Oznaczenia e-faktur kodem QR – kiedy jest to obowiązkowe?

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, co wprowadza nowe zasady dokumentowania transakcji. Kluczowym elementem tych zmian jest w niektórych przypadkach konieczność oznaczenia e-faktur kodem QR. Wyjaśniamy, w jakich sytuacjach ten obowiązek będzie miał zastosowanie i jak się do niego przygotować.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Stosownie do art. 106ga ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur np.:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

W sytuacjach, gdy korzystanie z systemu KSeF nie jest obowiązkowe, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Ponadto stosownie do art. 106gb ust. 1 ustawy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej. Oprogramowanie będzie dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Natomiast według art. 106gb ust. 4 ustawy w przypadku, gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zatem przepis art. 106ga ust. 1 ustawy, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku, wskazuje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ust. 2 pkt 1 powoływanego powyżej przepisu przewiduje wyłączenie z przedmiotowego obowiązku podmiotów nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W interpretacji Dyrektora KIS z 6 czerwca 2024 roku (0114-KDIP1-2.4012.170.2024.2.RST) czytamy:

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że czym innym jest wyłączenie z obowiązku stosowania e-faktur, a czym innym jest przekazywanie e-faktur poza systemem KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.

Jeżeli bowiem podatnik niemający siedziby działalności gospodarczej w Polsce wykona usługę na rzecz krajowego podatnika, to może on wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. mającej postać pliku PDF).

Natomiast w sytuacji, gdy polski podatnik wykona usługę na rzecz zagranicznego kontrahenta, której miejscem opodatkowania nie jest terytorium Polski (np. zgodnie z art. 28b ustawy VAT miejscem świadczenia usługi jest terytorium siedziby usługobiorcy), to podatnik ma obowiązek wystawienia e-faktury w ramach mechanizmów KSeF.

Oznaczenia e-faktur kodem QR

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy VAT podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2. użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów (https://ksef.podatki.gov.pl//ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/), w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą 

Znak graficzny (QR kod) to reprezentacja unikalnego ciągu znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym powinno następować każdorazowo podczas wizualizowania jej w programach komercyjnych. Bezpłatne programy udostępniane przez Ministerstwo Finansów także będą mieć taką funkcję.

Na fakturze wystawionej w trybie online przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF znajdzie się jeden kod QR – zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z napisem zawierającym numer KSeF faktury. 

Natomiast na fakturze wystawionej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) znajdą się dwa kody:

• pierwszy z napisem „OFFLINE”,
• drugi z napisem „CERTYFIKAT”.

Przykład 1.

Polski podatnik VAT w stanie prawnym od 1 lutego 2026 roku wystawia faktury z tytułu świadczenia usług reklamowych na rzecz kontrahenta z Niemiec. Kontrahent z Niemiec nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani miejsca prowadzenia działalności. W jaki sposób polski podatnik w nadchodzącym stanie prawnym powinien udokumentować wykonaną usługę?

Miejscem świadczenia usługi jest zgodnie z art. 28b ustawy VAT terytorium Niemiec. Polski podatnik zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy VAT wystawia e-fakturę i przesyła ją odbiorcy w sposób uzgodniony (np. jako plik przesłany drogą mailową). Dodatkowo taka e-faktura musi zostać oznaczona kodem weryfikacyjnym QR.

Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że nie każda faktura ustrukturyzowana musi być oznaczona kodem QR. Obowiązek ten występuje tylko w sytuacjach opisanych w art. 106gb ust. 5 ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku.