Jak rozliczyć nadgodziny dobowe w systemie podstawowym i równoważnym?

Pracodawca ma do dyspozycji kilka systemów czasu pracy, w jakich może zatrudnić pracowników i w każdym z nich dopuszczalne jest zatrudnienie na zmiany. Jego obowiązkiem jest poinformowanie pracowników, w jakim systemie czasu pracy są zatrudnieni, przy czym w jednym zakładzie pracy możliwe jest stosowanie różnych systemów. Jak zatem rozliczyć nadgodziny dobowe w zależności od tego, czy pracownik zatrudniony jest w systemie podstawowym, czy równoważnym? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Nadgodziny – jakie dodatki przysługują do wynagrodzenia?

Jak już zostało wspomniane, w jednym zakładzie pracy możliwe jest stosowanie różnych systemów czasu pracy. Przykładowo pracownicy administracyjni wykonujący pracę biurową mogą być zatrudnieni w systemie podstawowym obejmującym pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, a pracownicy produkcji w systemie równoważnym przewidującym pracę we wszystkie dni tygodnia z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin z zastrzeżeniem, że dłuższa praca w poszczególne dni musi być zrekompensowana krótszą pracą w innych dniach lub udzieleniem dnia wolnego. Wybór systemu czasu pracy ma istotne konsekwencje, gdyż może w znaczny sposób ułatwić planowanie i rozliczanie czasu pracy, a także wpłynąć na wymiar ekonomiczny –  ma bowiem wpływ na powstawanie nadgodzin, które niezrekompensowane czasem wolnym powodują obowiązek wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem, który wynosi:

• 100% wynagrodzenia za pracę w:

• nocy,

• niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

• dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

• 50% wynagrodzenia za pracę w każdym innym dniu.

Zgodnie z powyższą definicją zawartą w art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy (kp) za nadgodziny dobowe, a więc za pracę powyżej dobowego wymiaru czasu pracy, pracownikowi będą przysługiwały nadgodziny, za które oprócz normalnego wynagrodzenia pracodawca powinien wypłacić dodatek w wysokości 50%. W przypadku osób zatrudnionych w podstawowym czasie pracy nadgodziny dobowe powstaną w przypadku pracy ponad 8 godzin dziennie, a w przypadku równoważnego systemu w momencie pracy ponad zaplanowany w harmonogramie czas pracy. Jednak gdy pracownik ma zaplanowane tylko 6 godzin lub mniej, to gdy na polecenie pracodawcy zostanie w pracy 2 godziny dłużej, nadgodziny dobowe nie będą mu się należały.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z art. 151 § 1 kp praca w godzinach nadliczbowych to „praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy”. 

Z kolei normę czasu pracy definiuje art. 129 § 1 kp, który mówi, że jest to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu, z tym że w niektórych systemach czasu pracy norma może zostać przedłużona do 12 godzin, jak np. w systemie równoważnym. Oznacza to, że pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy pracujący na polecenie pracodawcy w godzinach od 8 do 18 będzie miał 2 nadgodziny, a pracownik zatrudniony w systemie równoważnym, któremu pracodawca zaplanował w grafiku na ten dzień pracę od 8 do 18, takich nadgodzin mieć nie będzie.

Pracą w godzinach nadliczbowych będzie także praca w dni, które są dla pracownika dniami wolnymi, np. wynikającymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W przypadku osób zatrudnionych w systemie podstawowym, świadczących pracę od poniedziałku do piątku pracą nadliczbową będzie praca w sobotę lub w niedzielę. W przypadku osób zatrudnionych np. w systemie równoważnym, u których w zakładzie dopuszczalna jest praca przez 7 dni w tygodniu, pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca w dzień, który został ustalony jako dzień wolny.

Godziny nadliczbowe dobowe – czym jest doba pracownicza?

Zasadniczą kwestią w przypadku nadgodzin dobowych jest pojęcie doby pracowniczej.

Przykład 1.

W sytuacji, gdy pracownik jest objęty ruchomym czasem pracy, zgodnie ze stanowiskiem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2013 roku w sprawie nadgodzin w ruchomym czasie pracy, nadgodziny dobowe w przypadku rozpoczęcia pracy w tej samej dobie nie wystąpią. Przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ kp, nie modyfikując definicji doby pracowniczej ani definicji pracy nadliczbowej, stanowią jedynie, że w rozkładach czasu pracy, o którym mowa w tym przepisie, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Gdy pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o ruchomy czas pracy, a pracodawca wyrazi zgodę, to pracownik będzie mógł rozpoczynać pracę w przedziale czasu od 7 do 9. W takim przypadku przyjście do pracy w jednym dniu na 9, a w drugim na 7 nie będzie stanowiło dla niego pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej.

Należy również wspomnieć o sytuacji, kiedy nadgodziny dobowe nie wystąpią – będzie tak w przypadku odrabiania wyjść prywatnych. Jeżeli pracownik w jakiś dzień poprosi o wcześniejsze wyjście, to jeśli kolejnego dnia zostanie ponad dobowy wymiar czasu pracy, a więc np. od 7 do 19, podczas gdy powinien pracować od 7 do 15, to praca od 15 do 19 nie stanowi dla niego godzin nadliczbowych, gdyż odrabia on wyjście prywatne. Takie wyjaśnienia znajdziemy w opinii Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 28 sierpnia 2013 roku w sprawie odpracowywania wyjść prywatnych. Jednak czas poświęcony na odpracowanie wyjścia prywatnego nie może powodować, że pracownik nie wykorzysta nieprzerwanego odpoczynku dobowego w wymiarze 11 godzin i 35-godzinnego odpoczynku dobowego. 

Wniosek o udzielenie czasu wolnego powinien zostać złożony na piśmie. Czasami praktykowana jest także zbiorcza lista, na którą wpisuje się kilku lub kilkunastu pracowników z oznaczeniem daty i godziny wyjścia prywatnego oraz powrotu do pracy.

Kiedy należy rozliczyć nadgodziny dobowe?

Nadgodziny dobowe powinny być rozliczone w miesiącu, w którym wystąpiły. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik chciałby za nie otrzymać czas wolny, to wniosek powinien złożyć pracodawcy jeszcze przed terminem wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. Jeżeli pracownik nie otrzyma czasu wolnego za pracę z tytułu nadgodzin dobowych, to powinien otrzymać dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia. We wniosku o czas wolny pracownik powinien wskazać, w jakim terminie chciałby odebrać godziny lub dni wolne i za jaki dzień pracy w nadgodzinach. Jeżeli pracownik nie wie, kiedy chciałby wykorzystać czas wolny, może napisać, że wykorzysta go w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Co ważne,  termin wykorzystania dnia wolnego musi wystąpić do końca okresu rozliczeniowego, chociaż w wyjątkowych sytuacjach na wniosek pracownika czas wolny może być udzielony w następnym okresie rozliczeniowym.