Podróż służbowa - małe kompendium wiedzy

Podróż służbowa i związane z nią rozliczenia oraz kwestie podatkowo-składkowe nastręczają zarówno pracodawcom, ale także i samym pracownikom wielu problemów. Zamieszanie wokół delegacji powstaje najczęściej z dość trywialnej przyczyny – zwykłej ludzkiej niewiedzy.

Pracownicy nie mają pojęcia, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji i tym samym przekraczają obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków.

Natomiast pracodawcy mają tendencję do mylenia pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż oddelegowanie ma zupełnie inne skutki prawne lub też zwyczajnie nie wiedzą, jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim wątpliwościom jakie niesie ze sobą podróż służbowa, poniżej przedstawiamy małe kompendium wiedzy na ten temat.

Podróż służbowa - definicja 

Podstawę rozliczenia podróży służbowej stanowi odróżnienie dwóch, na pierwszy rzut oka, zbliżonych pojęć:

• oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia. W związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa dłużej niż podróż służbowa). Ponadto, wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest podróżą służbową. Co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową;
• podróż służbowa – obecnie w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje ukonstytuowana definicja podróży służbowej. Tymczasem termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku. Według niego podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, POZA miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika (stałe miejsce pracy pracownika może obejmować czasem większy teren np. całe województwo, a nawet cały kraj, np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy).

Z kolei, jeśli chodzi o osoby prowadzące działalność gospodarczą – dla nich podróżą służbową jest wyjazd, związany z przedmiotem działalności gospodarczej poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, ale także szkolenia.

Formalna strona podróży służbowej

Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, z tym że nie jest ono wymagane; jednak w celu uniknięcia wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), który określa termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel, środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadanie tego wyjazdu, kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Ponadto pracodawca powinien poinformować pracownika, w jakim terminie ten musi dokonać rozliczenia zakończonej podróży służbowej.

Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, zostaną wobec niego wyciągnięte odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia.

Podróż służbowa - czas trwania i maksymalna liczba

Obecnie w przepisach nie ma regulacji ograniczającej liczbę odbywanych podróży służbowych, czy też czas ich trwania. Dlatego też teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegacje wiele razy w roku i odbywać je nawet przez kilka miesięcy. Jednak niektórzy eksperci prawa pracy uważają, że podróże służbowe powyżej 3 miesięcy powinny być już traktowane jako oddelegowanie.

Czas pracy i odpoczynku podczas podróży służbowej

Do czasu pracy zalicza się w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu pracy. Natomiast do czasu pracy poza godzinami pracy pracownika wlicza się jedynie ten czas, który poświęca on na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej.

Warto zauważyć, iż przemieszczanie się do miejsca delegowania i z powrotem poza godzinami wynikającymi z rozkładu pracy pracownika - nie jest czasem pracy. Generalnie czas przepracowany w trakcie podróży służbowej pracodawca powinien rozliczać tak, jak czas przepracowany w stałym miejscu pracy.

Poza czasem pracy pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (35 godzin w tygodniu). W szczególnych przypadkach odpoczynek ten może zostać skrócony do maksymalnie 24 godzin w tygodniu, gdy pracownik w imieniu pracodawcy zarządza zakładem pracy, w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii oraz jeżeli następuje przejście pracownika ze zmiany na inną zmianę, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W sytuacji, gdy odpoczynek pracownika został naruszony (np. przez dojazd), pracodawca powinien zrekompensować go w innym terminie.

Natomiast po powrocie z podróży służbowej pracownikowi przysługuje 8 godzin odpoczynku (np. gdy wraca z niej w nocy), zanim rozpocznie pracę w kolejnym dniu.

Należności związane z podróżą służbową

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom za odbytą podróż służbową w kraju lub poza jego granicami, stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Warto zauważyć, że prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej sfery budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia te zawiera się w:

• regulaminie wynagradzania,
• układzie zbiorowym pracy,

- lub, gdy powyższe nie są spełnione, w umowie o pracę.

Krajowe podróże służbowe

Diety

Dieta to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy.

Od marca 2013 wartość diety krajowej pozostaje na niezmienionym poziomie i wynosi 30 zł.

Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – pracownik ma prawo do diety w pełnej wysokości.

Natomiast, gdy podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

• do 8 godzin – pracownik ma prawo do połowy diety,
• ponad 8 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie (trzy posiłki). A w przypadku niepełnej ilości posiłków w ciągu dnia zapewnionych przez pracodawcę, przepisy nakazują pomniejszenie diety, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%,
• obiad – pracodawca obniża dietę o 50%,
• kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.

Brak prawa do diety występuje również w sytuacji gdy:

• delegowano pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego - za czas tego pobytu;
• za czas przejazdu do domu w dniu wolnym od pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni.

Noclegi

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi, w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą lub w formie ryczałtu (jeśli nie przedłoży się rachunku ani faktury). Ryczałt za nocleg to 150% diety, czyli aktualnie 45 zł.

Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Pracownikowi w czasie delegacji krajowej nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie.

Przy czym przedsiębiorcy nie mogą korzystać z ryczałtu, ponieważ do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie rzeczywiste wydatki poniesione na zapewnienie noclegu. Tymczasem prawo do ryczałtu za nocleg ma pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Dojazdy

1. Dojazd – to pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej – pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.
2. Wysokość należności za dojazd – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w wysokości przedstawionej na rachunku lub w postaci ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką) – 20% diety, czyli 6,00 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie przysługuje osobom prowadzącym działalność gospodarczą oraz pracownikowi, który nie poniósł żadnych kosztów dojazdu. Ponadto należność za dojazd nie przysługuje pracownikowi, który odbywa podróż samochodem służbowym (chyba, że w czasie podróży z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo, wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek). Przy czym, kiedy mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, wówczas pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów.
3. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.
4. Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł,
• motocykl – 0,2302 zł,
• motorower – 0,1382 zł.

Należności za inne wydatki

1. Opłaty za: parkingi, bilety wstępu na targi, udział w konferencjach lub za korzystanie z łącza internetowego, przejazdy autostradą, wynajem samochodu, zakup materiałów szkoleniowych itp. W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.
2. Zaliczki – czasami pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej (pracownik w tym celu składa odpowiedni wniosek). Jednak w takiej sytuacji, po powrocie z delegacji, w ciągu 14 dni jest on zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki – musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.

Kwestia podatkowa

• Należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu firmy, nawet jeśli świadczenia te z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w rozporządzeniach. W kwestii ich opodatkowania pracodawca korzysta z regulacji wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyżej wspomniany wyjątek stanowi wydatek, który przekroczył limit stawek za jeden kilometr dla danej pojemności pojazdu, poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika (gdy nie przekracza limitu, pracownik, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).

• Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie podlega opodatkowaniu. Dzieje się tak, ponieważ należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Jednak sytuacja odwraca się, gdy diety i inne należności są wypłacane pracownikowi nienależnie lub ponad limit, np. gdy pracownik otrzymuje dietę za dzień, w którym korzysta z całodziennego, bezpłatnego wyżywienia. W takim przypadku po stronie pracownika powstaje przysporzenie majątkowe z tytułu niesłusznie otrzymanego świadczenia i wówczas od tego przychodu należy naliczyć podatek.
• Zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast zwracanie pracownikom wydatków na posiłki w delegacji w wysokości przekraczającej kwotę należnej diety, wiąże się z koniecznością naliczenia od nadwyżki należności podatkowo-składkowych (nadwyżki te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych).

• Zwolnieniu z opodatkowania podlega również przychód wynikający z wartości zapewnionego i opłaconego przez pracodawcę wyżywienia dla delegowanych osób.
• Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki. W takim wypadku zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania w pełnej wysokości, pod warunkiem uzyskania na przejazd zgody pracodawcy i właściwego udokumentowania wydatku, np. rachunkiem.
• Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych, ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu. Nie mogą być one również wyszczególnione w katalogu wydatków niebędących kosztami. Jeśli chodzi o koszty ryczałtowe, to przepisy podatkowe pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie tych, uwzględniających diety za czas podróży w wysokości, jaka została przewidziana w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Pozostałe należności o charakterze ryczałtowym nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Dlatego też wszelkie inne wydatki, poza dietami muszą być odpowiednio udokumentowane, np. w formie rachunku lub faktury oraz przedsiębiorca musi udowodnić, że odbyte przez niego podróże służbowe mogą mieć lub mają wpływ na efekty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, czyli uzyskiwanie przychodu. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów wszelkie, odpowiednio udokumentowane wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej związane z samochodem osobowym, który jest elementem majątku trwałego. Jednak jeśli nie jest, wówczas należy uwzględnić stawkę kilometrową – koszty eksploatacji samochodu będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu tylko do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu przedsiębiorca zobowiązany jest do założenia ewidencji przebiegu.

Zagraniczne podróże służbowe

Dieta

• Wysokość diet zagranicznych została określona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, do którego odbywa się podróż służbowa . Pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin i następnie za każdą pełną dobę podróży, połowa – od ponad 8 do 12 godzin. Natomiast do 8 godzin naliczana jest jedna trzecia diety.
• W zależności od rodzaju środka transportu, którym porusza się pracownik odbywający podróż służbową, inaczej naliczany jest czas trwania delegacji. I tak: środek komunikacji lądowej – czas podróży rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; środek komunikacji lotniczej – czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju oraz w przypadku środka komunikacji morskiej – czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego. W celu poprawnego rozliczenia czasu trwania podróży służbowej pracodawca ma prawo wymagać od pracownika udokumentowania wyjazdu z kraju w postaci biletu na określony środek lokomocji oraz dotarcia na miejsce – np. kontrahent może wystawić takie potwierdzenie. Ponadto pracownik zobowiązany jest do podania godziny przyjazdu i wyjazdu.
• Podróż odbyta na terenie kraju najczęściej traktowana jest jako odrębna delegacja krajowa, za którą po zsumowaniu czasu jej trwania może przysługiwać pracownikowi odpowiednia dieta.
• Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy jest ono opłacane w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25%. diety. W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, wartość diety pomniejsza się odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja 30% diety.

Noclegi

Nocleg – rozliczanie kosztów następuje na podstawie rachunku wystawionego przez hotel. Jednak należy pamiętać o obowiązujących limitach (jeśli pracownik uzasadni przekroczenie limitu, pracodawca może go uwzględnić). Gdy pracownik nie przedłoży rachunków hotelowych, wówczas przysługuje mu jedynie 25% limitu noclegu (innego w zależności od kraju).

Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Dojazd

Dojazd rozliczany jest podobnie, jak w przypadku podróży służbowych krajowych.

Ponadto pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Co więcej, pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje także ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży (nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż służbowym lub prywatnym samochodem, a także gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd).

Należności za inne wydatki

Sytuacja innych wydatków w zagranicznej podróży służbowej kształtuje się analogicznie do krajowej podróży służbowej.

• Ponadto możliwy jest zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg, ale tylko, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
• Możliwy jest zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem (choroby, której pracownik nabawił się podczas podróży służbowej) i z zakupionymi, niezbędnymi lekami (nie dotyczy chirurgi plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów).
• W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczki

Zaliczki wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży, ale za zgodą pracownika, jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej. Pracownik musi otrzymać taką zaliczkę, w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, jeszcze przed wyjazdem na delegację. Natomiast w sytuacji, gdy wydatki okażą się wyższe niż kwota zaliczki, pracodawca może przesłać pracownikowi kolejną zaliczkę.

Rozliczenie

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Rozliczenie następuje w złotych, wydatki podane w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia (dzień rozliczenia to dzień faktycznego, fizycznego rozliczenia z pracownikiem, który stanowi także datę ujęcia kosztu). Jeśli wystąpią różnice kursowe (między dniem zapłaty a dniem rozliczania kosztów), wówczas koszty powiększa się lub obniża o tę różnicę. Stosowana przez pracodawcę metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji zawierającej przyjęte w firmie zasady rachunkowości.

• Zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika, po kursie jaki obowiązywał w dniu jej wydania.
• Należy pamiętać, iż podróż służbowa zagraniczna zaczyna się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast jej odcinek w kraju jest traktowany jako podróż służbowa krajowa.

Kwestia podatkowa

• W przypadku podróży służbowych zagranicznych nie przysługuje prawo do odliczania podatku VAT, gdyż poniesione wydatki zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT-em. Odliczenie podatku od towarów i usług może nastąpić jedynie w przypadku paliw będących środkami trwałymi w firmie.
• Zwroty pracownikowi kosztów noclegu za granicą ponad ustalony limit stanowią świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzać składek ZUS ani naliczać podatku, ale tylko wtedy, gdy są one potwierdzone dokumentem – rachunkiem lub fakturą oraz pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów wyższych niż ustalony limit. Ponadto, opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega także kwota nadwyżki zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego ponad limit ryczałtu noclegowego.

• Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki, wówczas zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, ale tylko do wysokości ryczałtu na dojazdy.

Podróże służbowe a umowy cywilnoprawne

Definicja podróży służbowej zleceniobiorcy

Podróżą służbową dla zleceniobiorcy jest wyjazd, uzasadniony koniecznością przeprowadzenia czynności będącej przedmiotem zlecenia, poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy lub inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron.

Należności

Z powyższej definicji wynika, iż podróże służbowe mogą odbywać również osoby, które obejmują umowy cywilnoprawne. Jednak w świetle Kodeksu pracy nie są one pracownikami, zatem w stosunku do nich nie mają wprost zastosowania np. regulacje dotyczące czasu pracy, czy też przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza jego granicami. Dlatego też odpowiednią adnotację o takich podróżach trzeba zawrzeć w umowie (uregulować w niej sprawę należności podróży służbowych), w której strony mogą dowolnie kształtować swoje prawa i obowiązki, ale pod warunkiem, że treść umowy lub jej cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku prawnego, jaki powstanie na podstawie tej umowy oraz przepisom prawa lub zasadom współżycia społecznego.

Rozliczenie

Rozliczanie kosztów podróży służbowych w ramach umów cywilnoprawnych przeprowadza się na podobnych zasadach, które stosuje się wobec pracowników etatowych.

Kwestia podatkowa

• Mimo, że zleceniodawcy i zleceniobiorcy nie łączy umowa o pracę (a umowa zlecenia lub o dzieło), to zleceniodawca może wliczyć w koszty podatkowe podróż krajową lub zagraniczną odbywaną przez zleceniobiorcę na wyraźne zlecenie zleceniodawcy i ściśle związaną z interesami zleceniodawcy oraz ze zleconym zadaniem.
• Dla zleceniobiorcy zwrot kosztów podróży służbowej jest przychodem podatkowych będącym częścią wynagrodzenia zgodnego z zawartą umową.
• Podobnie, jak w przypadku pracowników etatowych, także w przypadku zleceniobiorców udających się w podróż służbową na polecenie zleceniodawcy, zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Z tym, że tutaj zwolnienie podatkowe stosuje się tylko wtedy, gdy otrzymane świadczenia nie zostały przez zleceniobiorcę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu i zostały poniesione przez zleceniodawcę, by osiągnąć przychód lub by zrealizować zadania organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw lub zostały poniesione przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, czy też przez organy władzy i administracji państwowej czy samorządowej oraz jednostki im podległe czy przez nie nadzorowane.

Paleta uwarunkowań związanych z podróżami służbowymi jest dość rozległa. Jednak zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika jest ich przyswojenie. Pracownik powinien zdawać sobie sprawę z tego, do jakich należności ma prawo i jakie zobowiązania powstają w związku z nimi. Z kolei pracodawca nie może ujmować pracownikowi tych przywilejów. Co więcej, pracownik musi pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wszystkich poniesionych wydatków. Wyjątek stanowią tu należności wypłacane w postaci ryczałtu, wydatki w tej sytuacji nie wymagają udokumentowania, a także podróż służbowa odbywana prywatnym samochodem przez pracownika etatowego (inaczej jest w przypadku zleceniobiorców), ponieważ wówczas pracownik nie ma obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesione koszty podróży, takie jak np. wydatki na paliwo, opłaty za przejazd płatną autostradą, wystarczy wówczas prowadzenie przez niego ewidencji przebiegu pojazdu.

Ponadto warto wiedzieć, że prowadząc działalność gospodarczą, czy zawierając umowy cywilnoprawne, zachowuje się prawo do należności związanych z podróżami służbowymi. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą niemal analogicznie, jak w przypadku pracowników etatowych, mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową w koszty podatkowe, pod warunkiem oczywiście ich należytego udokumentowania.