Poradnik Przedsiębiorcy

Czy jest możliwe zrzeczenie się diety za podróż służbową przez pracownika?

Podróże służbowe mogą być nieodłącznym elementem pracy w niektórych zawodach – dotyczy to m.in. przedstawicieli handlowych oraz szeroko rozumianych reprezentantów firm. W przypadku każdej podróży wiążącej się z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownikowi należy się odpowiednia dieta. Czy zrzeczenie się diety za podróż służbową jest możliwe?

Czym jest podróż służbowa?

O podróży służbowej mówimy wtedy, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą zakładu pracy lub innym stałym miejscem pracy. Jeśli w ramach wykonywanej umowy o pracę dana osoba jest zobowiązana do odbywania podróży i świadczenia swoich usług, nie możemy mówić o podróżach służbowych – w tym przypadku zatrudnionemu nie przysługują żadne dodatkowe świadczenia z tego tytułu.

Zgodnie z treścią art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tego wynika, że o podróży służbowej możemy mówić tylko wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie trzy przesłanki wyjazdu pracowniczego:

  1. jest on realizowany na wyraźne polecenie pracodawcy;
  2. wyjazd odbywa się w celu wykonania określonego zadania przez przełożonego (realizowane są wyznaczone obowiązki pracownicze);
  3. wyjazd odbywa się poza siedzibą zakładu pracy lub miejsca, w którym pracownik zwyczajowo świadczy swoje codzienne obowiązki względem pracodawcy (wyjazd następuje poza stałe miejsce pracy).

Dieta za podróż służbową

Pracownik, który zobowiązany jest do odbycia podróży służbowej, ma prawo domagać się zwrotu odpowiednich kosztów takiego wyjazdu. Jest to podstawowe uprawnienie każdego zatrudnionego, które gwarantuje mu zwrot wszelkich wydatków związanych z podróżą pracowniczą i realizacją obowiązków poza stałym miejscem pracy.

Wyrok SA w Lublinie (sygn. akt III APa 12/19)
Art. 775 § 1 kp gwarantuje należności związane z podróżą służbową pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Oznacza to, że podróż odbywana przez pracownika nie jest realizacją zadania służbowego. Pracownik bowiem jedynie przemieszcza się w tym celu aby wykonać zadanie, zlecone przez pracodawcę. W tej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym lub ryczałt za każdy nocleg, ale gdy nocą odbywa podróż to za czas przejazdu nie przysługuje mu zwrot kosztów noclegu ani ryczałt noclegowy.

W rzeczywistości warunki wypłaty diety za podróż służbową nie zostały określone w przepisach Kodeksu pracy, lecz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z regulacją zawartą w tym akcie prawnym z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta za podróż służbową jest niczym innym jak dofinansowaniem pracodawcy na pokrycie zwiększonych kosztów pracownika w zakresie wyżywienia w związku z odbywaną podróżą służbową. Innymi słowy, jest to ekwiwalent pieniężny za zakup jedzenia podczas wyjazdu pracowniczego. Od 1 marca 2013 roku wysokość diety za podróż służbową wynosi 30 zł za dobę wyjazdu. Pamiętajmy jednak, że taka dieta nie przysługuje, jeśli wyjazd trwał krócej, niż 8 godzin, natomiast jeśli jego czas wynosił od 8 do 12 godzin, pracownik ma prawo żądać diety w wysokości 15 zł.

Zrzeczenie się diety za podróż służbową

Część uprawnień pracowniczych przysługuje zatrudnionemu w sposób bezwzględny, tj. wyłączona zostaje możliwość zrzeczenia się danego prawa. Tak jest chociażby w przypadku urlopu wypoczynkowego, który musi być wykorzystany przez zatrudnionego w naturze (ekwiwalenty pieniężne za niewykorzystany urlop można stosować wyłącznie w wyjątkowych przypadkach).

Zgodnie z treścią art. 84 kp pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Powyższy zapis ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie wolno go naruszać ani pracownikowi, ani pracodawcy. Okazuje się jednak, że dieta za podróż służbową nie jest traktowana jako wynagrodzenie za pracę, a jedynie jako dodatek do pensji, który powstaje tylko podczas wyjazdu pracowniczego. W praktyce oznacza to, że pracownik może zrzec się takiego świadczenia i nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji.

Wyrok SN (sygn. akt III UK 54/11)
Czym innym jest wykonywanie pracy za wynagrodzeniem i czym innym podróż służbowa, gdyż diety i inne świadczenia przysługujące z tytułu tej podróży nie stanowią wynagrodzenia za pracę lecz inne świadczenia związane z pracę. Instytucja podróży służbowej nie może być więc dowolnie aplikowana, a tym bardziej instrumentalnie, dla ukrywania wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, czy dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych.
Umówione miejsce pracy w rozumieniu art. 29 § 1 pkt 2 kp nie różni się od stałego miejsca pracy z art. 775 § 1 kp. Innymi słowy jeżeli pracownik umówił się z pracodawcą na wykonywanie pracy w określonym miejscu to nie jest to niestałe (a contrario do stałego z art. 775 § 1 kp) miejsce pracy.
Wyrok SN (sygn. akt II PK 317/05)
Ochronie przewidzianej w Rozdziale II Działu Trzeciego Kodeksu pracy, oprócz wynagrodzenia za pracę w ścisłym znaczeniu, podlegają należności przysługujące pracownikowi na podstawie przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 kp i spełniające podobne funkcje, jak wynagrodzenie za pracę. Należność zagwarantowana w umowie o pracę, niemająca swojego odpowiednika w przepisach prawa pracy i niebędąca wynagrodzeniem za pracę ani niespełniająca podobnej funkcji, nie mieści się w tak rozumianym przedmiocie ochrony.

Jak zrzec się diety za podróż służbową?

Zrzeczenie się diety wyjazdowej zwalnia pracodawcę od obowiązku wypłaty takiego świadczenia na rzecz oznaczonego pracownika. Wymaga jednak dla swej ważności złożenia odpowiedniego oświadczenia woli. W rzeczywistości przepisy nie określają formy takiego zrzeczenia, więc dopuszczalne jest ustne przekazanie takiej informacji przełożonemu. Dla celów dowodowych warto jednak, aby oświadczenie woli pracownika przybrało postać pisemną – w razie ewentualnych sporów przełożony może wówczas bez problemu wykazać, że pracownik skutecznie zrzekł się przysługującej mu diety wyjazdowej.

Aby skutecznie zrzec się diety za podróż służbową, pracownik powinien złożyć swojemu przełożonemu oświadczenie na piśmie, w którym wyraźnie zaznaczy, że nie chce przysługującego mu z mocy prawa ekwiwalentu pieniężnego na zakup pożywienia podczas wyjazdu służbowego. Taką informację powinien przekazać zatrudniającemu jeszcze przed podróżą – warto w oświadczeniu umieścić jego dokładną datę. Oprócz podania danych pracownika i pracodawcy pismo takie powinno zawierać wskazanie wyjazdu, na który wysyłana jest dana osoba oraz jednoznaczne oświadczenie o rezygnacji z diety wyjazdowej. Na końcu oświadczenia pracownik zamieszcza oczywiście swój własnoręczny podpis. Może być ono złożone bezpośrednio na ręce pracodawcy lub wysłane do niego listem poleconym.

Czy możliwe jest cofnięcie zrzeczenia się diety za podróż służbową?

Przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy zrzeczenie się diety wyjazdowej może być cofnięte. Teoretycznie jest to możliwe, jednak wymaga złożenia kolejnego stosownego oświadczenia przez pracownika, tym razem z uzasadnieniem zmiany swojego stanowiska. Ponadto problemem może okazać się termin dokonania takiej zmiany – Kodeks pracy nie odnosi się do tego, w jakim czasie można cofnąć poczynione wcześniej zrzeczenie. Warto więc wcześniej przeanalizować wszystkie za i przeciw, aby w przyszłości nie doprowadzać do niepotrzebnych konfliktów z pracodawcą w zakresie diety za podróż służbową.

Zrzeczenie się diety za podróż służbowa pracownika - podsumowanie

Dieta za podróż służbową jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, które przysługuje w związku z wyjazdem pracowniczym, tj. w ramach wykonywanych obowiązków poza stałym miejscem świadczenia pracy. Wyjazdy poniżej 8 godzin nie uprawniają do żadnej diety, natomiast te od 8 do 12 godzin tylko do połowy jej wartości. Pracownik ma pełne prawo zrzec się przysługującej mu diety wyjazdowej, jednak powinien o tym uprzedzić swojego przełożonego przed planowaną podróżą. Oświadczenie na piśmie musi być złożone bezpośrednio do rąk samego pracodawcy lub przy pomocy listu poleconego.