Regulamin pracy to jeden z tych dokumentów, których celem jest usprawnienie działań związanych z obszarem kwestii pracowniczych. Czy regulamin pracy jest zawsze obowiązkowy? Jakie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie pracy? Jak informować pracowników o zapisach regulaminu pracy?
Czym jest regulamin pracy?
Regulaminem pracy nazywa się zbiór praw, które obowiązują w ramach danego przedsiębiorstwa, zatrudniającego pracowników, i jednocześnie będących wewnętrznym dokumentem do użytku pracodawcy.
Prawo pracy, choć jest uniwersalnym dokumentem, nie zawsze w precyzyjny sposób swoimi zapisami odnosi się do każdej działającej na rynku organizacji. Problemy w interpretacji pewnych zapisów mogą brać się z charakteru prowadzonej działalności bądź branży. Dlatego też pracodawca może, a w wielu przypadkach musi wprowadzić regulamin prac, który pozwoli sprecyzować prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy. Kwestia regulaminu pracy jest również dość dokładnie uregulowana w Kodeksie Pracy.
W jakiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do utworzenia regulaminu pracy?
Kiedy pracodawca musi zainteresować się utworzeniem regulaminu pracy? Czynnikiem decydującym o potrzebie stworzenia w swojej firmie takiego dokumentu jest liczba zatrudnionych pracowników w ramach umowy o pracę.
Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, tworzenie regulaminu pracy jest nieobowiązkowe, co nie znaczy oczywiście, że kadra zarządzająca może podjąć decyzją o chęci wprowadzenia takiego regulaminu, szczególnie gdy nie każdy zapis Kodeksu Pracy znajduje odzwierciedlenie w specyfice działalności firmy.
Jeśli firma zatrudnia ponad 20 osób, jednak kadra pracownicza nie przekracza liczby 50 zatrudnionych, potrzeba utworzenia regulaminu pojawia się, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 50 osób, stworzenie regulaminu pracy jest konieczne. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której w zakładzie obowiązuje zbiorowy układ pracy, którego postanowienia stanowią substytut tradycyjnego regulaminu pracy.
Co powinien zawierać poprawnie stworzony regulamin pracy?
Pracodawca jest zobowiązany stworzyć regulamin pracy, inspirując się zapisami znalezionymi w Kodeksie Pracy. Unormowania w kwestii obowiązkowych zapisów regulaminu pracy nie są sztywne, dlatego warto trzymać się ustalonej konwencji treści regulaminu pracy. Co powinien zawierać wewnętrzny regulamin pracy przedsiębiorstwa? Przede wszystkim informacje o:
- Organizacji pracy zakładu oraz warunkach, na jakich pracownicy i osoby postronne mogą w nim przebywać wraz z uwzględnieniem środków ochrony osobistej.
- Rozkład czasu pracy oraz uregulowania pory nocnej.
- Informacje o terminie, częstotliwości oraz czasie wypłacania wynagrodzeń dla pracowników.
- Szereg informacji związanych Z Bezpieczeństwem i Higieną Pracy.
- Definicja rodzaju pracy przeznaczonej dla osób młodocianych oraz spis obowiązków zabronionych dla pracowników młodocianych czy kobiet.
- Regulacje związane z przybyciem i opuszczeniem zakładu pracy, a także usprawiedliwianiem nieobecności.
To tylko przykład tego, co powinno zawrzeć się w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca chce zwrócić szczególną uwagę na innego typu regulacje, z powodzeniem może je zamieścić w regulaminie pracy.
W jaki sposób poinformować pracowników o regulaminie pracy?
Bezwzględnym obowiązkiem każdego pracodawcy jest podanie regulaminu pracy do wiadomości pracowników na dwa tygodnie przed wejściem jego zapisów w życie. W jaki sposób pracodawca powinien zapoznać pracowników z regulaminem pracy? Istnieje kilka sprawdzonych sposobów.
Jest to między innymi wywieszenie informacji o regulaminie wraz z jego treścią na wszystkich tablicach ogłoszeń. W przypadku pracowników z dostępem do służbowej skrzynki elektronicznej pracodawca może wysłać regulamin jako załącznik w wiadomości elektronicznej. Innymi sposobami na zapoznanie pracowników z aktualnym regulaminem jest pozostawienie go w miejscu łatwo dostępnym dla pracowników lub bezpośrednie przekazanie im dokumentu do rąk własnych.
Czy można dokonywać zmian w regulaminie pracy?
Regulamin pracy jest ustalany na czas nieokreślony, co w przyszłości może wymusić potrzebę korekty pewnych zapisów, dodania innych istotnych punktów lub całkowitą zmianę regulaminu ze względu na duże zmiany w firmie. Czy pracodawca może dokonywać zmian w zapisach regulaminu pracy?
Pracodawca jest upoważniony do zmiany regulaminu pracy w dowolnym momencie, a sam proces formalny nie różni się od sytuacji, w której ustalany jest nowy regulamin. Po uchwaleniu zmian pracodawca ma obowiązek przekazania w identyczny sposób nowego, zaktualizowanego regulaminu a wszelkie zmiany wejdą w życie 2 tygodnie po opublikowaniu go.
Podobnie wygląda sytuacja, w której pracodawca z różnych przyczyn unieważnia regulamin pracy. Taką informację należy przekazać całej kadrze, a uchylenie chodzi w życie po dwóch tygodniach od takiej decyzji.
Kodeks pracy vs regulamin pracy
Czy regulamin pracy powinien powielać zapisy ogólnie dostępne w kodeksie pracy? Prawo nie neguje takiego podejścia do tworzenia regulaminu pracy. Wiele osób jednak zastanawia się, jak podejść do sporu, w którym zapisy pomiędzy regulaminem pracy a wspomnianym kodeksem pracy są rozbieżne. Co w takiej sytuacji jest ważniejsze?
Regulamin pracy, który zawiera zapisy różniące się od tych spotykanych w oficjalnym kodeksie, ale jednocześnie będące korzystniejsze dla pracownika, mają moc prawną. Jeśli natomiast zapis w regulaminie jest obiektywnie niekorzystny w stosunku do siostrzanego zapisu w kodeksie pracy, moc prawną ma ten zapisany oficjalnie, który jest dla pracowników korzystniejszy.
