Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana umowy spółki - jak i kiedy należy jej dokonać?

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z głównych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Niniejszy artykuł wskazuje, jakie są obligatoryjne elementy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i czy należy do nich określenie przedmiotu działalności. Zostanie także wyjaśnione, czy rozszerzenie działalności wymaga zmiany tej umowy oraz w jaki sposób wprowadza się takie zmiany. Zwrócona zostanie także uwaga na to, czy zmiany wymagają ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym – rejestrze przedsiębiorców, do którego wpisuje się spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Sprawdźmy zatem kiedy wymagana jest zmiana umowy spółki!

Elementy obligatoryjne umowy spółki

Zgodnie z artykułem 157 kodeksu spółek handlowych do obowiązkowych elementów, które powinna określać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, należą:

  • firma i siedziba spółki;

  • przedmiot działalności spółki;

  • wysokość kapitału zakładowego;

  • informacja, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

  • liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

  • czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, pod rygorem nieważności, jest zawierana w formie aktu notarialnego, zatem jej sporządzaniem zajmuje się profesjonalista – notariusz. Najczęściej jednak umowa jest uprzednio przygotowywana przez wspólników, a notariusz nakreśla ewentualne uwagi, gdy występuje brak któregoś z obligatoryjnych elementów umowy.

Z powyższego jasno wynika, że przedmiot działalności spółki musi być wskazany w umowie.

Zawarta w umowie informacja o przedmiocie działalności spółki jest następnie zgłaszana do sądu rejestrowego i wpisywana w Krajowym Rejestrze Sądowym. W KRS jest także odnotowywana każda zmiana umowy.

Co może być przedmiotem działalności spółki?

Działalność występuje wtedy, gdy czynniki takie jak wyposażenie, siła robocza, technologia produkcji, sieci informacyjne lub produkty są powiązane w celu wytworzenia określonego wyrobu lub wykonania usługi. Działalność charakteryzują produkty wejściowe (wyroby lub usługi), proces technologiczny oraz produkty wyjściowe.

Może ona polegać na prostym procesie (np. tkactwo), ale może również dotyczyć całego szeregu „podprocesów”, gdzie każdy z nich jest wymieniony w różnych podklasach, klasach, grupach, działach, a nawet sekcjach klasyfikacji. Wszystko zależy od tego, jakie wyroby lub usługi oferuje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W stosunku do, na przykład, produkcji samochodów, wyróżnić można takie działalności, jak odlewanie, kucie, spawanie, montaż czy malowanie. Jeżeli proces produkcyjny jest zorganizowany jako zintegrowany szereg elementarnych działalności, całość jest traktowana jako jedna działalność.

Nie można zapominać, że działalność spółki nie może być sprzeczna z przepisami prawa!

Często spółki wykonują nie jedną, a wiele działalności, starają się być elastyczne i wszechstronne, co skutkuje tym, że w umowie należy wskazać więcej niż jeden przedmiot działalności tego podmiotu. Aby ułatwić kontrahentom uzyskanie informacji o spółce, w celu zaklasyfikowania jednostki do danego poziomu klasyfikacji PKD, konieczne jest określenie działalności przeważającej.

Działalność przeważająca to ta, która ma największy udział wskaźnika charakteryzującego działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Można ją określać, posługując się konkretnym kryterium, które może stanowić na przykład:

  • wartość dodana;

  • produkcja brutto;

  • wartość sprzedaży;

  • wielkość zatrudnienia;

  • wielkość wynagrodzeń.

W badaniach statystycznych zalecanym wskaźnikiem służącym do określenia przeważającej działalności jest wartość dodana.

Przedmiot działalności w umowie spółki jest określany za pomocą kodów PKD, które wynikają z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

Czy rozszerzenie działalności spółki z o. o. wymaga zmiany umowy? Kiedy zmiana umowy spółki nie jest konieczna?

Jeżeli rozszerzenie działalności, zmiana przedmiotu umowy powoduje konieczność zmian w KRS, niezbędna jest zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zmiana w Krajowym Rejestrze Sądowym jest konieczna wówczas, gdy przedmiot działalności różni się od dotychczasowego, na przykład gdy spółka zajmowała się sprzedażą paliw, a planuje dodatkowo prowadzić działalność w zakresie wznoszenia budynków.

Jeżeli umownie określony przedmiot jest dostatecznie szeroki i obejmuje nową aktywność podejmowaną przez spółkę, wówczas nie jest wymagana zmiana umowy spółki.

Przykład 1.

W umowie spółki Kupiec Sp. z o. o. wskazano w sposób ogólny „działalność handlową”, ale w KRS zgodnie z systematyką PKD zgłoszono tylko niektóre rodzaje działalności handlowej, wśród nich o treści „47.11.Z – Sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności, napojów i wyrobów tytoniowych”. W takim przypadku dodatkowe ujawnienie w KRS działalności oznaczonej jako „47.25.Z – Sprzedaż detaliczna napojów alkoholowych i bezalkoholowych prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach” nie wymaga zmiany umowy spółki. Nowy rodzaj działalności handlowej mieści się bowiem w „działalności handlowej” w ogólności ujawnionej w umowie spółki.

Wynika stąd, że im szerszy przedmiot działalności spółki zostanie określony w jej umowie, tym mniej formalności należy dopełnić w związku z przyszłym rozszerzaniem działalności, co na pewno pozwoli uniknąć kosztów i zaoszczędzi czas.

Jak dokonać zmiany umowy?

Jeżeli umowa spółki jest kazuistyczna, co oznacza, że w sposób szczegółowy określa przedmiot działalności spółki z ograniczoną działalnością, nie daje żadnego „manewru” w postaci ogólnie określonego przedmiotu działalności, każda zmiana czy rozszerzenie działalności spółki wymaga zmiany umowy.

Aby zmienić umowę spółki, wymagana jest uchwała zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niezbędne jest, w pierwszej kolejności, zwołanie zgromadzenia wspólników, z określeniem podejmowanej uchwały – w tym przypadku dotyczącej zmiany umowy spółki, z przedstawieniem konkretnej zmiany.

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki zapadają większością ⅔ głosów wspólników obecnych podczas zgromadzenia wspólników. Jeżeli zaś dotyczy to istotnej zmiany przedmiotu działalności – wymagana jest większość ¾ głosów.

Istotna zmiana przedmiotu działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to taka zmiana, która pozwala przypuszczać, że część wspólników mogłaby się z nią nie identyfikować, ponieważ tworząc spółkę lub przystępując do niej, była zorientowana na zupełnie odmienną działalność. Ma to być taka zmiana, która jest poważnym (istotnym) rozszerzeniem lub, przeciwnie, zawężeniem, co może prowadzić do wniosku, że jest to praktycznie nowy zakres działania.

Przykład 2.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zmienia cel swojego działania – z ukierunkowanego na zysk na działalność charytatywną. Jest to istotna zmiana przedmiotu działalności tej spółki i wymaga podjęcia uchwały większością ¾ głosów na zgromadzeniu wspólników.

Umowa spółki może zastrzec surowsze warunki powzięcia tych uchwał, nie ma jednak możliwości ich złagodzenia.

Warto także pamiętać, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga zachowania formy aktu notarialnego, pod rygorem nieważności!

Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego

Przedmiot działalności spółki jest ujawniany w dziale 3 rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Przedsiębiorców.

Zgodnie z Ustawą z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym w rejestrze przedsiębiorców zamieszcza się nie więcej niż 10 pozycji przedmiotu działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności. W tej liczbie znajduje się też przedmiot przeważającej działalności, na poziomie podklasy.

W związku z wymogami rejestracyjnymi przedmiot przeważającej działalności powinien być rozpisany na poziomie podklasy – to znaczy, że składa się z pięciu znaków.

Zgłoszenie przedmiotu działalności do rejestru odbywa się przy użyciu formularza KRS-WM, natomiast zmiana wpisu w tym zakresie dokonywana jest na formularzu KRS-ZM. Formularz ten jest załącznikiem do formularza KRS-Z3, który jest ogólnym wnioskiem w zakresie zmian w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli zmiana była związana ze zmianą umowy spółki, należy obligatoryjnie dołączyć nową umowę spółki do wniosku.

W formularzu KRS-WM oraz KRS-ZM konieczne jest podanie kodu PKD odpowiadającego danej pozycji działalności spółki.