Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczanie podróży służbowych - kompendium wiedzy

Niektóre firmy decydują się na wysłanie swoich pracowników w podróże służbowe. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy dany podmiot gospodarczy poszukuje nowych rynków zbytu. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak nad tym, jak wygląda rozliczanie podróży służbowych w świetle prawa. Oto kompendium wiedzy na ten temat.

Co to jest podróż służbowa? 

Podróż służbowa oznacza wyjazd pracownika do miejscowości innej niż ta, w której zlokalizowana jest siedziba danego przedsiębiorstwa bądź zakładu pracy. Może to być na przykład podróż w celu omówienia szczegółów kontraktu z nowym klientem bądź w celu udziału w ważnej konferencji branżowej.

Aby można było mówić o podróży służbowej, musi ona mieć związek z czynnościami realizowanymi dotychczas w firmie. W przeciwnym razie jej rozliczenie w świetle prawa nie będzie możliwe. 

Kto może zostać wysłany w podróż służbową? 

Stosowne przepisy prawa pracy dokładnie regulują, kogo może wysłać w podróż służbową przedsiębiorca. Zgodnie z obowiązującym prawem, w delegację można wysłać zarówno osoby zatrudnione na umowie o pracę, jak i umowie zlecenie i o dzieło. Co więcej, pracodawca może też oddelegować w podróż służbową wolontariuszy i członków stowarzyszeń. 

Podróż służbowa a forma zatrudnienia 

Zasady wysyłania pracowników w podróż służbową są jednak dość zróżnicowane w zależności od formy zatrudnienia. Gdy chodzi o osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenie i o dzieło, taka umowa musi zawierać zapisy na temat tego, że to zatrudniający ponosi koszty z tym związane. 

Pracownicy, których zatrudniono na umowę o pracę, muszą podpisać z pracodawcą dodatkowy dokument, w którym znajdą się wytyczne na temat rozliczania wydatków związanych z podróżą służbową. 

Z kolei, gdy przedsiębiorca wysyła w podróż służbową członka stowarzyszenia lub wolontariusza, aby móc ją rozliczyć należy zawrzeć stosowną umowę wolontariacką. Tam należy wyszczególnić wszystkie zasady odbywania podróży przez daną osobę oraz sposoby jej rozliczenia. 

Co można zaliczyć do grona kosztów podróży służbowej? 

Na koszty podróży służbowej składa się przede wszystkim: 

  • opłacenie przejazdów,
  • opłacenie noclegów, 
  • opłacenie przejazdów komunikacją miejscową, 
  • dieta,
  • inne wydatki - np. opłata za wstęp na konferencję branżową. 

Co przysługuje pracownikowi, który zostaje wysłany w podróż służbową? 

Jak czytamy w dokumencie Państwowej Inspekcji Pracy "Podróże służbowe krajowe i zagraniczne", pracownicy, którzy zostają wysłani w podróż służbową, mają prawo do otrzymania: 

  • "diety,
  • zwrotu kosztów za: przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb."

Zasady rozliczania kosztów podróży 

Gdy podczas podróży służbowej pracownik do przemieszczenia się korzysta z samochodu osobowego, motocykla bądź motoroweru, który jest jego własnością, ma prawo do otrzymania zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę - precyzuje Państwowa Inspekcja Pracy. 

Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż:

  • dla samochodu osobowego:- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3- 0,5214 zł,- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3- 0,8358 zł,
  • dla motocykla - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zasady rozliczania noclegów 

W przypadku rozliczania noclegów pracownik musi przedstawić fakturę uzyskaną z hotelu lub pensjonatu. Innym rozwiązaniem jest korzystanie z ryczałtu. Kwota takiego ryczałtu wynosi 150% diety, czyli 45 złotych.

Jeżeli nocleg odbywa się za granicą, limit uzależniony jest od kraju, w którym dana osoba przebywa. Ryczałt wypłacany jest wyłącznie w przypadku noclegów trwających minimum 6 godzin w godzinach 21.00 - 07.00. 

Dieta 

Dieta służy do pokrycia zwiększonych kosztów żywienia. Jej wysokość wynosi 30 złotych za każdą dobę. Wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania podróży. W przypadku, gdy podróż trwa:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwać,
  • od 8 do 12 godzin – będzie przysługiwać 50% diety,
  • ponad 12 godzin – dieta będzie przysługiwała w pełnej wysokości.

Gdy pracownik odbywa podróż zagraniczną, wysokość diety jest uzależniona od kraju, w którym przebywa. 

Bezpłatne wyżywienie a dieta 

W sytuacji, gdy pracodawca zapewni pracownikowi podczas podróży służbowej bezpłatne wyżywienie, dieta będzie ulegała proporcjonalnemu zmniejszeniu. Jak podaje PIP, każdy posiłek odpowiada za określone zmniejszenie diety: 

  • śniadanie - 25% diety,
  • obiad - 50% diety,
  • kolacja - 25% diety.

Komunikacja miejscowa 

Każda rozpoczęta doba pobytu podczas odbywania podróży krajowej oznacza, że pracownik ma prawo do pobierania ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu pojazdami komunikacji miejscowej. Wynosi on 20% diety, czyli 6 złotych. 

Prawo do pobierania tego ryczałtu nie przysługuje w następujących przypadkach:

  • gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,
  • na wniosek pracownika pracodawca zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Rozliczanie podróży służbowych - termin

Rozliczanie podróży służbowych odbywa się na następujących zasadach: pracownik nie później niż w terminie 14 dni od jej zakończenia musi załączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające fakt poniesienia określonych wydatków. 

Oznacza to, że jeżeli dany pracownik porusza się autobusem, tramwajem lub pociągiem, w celu uzyskania zwrotu za koszt podróży, musi okazać pracodawcy zakupiony bilet. 

Zasada ta nie dotyczy diet i wydatków, które objęto ryczałtami.