Prowadzenie działalności często związane jest z odbywaniem przez przedsiębiorcę podróży służbowych. Ich powodem może być między innymi pozyskiwanie nowych klientów, w celu rozwoju działalności. Zdarza się, że przedsiębiorcy nie mają pewności, w jaki sposób udokumentować oraz rozliczyć dane zdarzenie. Sprawę może rozjaśnić analiza przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Stosować należy je również w odniesieniu do podróży służbowych samych przedsiębiorców. Odpowiadamy, jak ustalić wysokość diety w podróży służbowej przedsiębiorcy!
Podróż służbowa przedsiębiorcy a koszty uzyskania przychodu
Według art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”. Mowa tu oczywiście o wspomnianym wcześniej rozporządzeniu, co oznacza, że przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodów diety w wartości nie wyższej niż te określone na podstawie danego rozporządzenia.
Tak ustaloną dietę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę podczas pobytu w delegacji, takie jak usługi noclegowe, opłaty za przejazd autostradą, wydatki na paliwo czy bilety kolejowe lub lotnicze, będzie on mógł bezpośrednio „wrzucić” w koszty na podstawie odpowiednich dokumentów, np. na podstawie faktury, rachunku czy biletu, w zależności od usługi. Należy jednak zwrócić uwagę, czy do usługi noclegowej były doliczone posiłki, tj. jakie wyżywienie miał zapewnione przedsiębiorca podczas podróży służbowej. Fakt ten może znacznie wpłynąć na sposób ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Więcej na ten temat w poniższym artykule.
Wysokość diety w podróży służbowej przedsiębiorcy - krajowa podróż służbowa
Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia „dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 38 zł za dobę podróży”.
Wysokość diety przysługującej przedsiębiorcy oblicza się zgodnie z § 7 ust. 2 danego rozporządzenia, za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli zapewnione jest wyżywienie bądź wyżywienie to zawarte jest w usłudze hotelowej, kwotę diety pomniejsza się, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio (§ 7 ust. 4 i 5 rozporządzenia):
- śniadanie – 25% diety,
- obiad – 50% diety,
- kolacja – 25% diety.
Powyższą zasadę zastosować należy w przypadku obliczania diet pracowniczych. Rozróżnienie tych dwóch przypadków zaprezentowano na poniższym przykładzie.
Przykład 1.
Pan Jan wyjechał w podróż służbową w dniach 7–11 października Wyjechał 7 października o godzinie 8:00, wrócił 11 października o godzinie 18:00. Pan Jan ma śniadanie zawarte w cenie noclegu, wyodrębnione na fakturze. Rozważymy dwa przypadki, pierwszy – pan Jan odbywa podróż służbową w charakterze przedsiębiorcy, drugi – pracownika.
Przypadek 1 – podróż służbowa trwała 4 dni i 10 godzin, za które przysługuje panu Janowi (przedsiębiorcy) dieta w wysokości 150,00 zł. Tę kwotę może on bezpośrednio „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu 11 października. Pan Jan może również zawrzeć w kosztach fakturę za usługi noclegowe w kwocie brutto, gdyż zgodnie z art. 88 ust.1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (dalej ustawa o VAT) podatek VAT od usług noclegowych nie podlega odliczeniu, stanowiąc tym samym koszt przedsiębiorcy. Pan Jan nie ujmuje w kosztach wydatków na „śniadanie hotelowe”.
Przypadek 2 – podróż służbowa trwała 4 dni i 10 godzin, za które przysługuje panu Janowi (pracownikowi) dieta w wysokości 112,50 zł (pełna kwota diety została pomniejszona o 25% z uwagi na zapewnione śniadanie w trakcie podróży służbowej). Tę kwotę pracodawca pana Jana może bezpośrednio „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu 11 października. Pracodawca pana Jana może zawrzeć w kosztach fakturę za usługi noclegowe oraz gastronomiczne (śniadanie) w kwocie brutto, gdyż do usług gastronomicznych ma zastosowanie ten sam przepis ustawy o VAT, o którym była mowa w przypadku 1 w odniesieniu do usług noclegowych. Z kolei wydatki na wyżywienie pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodów przedsiębiorcy-pracodawcy.
Zagraniczna podróż służbowa
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia „dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki”. Dieta ta przysługuje zarówno pracownikowi, jak i przedsiębiorcy, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Jeżeli podróż zagraniczna odbywana jest do dwóch lub więcej państw, można ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
W myśl § 13 ust. 3 danego rozporządzenia należności z tytułu diet oblicza się w sposób następujący:
1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określona jest w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 rozporządzenia). Przykładowe diety za dobę podróży służbowej zagranicznej przedstawiono w tabeli poniżej.
| KRAJ | WYSOKOŚĆ DIETY |
| Belgia | 48 EUR |
| Czechy | 41 EUR |
| Hiszpania | 50 EUR |
| Niderlandy | 50 EUR |
Podobnie jak w przypadku krajowej podróży służbowej, tak i przy podróży zagranicznej wysokość diet obniża się w przypadku, gdy było zapewnione wyżywienie. Zatem przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety,
kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Tak więc, zgodnie z § 14 rozporządzenia, jeżeli całodzienne wyżywienie było zapewnione, pracownikowi przysługuje 25% diety.
Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia „rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia”. Jest to dość niedokładne stwierdzenie, gdyż ustawodawca nie sprecyzował, o jaki kurs chodzi (zakładamy, że NBP). Z uwagi na fakt, iż zabieg przeliczenia diety podróży zagranicznej nie jest do końca sprecyzowany, zaleca się przeliczenie jej według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej.
Podobnie jak w przypadku krajowej podróży służbowej, wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów poprzez faktury/rachunki lub inne dowody potwierdzające nabycie usług gastronomicznych czy innych produktów żywnościowych. Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie wyliczonej diety.
Przykład 2.
Pan Jan do Hiszpanii udał się samolotem w podróż służbową. 28 października wyleciał z Warszawy o godzinie 9:20, wrócił do Polski 30 października, wylądował w Warszawie o godzinie 16:35 (oba loty odbyły się bez przesiadki). Zgodnie z § 12 pkt 2 „Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji: […] 2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju”.
Ponownie rozpatrzymy dwa przypadki: pierwszy – pan Jan jako przedsiębiorca wykupił hotel z wyżywieniem zawartym w cenie, drugi – pan Jan jako pracownik ma zapewnione wyżywienie w postaci obiadu w cenie noclegu.
Przypadek 1 – podróż służbowa trwała 2 dni 7 godzin i 15 minut. Dieta za dobę podróży zagranicznej do Hiszpanii wynosi 50 EUR, a panu Janowi za tę podróż przysługuje dieta w wysokości 116,67 EUR. Nie ujmuje on w KUP wydatków na obiad, bowiem wydatki te mają charakter osobisty przedsiębiorcy, a koszty żywienia rozliczył w KUP za pomocą diety.
Przypadek 2 – podróż służbowa trwała 2 dni 7 godzin i 15 minut. W tym przypadku pan Jan jako pracownik miał zapewnione obiady każdego dnia delegacji, dlatego należną dietę należy obniżyć o 30%:
Pierwsza doba: 50 EUR x 30% = 15 EUR,
Druga doba: 50 EUR x 30% = 15 EUR,
Trzecia rozpoczęta doba 50 EUR x 30% = 15 EUR.
Zatem dieta przy zapewnionych obiadach w przypadku pracownika wynosić będzie:
116,67 EUR - 45 EUR = 71,67 EUR.
