Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zmienić regulamin pracy z udziałem związków zawodowych?

Regulamin pracy stanowi wewnętrzny akt prawny obowiązujący u konkretnego pracodawcy  o charakterze organizacyjno-porządkowym. Problematyka tworzenia regulaminu pracy, w tym w szczególności jego obligatoryjne elementy oraz procedura wprowadzania, została unormowana w Rozdziale IV Działu czwartego Kodeksu pracy.

Zmiana regulaminu pracy powinna być przeprowadzona w tym samym trybie, w jakim miało miejsce jego wydanie, dlatego ścieżka postępowania zaprezentowana w niniejszym artykule zostanie opisana jak dla procedury wprowadzenia regulaminu pracy.

Dla kogo regulamin pracy jest obowiązkowy?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy mającego ustalać organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ciąży na pracodawcy zatrudniającym co najmniej 50 pracowników (do 31 grudnia 2016 r. – co najmniej 20 pracowników). Regulaminu pracy jako odrębnego aktu prawnego obowiązującego u danego pracodawcy, a dotyczącego zagadnień, o których mowa w zdaniu poprzednim, nie wprowadza się u pracodawców, jeżeli w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 11 Kodeksu pracy).

Powyższe oznacza jednocześnie, że w przypadku gdy u danego pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy, ale nie reguluje on zagadnień związanych z organizacją i porządkiem w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawców oraz pracowników bądź też ich regulacja w układzie zbiorowym pracy jest niewystarczająca – obowiązek utworzenia regulaminu pracy przez takiego pracodawcę będzie pozostawał aktualny.

Ponadto, zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2017 r. przepisem art. 104 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie. Obowiązek ten się nie aktualizuje, o ile organizację i porządek w procesie pracy normują postanowienia obowiązującego układu zbiorowego pracy.

Możliwość fakultatywnego wprowadzenia regulaminu pracy

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 104 § 2 Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.), pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników jest uprawniony (ale nie zobowiązany) do wprowadzenia regulaminu pracy, chyba że organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy reguluje obowiązujący układ zbiorowy pracy.

Należy jednocześnie pamiętać, że w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy (takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2007 r., I PK 221/06).

Obligatoryjne elementy regulaminu pracy

Zgodnie z brzmieniem art. 1041 Kodeksu pracy, regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

  1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież
    i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

  2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;

  3. porę nocną;

  4. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

  5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

  6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

  7. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

  8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;

  9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia
    i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wymieniony wyżej katalog zagadnień, które powinny być zawarte w regulaminie pracy, ma charakter przykładowy i otwarty. Istotne jest przy tym, że pracodawca nie musi regulować wszystkich kwestii wskazanych w przepisie. Nie ma bowiem potrzeby, aby pracodawca w regulaminie ustalał np. wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, jeżeli w ogóle nie zatrudnia młodocianych oraz nie występują u niego takie stanowiska pracy, na których kobiety pracować nie mogą.

Warto również dodać, że w treści regulaminu pracy obowiązującego u konkretnego pracodawcy mogą się znaleźć, ze względu na jego specyfikę, także i inne niewymienione w przepisie art. 1041 Kodeksu pracy sprawy, których regulacja będzie uzasadniona.

Uzgadnianie treści regulaminu

Co do zasady, pracodawca ma obowiązek uzgodnienia regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową. Przyjmuje się, iż pod pojęciem „uzgodnić” należy rozumieć dojście do konsensusu we wszystkich kwestiach będących przedmiotem rozmów. Oznacza to nic innego jak obowiązek podjęcia przez pracodawcę negocjacji treści regulaminu pracy ze związkami zawodowymi.

Jeżeli więc w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca ma bezwzględny obowiązek współdziałania z nią w celu ustalenia docelowej treści regulaminu pracy. W przeciwnym wypadku, wydany przez pracodawcę regulamin pracy nie będzie miał mocy wiążącej (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00).

Tryb procedury wprowadzania regulaminu jest jednak zależny od tego, czy u danego pracodawcy działa jedna czy też więcej organizacji związkowych. W sytuacji, gdy w danym przedsiębiorstwie istnieje jedna organizacja związkowa, zastosowanie znajduje wyłącznie  przepis art. 1042 Kodeksu pracy stanowiący, iż: „W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca”.

Biorąc pod uwagę brzmienie przywołanego wyżej przepisu, pracodawca powinien zatem najpierw ustalić z organizacją związkową termin na przeprowadzenie procedury negocjacji. Choć Kodeks pracy nie wskazuje, jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy ustalaniu takiego terminu, niewątpliwie powinien być to termin, w którym realne będzie uzgodnienie regulaminu. Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu w określonym wcześniej przez strony czasie, pracodawca ma prawo ustalić treść regulaminu samodzielnie.

Kilka organizacji związkowych

Inny tryb ustalania treści regulaminu pracy obowiązywać będzie w przypadku, gdy w zakładzie pracy działają dwie organizacje związkowe lub więcej. Wówczas, oprócz przepisów Kodeksu pracy, zastosowanie znajdzie przepis art. 30 ust. 4 i 5 ustawy o związkach zawodowych (ZaZawU).

Przepis art. 30 ust. 4 ZwZawU stanowi, że w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Z kolei, zgodnie z art. 30 ust. 5 ZwZawU, jeżeli organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy w sprawie regulaminu nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od momentu wszczęcia negocjacji, to decyzje w tych sprawach podejmuje samodzielnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Z powyższego wynika zatem, że pracodawca w pierwszej kolejności ma obowiązek przedstawić organizacjom związkowym projekt regulaminu pracy. Następnie organizacje związkowe, w terminie 30 dni od udostępnienia im projektu regulaminu, powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w zakresie tego projektu. Dalszy tryb postępowania jest uzależniony od decyzji organizacji związkowych po upływie tych 30 dni.

I tak:

  • w przypadku, gdy organizacje związkowe przedstawią pracodawcy wspólne stanowisko, w którym wyrażą akceptację przedstawionej im treści projektu regulaminu pracy – pracodawca uprawniony jest do wprowadzenia regulaminu pracy;

  • w przypadku, gdy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w przedmiocie projektu regulaminu – pracodawca ma prawo wprowadzić regulamin pracy samodzielnie, jednakże jest zobowiązany rozpatrzyć odrębne stanowiska organizacji związkowych; istotne jest przy tym, iż stanowiska organizacji związkowych nie mają w tym przypadku charakteru wiążącego;

  • w sytuacji, gdy organizacje związkowe przedstawią pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko kwestionujące proponowaną treść regulaminu, to regulamin pracy nie może być przez pracodawcę ustalony.

W ostatnim z wyżej wymienionych przypadków, zastosowanie znajdzie przepis art. 1042 § 2 Kodeksu pracy, co oznacza, że pracodawca i organizacje związkowe powinny ustalić wspólnie termin na uzgodnienie treści regulaminu pracy. Jak podkreślano już wcześniej, wyznaczenie czasookresu prowadzonych uzgodnień jest konieczne, ażeby w razie nieosiągnięcia porozumienia, pracodawca mógł samodzielnie wprowadzić regulamin pracy. Należy bowiem mieć na względzie, iż brak porozumienia pracodawcy i partnera społecznego, jakim są organizacje związkowe, nie może blokować wprowadzenia regulaminu pracy. Przyjęcie regulaminu pracy jest bowiem obowiązkiem pracodawcy i leży zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracowników.

Brak porozumienia co do terminu na prowadzenie uzgodnień

Pomimo nałożonego przez ustawodawcę obowiązku ustalenia przez pracodawcę i organizacje związkowe czasu trwania prowadzonych uzgodnień, przepisy Kodeksu pracy nie przewidują maksymalnej granicy czasowej w tym zakresie. Nie może być jednak tak, że brak zgody organizacji związkowej na zaproponowany przez pracodawcę termin, skutecznie zablokuje możliwość wprowadzenia regulaminu. Aby zapobiec takim sytuacjom, Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00 zaakceptował prezentowany już wcześniej w doktrynie pogląd mówiący o tym, że w razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami.

Wejście w życie zmiany regulaminu pracy

Po uzgodnieniu treści regulaminu pracy z organizacjami związkowymi czy też w przypadku jednostronnego wydania regulaminu, pracodawca ma obowiązek podać jego treść do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń lub przez rozesłanie pocztą elektroniczną). Zapoznanie się z treścią regulaminu przez pracowników stanowi warunek jego wejścia w życie, co zgodnie z przepisem art. 1043 Kodeksu pracy, następuje po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Katarzyna Nowicka