Poradnik Przedsiębiorcy

Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej oraz inne rozrachunki z pracownikami

Poza wynagrodzeniem za pracę należnym pracownikom zatrudnionym w firmie występują także inne, pozapłacowe świadczenia pracownicze. W niniejszym artykule omówimy jedno z nich, a mianowicie należności z tytułu odbytych podróży służbowych. Oraz podstawa jego rozliczenia - ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej! Zapraszamy do lektury!

Podróż służbowa – definicja

Podróż służbowa nazywana jest również delegacją. Zgodnie z art. 775 ust. 1 Kodeksu pracy pracownik przebywa w podróży służbowej, gdy wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Wykonywanie zadania służbowego nie jest równoznaczne ze świadczeniem pracy. Pracownik skierowany przez pracodawcę do odbycia podróży służbowej posiada stałe miejsce wykonywania pracy w danej miejscowości, natomiast w miejscu wykonywania zadania służbowego przebywa tymczasowo. W celu ustalenia, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zatem ustalić, czy pracownik wykonuje swoje obowiązki pracownicze poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Jeżeli dany pracownik świadczy pracę zgodnie z umową stale poza miejscem zamieszkania na wyznaczonym w zawartej umowie terenie lub w terminach i miejscowościach, o których zgodnie z umową decyduje samodzielnie, to takie czynności nie spełniają definicji podróży służbowej zawartej w Kodeksie pracy. Bardzo ważne jest zatem z punktu widzenia zakwalifikowania wyjazdów jako wyjazdów służbowych dokładne określenie przy sporządzaniu umowy o pracę miejsca wykonywania pracy.

Delegowanie pracownika w podróż służbową dokonywane jest na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i może zostać zlecone przez pracodawcę, osobę reprezentującą pracodawcę lub bezpośredniego przełożonego, o ile posiada on stosowne uprawnienia.

Polecenie wyjazdu powinno zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • cel podróży służbowej,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
  • nazwę miejscowości docelowej, 
  • czas trwania podróży służbowej,
  • środek lokomocji.

Szkolenia i konferencje – czy mogą zostać uznane za podróż służbową?

Różnego rodzaju szkolenia i konferencje, w których uczestniczy pracownik, pracodawca może traktować jak odbycie podróży służbowej, ale nie jest do tego zobligowany. W praktyce oznacza to, że pracodawca zgodnie z przepisami wewnętrznymi przedsiębiorstwa może rozliczyć z tego tytułu koszty takie jak dojazd, zakwaterowanie i wyżywienie pracownika, jednak jest to uzależnione od polityki firmy.

Zasady odbywania i rozliczania delegacji

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Kwestie warunków odbywania takich podróży zdefiniowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie to ma zastosowanie także do podróży służbowej pracownika zatrudnionego u innego pracodawcy niż wyżej wymieniony, o ile w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania) nie zdefiniowano odmiennych zasad odbywania i rozliczania delegacji. Trzeba jednak mieć na uwadze, że postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż ta zawarta w powołanym wyżej rozporządzeniu.

W rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej znaleźć możemy wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Diety, ryczałty, zwroty kosztów, czyli jakie kwoty powinien otrzymać delegowany?

Diety przysługują obligatoryjnie pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej. Ich wysokość uzależniona jest od długości takiej podróży służbowej i tego, czy odbywa on podróż krajową czy zagraniczną, a jeżeli jest to podróż zagraniczna, to także od kraju delegacji.

Stawki diet krajowych zostały szczegółowo opisane w artykule: Diety krajowe – ryczałty przysługujące z tytułu podróży krajowej – 2021

Pracownik odbywający podróż służbową ma także prawo do zwrotu kosztów z tytułu:

  • przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem;
  • noclegu lub ryczałtu za nocleg;
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
  • innych udokumentowanych wydatków.

Dokumentacja podróży służbowej

Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w terminie do 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Pracownik odbywający podróż służbową po powrocie powinien sporządzić zestawienie kosztów zawierające wysokość diet i ryczałtów oraz koszty przejazdów i innych udokumentowanych wydatków. Oddaje je pracodawcy wraz z dowodami źródłowymi dokumentującymi koszty związane z delegacją, czyli fakturami, rachunkami, biletami, potwierdzeniami uiszczenia opłat parkingowych, za przejazd autostradą oraz inne niezbędne wydatki bezpośrednio związane z daną podróżą służbową. Może się zdarzyć, że pracownik nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu w delegacji, w takiej sytuacji powinien wypełnić i dostarczyć pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zestawienie kosztów podróży zatwierdza pracodawca lub inna upoważniona przez niego osoba.

Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej

Podstawą rozliczenia kosztów związanych z podróżą służbową są dokumenty potwierdzające fakt poniesienia określonych wydatków przez pracownika. Ważne jest, aby zadbać o odpowiednie udokumentowanie kosztów podróży służbowej, co jest podstawą do dokonania odpowiednich zapisów księgowych, tj. uznania rozrachunków z pracownikami i obciążenia kosztów działalności.

Koszty podróży służbowej mogą być księgowane na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe” lub w planie kont może zostać utworzone odrębne konto przeznaczone delegacjom „Koszty podróży służbowych”. Kontem korespondującym może być konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przykład 1.

Pani Aneta zatrudniona na podstawie umowy o pracę w spółce Link sp. z o.o. będącej czynnym podatnikiem VAT otrzymała polecenie wyjazdu służbowego do innego miasta (delegacja krajowa) w celu negocjacji warunków z partnerem biznesowym. Delegacja trwała jedną dobę, a pani Aneta po 8 dniach od zakończenia podróży dostarczyła pracodawcy rachunek kosztów podróży wraz z fakturą za hotel (246 zł brutto) i za przejazd koleją w obie strony (108 zł brutto). Spółka Link sp. z o.o. nie określiła szczególnych zasad rozliczenia delegacji, a zatem wysokość diet i innych należności ustalana jest na podstawie rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Pani Aneta przed wyjazdem otrzymała zaliczkę w kwocie 300 zł, pozostała kwota została zwrócona pracownicy po przedstawieniu rachunku kosztów podróży. Księgujemy następujące operacje:

1. Wypłata z kasy zaliczki pracownicy skierowanej na delegację: 300 zł

300 zł Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

300 zł Ma konto 101 „Kasa”

2. Rozliczenie kosztów noclegu w hotelu: 246 zł

246 zł Wn konto 406 „Koszty podróży służbowych”

246 zł Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Uwaga: VAT za usługi hotelowe nie podlega odliczeniu.

3. Rozliczenie zakupu biletów kolejowych: 108 zł

100 zł Wn konto 406 „Koszty podróży służbowych”

8 zł Wn konto 223 „VAT naliczony”

108 zł Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

4. Rozliczenie diety

30 zł Wn konto 406 „Koszty podróży służbowych”

30 zł Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Uwaga: Do rozliczenia podróży służbowej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności z tytułu podróży służbowej przyjęto dietę w wysokości 30 zł (jedna doba).

5. Dopłata do zaliczki 384 zł - 300 zł = 84 zł

84 zł Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

84 zł Ma konto 101 „Kasa”

Z podatkowego punktu widzenia w razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi wykazać bezpośredni lub pośredni wpływ delegacji na uzyskanie przychodu z działalności gospodarczej. Tylko wtedy wydatki związane z podróżą służbową mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Wydatki poniesione z tytułu delegacji pracowniczych stanowią koszty działalności operacyjnej jednostki.