetelności wykonywania w spółce funkcji kontrolnych. Ma zapobiegać temu, by osoby i organy były jednocześnie oceniającymi i ocenianymi, nadzorującymi i nadzorowanymi. Kształtowany omawianym przepisem zakaz łączenia funkcji i stanowisk dotyczy przy tym nie tylko stosunków wewnętrznych w spółce, lecz także stosunków zewnętrznych. Obejmuje osoby sprawujące w spółce określone funkcje, prokurenta, wreszcie „pomocników” przy prowadzeniu spraw i reprezentacji spółki. Prowadzi to do wniosku, iż należy go wiązać nie tylko ze sferą prowadzenia spraw, lecz także ze sferą reprezentacji spółki, w tym dokonywania czynności prawnych. W konsekwencji zakaz ten dotyczy wszelkich form działania.
Podsumowanie
Rada nadzorcza jest organem, który może pojawić się w spółkach kapitałowych (spółce z o.o. oraz spółce akcyjnej). Jej podstawowym celem jest sprawowanie kontroli nad działalnością innych organów, a przez to i nad samą spółką. Członkowie rady nadzorczej są wybierani w drodze głosowania, a długość ich kadencji zależy od treści umowy lub statutu spółki, przy czym co do zasady w spółce z o.o. wynosi ona 1 rok, zaś w spółce akcyjnej – nie więcej niż 5 lat. Sprawowanie funkcji członka rady nadzorczej nie może być łączone z innymi zadaniami wykonywanymi w tej samej spółce – w przeciwnym wypadku dochodziłoby do konfliktu interesów zagrażających rzetelnemu wykonywaniu czynności kontrolnych.
