W określonych sytuacjach pracodawca wypłaca świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, a dopiero później przejmuje je ZUS. Co, gdy są one pobrane bezprawnie środki? Jak rozliczyć zwrot nienależnie wypłaconego chorobowego oraz jakie rodzi to konsekwencje w sferze podatkowej i ubezpieczeń społecznych?
Zasady wypłaty wynagrodzenia chorobowego
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającą łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.
Pracownik, który ukończył 50. rok życia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającą łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.
Pracownik za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w związku z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Pracownik, który ukończył 50. rok życia za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w związku z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Pracownik za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w związku z poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Pracownik, który ukończył 50. rok życia, za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w związku z poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Regulacje odnoszące się do pracownika, który ukończył 50. rok życia, dotyczą niezdolności do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50. rok życia.
Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w odrębnych przepisach, tj. Ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Nienależnie wypłacone wynagrodzenie chorobowe
Zdarza się, że wypłacone wynagrodzenie chorobowe jest nienależne. Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy za cały okres objęty zwolnieniem lekarskim.
Najczęściej jest to ustalone w toku kontroli, którą prowadzi w określonych przypadkach pracodawca lub ZUS.
Przykład 1.
53-letnia pani Melania przebywała na zwolnieniu chorobowym i miała prawo do wynagrodzenia chorobowego, ponieważ było to pierwsze 7 dni w roku, kiedy korzystała ze zwolnienia. Pracodawca wypłacił jej wynagrodzenie chorobowe, ale w toku kontroli stwierdzono, że wykorzystywała ona zwolnienie niezgodnie z jego celem, bo w jego czasie pojechała na wakacje. Czy pani Melania musi zwrócić otrzymane wynagrodzenie?
Tak, pani Melania powinna zwrócić nienależne wynagrodzenie chorobowe, a gdy tego nie zrobi, pracodawca chcący odzyskać te środki powinien ją do tego wezwać. Gdy zwróci ona te środki, należy odliczyć tę kwotę od dochodu i skorygować dokumenty rozliczeniowe w ZUS-ie.
Kontrola zwolnienia chorobowego
Pracodawca ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracownika zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem bądź innym chorym członkiem rodziny.
Pracodawca, który wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży czy też poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy.
Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych ma uprawnienie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny. Uprawnienie to dotyczy także osób zatrudnionych na umowę zlecenie.
Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych, w celu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego musi wystąpić o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy do właściwego oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki.
Stwierdzenie nieprawidłowości w korzystaniu ze zwolnienia chorobowego
Nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem mogą polegać na:
pracy na rzecz innego podmiotu,
pracy we własnej firmie,
wyjeździe na wypoczynek,
uczestnictwie w różnego rodzaju imprezach czy uroczystościach,
wykonywaniu różnego rodzaju prac na własną lub cudzą rzecz.
Stwierdzenie, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego od pracy, a w tym czasie wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, odnotowywane jest w protokole kontroli.
Protokół kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego z tytułu niezdolności do pracy powinien zawierać następujące elementy:
a) nazwę i adres zakładu pracy oraz pieczątkę firmową;
b) dane dotyczące osoby kontrolowanej:
nazwisko i imię,
PESEL,
miejsce zamieszkania,
miejsce pracy,
okres orzeczonej niezdolności do pracy,
numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy
nazwisko i imię lekarza, który wydał zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy;
c) ustalenia osób przeprowadzających kontrolę;
d) podpis kontrolujących;
f) ewentualne zastrzeżenia osoby kontrolowanej lub domowników i ich podpis.
Odebranie przez ZUS prawa do świadczeń
Ustalenia kontroli zawarte w protokole kontroli, są podstawą do odebrania pracownikowi prawa do świadczenia i jego zwrotu, jeśli zostało wypłacone. Decyzję w sprawie uprawnień do zasiłku wydaje ZUS. Jeżeli kontrolę przeprowadza pracodawca, wówczas ZUS wydaje decyzję na jego wniosek.
Po wydaniu decyzji stwierdzającej nienależnie pobrane wynagrodzenie chorobowe ubezpieczony ma prawo się od niej odwołać. Odwołanie powinno zawierać następujące elementy:
oznaczenie sądu, do którego jest kierowane i oznaczenie organu, za którego pośrednictwem jest wnoszone;
oznaczenie odwołującego się;
dokładne oznaczenie zaskarżonej decyzji;
twierdzenia, wnioski, dowody;
uzasadnienie;
podpis.
Odwołanie z reguły nosi formę pisemną, jednak przepisy prawa dopuszczają możliwość zgłoszenia odwołania w formie ustnej do protokołu sporządzonego przez pracownika właściwej jednostki organizacyjnej ZUS-u. Ponadto dopuszcza się możliwość wniesienia przez ubezpieczonego odwołania w formie ustnej do protokołu w sądzie właściwym do rozpoznania sprawy albo w sądzie właściwym dla jego miejsca zamieszkania.
Pracodawca, który chce odzyskać nienależnie wypłacone pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, powinien wezwać o to pracownika. Gdy pracownik nie zwróci wypłaconego nu nienależnie świadczenia, wówczas pracodawca może dochodzić go w postępowaniu cywilnym jako bezpodstawnego wzbogacenia.
Zwrot nienależnie wypłaconego chorobowego a PIT
Zwrot nienależnego wynagrodzenia chorobowego niesie konsekwencje w sferze podatkowej.
Wynika to z Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, która w art. 26 ust. 1 pkt 5 stanowi, że podstawę obliczenia podatku stanowi dochód określony z uwzględnieniem zasad prawa podatkowego po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.
Kwota dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika, przekraczająca kwotę dochodu, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.
Zwrot nienależnie wypłaconego chorobowego a korekta dokumentów ZUS
W przypadku, gdy świadczenie zostało pracownikowi wypłacone nienależnie i doszło do jego zwrotu, konieczna jest korekta przez pracodawcę dokumentów rozliczeniowych. W tym celu pracodawca powinien sporządzić komplet dokumentów korygujących składający się z raportu ZUS RSA i ZUS RCA oraz zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Korekta dotyczy dokumentów z okresów, w których pracodawca rozliczył w dokumentach przekazanych do ZUS-u wynagrodzenie chorobowe.
Podsumowanie
Podsumowując, zwrot nienależnych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego wypłaconych przez pracodawcę wiąże się z koniecznością korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS i wiąże się także z koniecznością odliczenia zwróconych świadczeń od dochodu.
