Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa - małe kompendium wiedzy

Podróż służbowa i związane z nią rozliczenia oraz kwestie podatkowo-składkowe nastręczają zarówno pracodawcom, ale także i samym pracownikom wielu problemów. Zamieszanie wokół delegacji powstaje najczęściej z dość trywialnej przyczyny – zwykłej ludzkiej niewiedzy.

Pracownicy nie mają pojęcia, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji i tym samym przekraczają obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków.

Natomiast pracodawcy mają tendencję do mylenia pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż oddelegowanie ma zupełnie inne skutki prawne lub też zwyczajnie nie wiedzą, jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim wątpliwościom jakie niesie ze sobą podróż służbowa, poniżej przedstawiamy małe kompendium wiedzy na ten temat.

Podróż służbowa - definicja 

Podstawę rozliczenia podróży służbowej stanowi odróżnienie dwóch, na pierwszy rzut oka, zbliżonych pojęć:

  • oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia. W związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa dłużej niż podróż służbowa). Ponadto, wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest podróżą służbową. Co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową;
  • podróż służbowa – obecnie w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje ukonstytuowana definicja podróży służbowej. Tymczasem termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku. Według niego podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, POZA miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika (stałe miejsce pracy pracownika może obejmować czasem większy teren np. całe województwo, a nawet cały kraj, np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy).

W przypadku kierowców, za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd w celu wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.

Z kolei, jeśli chodzi o osoby prowadzące działalność gospodarczą – dla nich podróżą służbową jest wyjazd, związany z przedmiotem działalności gospodarczej poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, ale także szkolenia.

Formalna strona podróży służbowej

Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, z tym że nie jest ono wymagane; jednak w celu uniknięcia wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), który określa termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel, środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadanie tego wyjazdu, kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Ponadto pracodawca powinien poinformować pracownika, w jakim terminie ten musi dokonać rozliczenia zakończonej podróży służbowej.

Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, zostaną wobec niego wyciągnięte odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia.

Podróż służbowa - czas trwania i maksymalna liczba

Obecnie w przepisach nie ma regulacji ograniczającej liczbę odbywanych podróży służbowych, czy też czas ich trwania. Dlatego też teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegacje wiele razy w roku i odbywać je nawet przez kilka miesięcy. Jednak niektórzy eksperci prawa pracy uważają, że podróże służbowe powyżej 3 miesięcy powinny być już traktowane jako oddelegowanie.

Możesz ocenić ten artykuł