Prowadzenie działalności często związane jest z odbywaniem przez przedsiębiorcę podróży służbowych. Ich powodem może być między innymi pozyskiwanie nowych klientów, w celu rozwoju działalności. Zdarza się, że przedsiębiorcy nie mają pewności, w jaki sposób udokumentować oraz rozliczyć dane zdarzenie. Sprawę może rozjaśnić analiza przepisów rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Stosować należy je również w odniesieniu do podróży służbowych samych przedsiębiorców. Odpowiadamy, jak ustalić wysokość diety w podróży służbowej przedsiębiorcy!
Podróż służbowa przedsiębiorcy a koszty uzyskania przychodu
Według art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”. Mowa tu oczywiście o wspomnianym wcześniej rozporządzeniu, co oznacza, że przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodów diety w wartości nie wyższej niż te określone na podstawie danego rozporządzenia.
Tak ustaloną dietę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę podczas pobytu w delegacji, takie jak usługi noclegowe, opłaty za przejazd autostradą, wydatki na paliwo czy bilety kolejowe lub lotnicze, przedsiębiorca będzie mógł bezpośrednio ująć w kosztach na podstawie odpowiednich dokumentów, np. na podstawie faktury, rachunku czy biletu, w zależności od usługi. Należy jednak zwrócić uwagę, czy do usługi noclegowej były doliczone posiłki, tj. jakie wyżywienie miał zapewnione przedsiębiorca podczas podróży służbowej. Fakt ten może znacznie wpłynąć na sposób ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów.
Wysokość diety w podróży służbowej przedsiębiorcy - krajowa podróż służbowa
Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia „dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży”.
Wysokość diety przysługującej przedsiębiorcy oblicza się zgodnie z § 7 ust. 2 danego rozporządzenia, za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli zapewnione jest wyżywienie bądź wyżywienie to zawarte jest w usłudze hotelowej, kwotę diety pomniejsza się, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio (§ 7 ust. 4 i 5 rozporządzenia):
- śniadanie – 25% diety,
- obiad – 50% diety,
- kolacja – 25% diety.
Powyższą zasadę zastosować należy w przypadku obliczania diet pracowniczych oraz diet przedsiębiorcy.
Zagraniczna podróż służbowa
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia „dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki”. Dieta ta przysługuje zarówno pracownikowi, jak i przedsiębiorcy, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Jeżeli podróż zagraniczna odbywana jest do dwóch lub więcej państw, można ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
W myśl § 13 ust. 3 danego rozporządzenia należności z tytułu diet oblicza się w sposób następujący:
1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określona jest w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 rozporządzenia). Przykładowe diety za dobę podróży służbowej zagranicznej przedstawiono w tabeli poniżej.
| KRAJ | WYSOKOŚĆ DIETY |
| Belgia | 55 EUR |
| Czechy | 41 EUR |
| Hiszpania | 50 EUR |
| Niemcy | 49 EUR |
Podobnie jak w przypadku krajowej podróży służbowej, tak i przy podróży zagranicznej wysokość diet obniża się w przypadku, gdy było zapewnione wyżywienie. Zatem przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety,
kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Tak więc, zgodnie z § 14 rozporządzenia, jeżeli całodzienne wyżywienie było zapewnione, pracownikowi bądź jakie zapewnił sobie przedsiębiorca przysługuje 25% diety.
Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia „rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia”. Jest to dość niedokładne stwierdzenie, gdyż ustawodawca nie sprecyzował, o jaki kurs chodzi (zakładamy, że NBP). Z uwagi na fakt, iż zabieg przeliczenia diety podróży zagranicznej nie jest do końca sprecyzowany, zaleca się przeliczenie jej według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej.
Podobnie jak w przypadku krajowej podróży służbowej, wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów poprzez faktury/rachunki lub inne dowody potwierdzające nabycie usług gastronomicznych czy innych produktów żywnościowych. Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie wyliczonej diety.
