Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód w abonamencie jako benefit pracowniczy

Pracodawcy mają różne możliwości zaproponowania pracownikom benefitów pozapłacowych, które zwiększają atrakcyjność ich firmy na rynku w kontekście budowania wizerunku. Nie każdy z nich jednak jest świadom jak np. samochód w abonamencie jako benefit może wpłynąć na ich odbiór na rynku w oczach wysoko wykwalifikowanych pracowników.

W obszar benefitów pozapłacowych wchodzą wszelkie dodatki od pracodawcy poza wynagrodzeniem, premią i innymi dodatkami do wynagrodzenia wskazanymi w Kodeksie pracy. Najpopularniejszymi benefitami pozapłacowymi są pakiety medyczne dla pracowników i ich rodzin, możliwość pracy w różnych godzinach, pracy z domu czy korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych. Zatem samochód w abonamencie jako benefit dla pracownika stanowi nie tylko ciekawy sposób pozyskania, lecz także zatrzymania wysoko wyspecjalizowanych specjalistów.

Samochód w abonamencie jako benefit?

Dla wielu pracowników korzystanie z auta w pracy, a w szczególności w celach prywatnych, jest atrakcyjnym dodatkiem pozapłacowym oferowanym przez pracodawcę. Udostępnienie auta pracownikowi najczęściej odbywa się na zasadzie leasingu, bez ponoszenia znacznych kosztów oraz ryzyka przez przedsiębiorcę. Pracownik podpisuje umowę na korzystanie z auta do celów prywatnych i zobowiązuje się do regularnego płacenia abonamentu za jego użytkowanie. Pracodawca dokonuje wyboru firmy zarządzającej flotą, jednak koszty za użytkowanie auta ponosi pracownik.

Firma, która szczególnie chce wynagrodzić managerów i pracowników wysokiego szczebla, może finansować część abonamentu pracowników, obniżając w ten sposób ponoszone przez nich koszty. Warto dodać, że oferowany przez pracodawcę samochód w abonamencie jako benefit, znacznie poprawia w oczach kadry pracowniczej konkurencyjność firmy na rynku pracy.

Przykład 1. 

Pan Marek był wysoko wykwalifikowanym specjalistą w branży spożywczej i dotychczas korzystał w swojej firmie z auta służbowego. Jednak zgodnie z polityką flotową firmy nie mógł wykorzystywać firmowego auta na wyjazdach wakacyjnych poza granicami Polski. Konkurencyjna firma zaproponowała mu stanowisko pracy, na którym oprócz różnego rodzaju dodatków, podobnego wynagrodzenia, mógł również wziąć samochód w abonamencie jako benefit na bardzo korzystnych warunkach finansowych. Ponadto firma ta miała renomę na rynku, ponieważ inwestowała w rozwój i potrzeby pracowników oraz oferowała niestandardową ofertę benefitów pozapłacowych. Pan Marek przyjął nową ofertę pracy z uwagi na renomę firmy, pakiet ubezpieczenia rodzinnego i możliwość wyboru samochodu w atrakcyjnym abonamencie wraz z serwisowaniem, który będzie mógł wykorzystywać wyłącznie do celów prywatnych. 

Czym jest leasing?

W polskim prawie istnieją różne formy leasingu. W Kodeksie cywilnym w Księdze Trzeciej Zobowiązania Tytuł XVIII1 ustawodawca zawarł przepisy dotyczące leasingu operacyjnego i leasingu finansowego

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 7091 Kodeksu cywilnego przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego. Strony umowy leasingu to finansujący (np. przedsiębiorca) i korzystający (np. pracownik).

Umowa leasingu powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 7092 kc). Finansujący powinien wydać korzystającemu rzecz w takim stanie, w jakim znajdowała się ona w chwili wydania finansującemu przez zbywcę. Finansujący nie odpowiada wobec korzystającego za przydatność rzeczy do umówionego użytku. Obowiązany jest wydać korzystającemu razem z rzeczą odpis umowy ze zbywcą lub odpisy innych posiadanych dokumentów dotyczących tej umowy, w szczególności odpis dokumentu gwarancyjnego co do jakości rzeczy, otrzymanego od zbywcy lub producenta (art. 7094 kc).

Natomiast przy leasingu finansowym finansujący zobowiązuje się, bez dodatkowego świadczenia, przenieść na korzystającego własność rzeczy po upływie oznaczonego w umowie czasu trwania leasingu, korzystający może żądać przeniesienia własności rzeczy w terminie miesiąca od upływu tego czasu, chyba że strony uzgodniły inny termin (art. 70916 kc).

Warto przytoczyć definicję leasingu z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r.,  zgodnie z którą przez umowę leasingu rozumie się umowę nazwaną w Kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej finansującym, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej korzystającym, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty (art. 23a pkt 1 updof).

Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.: „Jeżeli jednostka przyjęła do użytkowania obce środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej finansującym, oddaje drugiej stronie, zwanej korzystającym, środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków (...)”.

Leasing operacyjny może generować dla przedsiębiorcy większe koszty z uwagi na przepisy podatkowe i księgowe. Przedsiębiorca musi wykazać w księgach samochód (przedmiot umowy) oraz ponosi odpowiedzialność za jego amortyzację. Podatek VAT doliczany jest do każdej raty leasingowej. Przy leasingu finansowym to korzystający wykazuje w księgach auto jako środek trwały. Natomiast podatek VAT powinien być zapłacony odgórnie wraz z pierwszą ratą leasingową.

Samochód w abonamencie a auto służbowe - podstawowe różnice

Warto podkreślić, że oferowany pracownikom samochód w abonamencie jako benefit jest używany wyłącznie do celów prywatnych pracownika. W ten sposób pracodawca daje mu możliwość korzystania z auta w formie benefitu pozapłacowego. Stroną umowy jest pracownik, który może wybrać samochód  z różnych przedziałów cenowych i zobowiązuje się, że będzie płacić abonament w czasie trwania umowy, najczęściej od 6 do 90 miesięcy. Pracownik, opłacając comiesięczną kwotę za „wynajem” auta, nie ponosi już kosztów eksploatacji, serwisowania, ubezpieczenia, wymiany opon itp. – poza tankowaniem samochodu. Zatem z autem w abonamencie połączone są różne pakiety ubezpieczenia i serwisowania samochodu. Pracodawca, korzystając z usług firmy proponującej powyższe rozwiązanie, może zoptymalizować koszty i jednocześnie ograniczyć ponoszone ryzyko. Ponadto auto w abonamencie stanowi nowoczesne narzędzie pozapłacowe, które pozwala wynagrodzić wysoko wyspecjalizowanych pracowników i zjednoczyć ich z firmą.

Warto wspomnieć, że pracodawca, który oferuje swoim pracownikom samochód w abonamencie jako benefit, nie ponosi kosztów podatkowych za świadczenia nieodpłatne, które są pobierane za korzystanie przez pracowników z aut służbowych do celów prywatnych.

Przy korzystaniu przez pracowników z auta służbowego do celów prywatnych, strony zobowiązane są do ponoszenia różnych świadczeń podatkowych i finansowych określonych w przepisach prawnych. Ponadto pracodawcy są zobowiązani do stworzenia wewnętrznych przepisów, w szczególności polityki floty, regulaminów i zasad korzystania przez pracowników z aut służbowych do celów prywatnych. Naruszenie przez pracownika powyższych zasad czy zapisów z umowy dotyczącej korzystania z auta służbowego będzie podstawą do pociągnięcia go do odpowiedzialności za powstałe szkody.

Samochód w abonamencie jako benefit pozapłacowy od pracodawcy, za który pracownik płaci abonament, może być przez niego wykorzystywane wyłącznie do celów prywatnych.

Konkludując, należy wskazać, że benefity pozapłacowe są ważnym narzędziem motywującym pracowników do pracy. Pracodawcy, którzy proponują swoim specjalistom samochód w abonamencie jako benefit, pozytywnie budują wizerunek swojej firmy na rynku, motywują pracowników do rozwoju osobistego, podnoszą wartość ich oceny odnośnie do wykonywanej przez nich pracy i budują lojalność pracowników wobec firmy.

Samochód w abonamencie jako benefit dla pracownika jest korzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, z uwagi na mniejsze ryzyko finansowe i mniejszą odpowiedzialność. Pracodawcy mogą wynegocjować z firmami oferującymi auta dla pracowników korzystniejsze warunki z uwagi na większą liczbę floty samochodowej. Wówczas pracownicy mogą użytkować auta do celów prywatnych, ale ponosząc niższe koszty w abonamencie.