Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć nadgodziny dobowe w systemie podstawowym i równoważnym?

Pracodawca ma do dyspozycji kilka systemów czasu pracy, w jakich może zatrudnić pracowników i w każdym z nich dopuszczalne jest zatrudnienie na zmiany. Jego obowiązkiem jest poinformowanie pracowników, w jakim systemie czasu pracy są zatrudnieni, przy czym w jednym zakładzie pracy możliwe jest stosowanie różnych systemów. Jak zatem rozliczyć nadgodziny dobowe w zależności od tego, czy pracownik zatrudniony jest w systemie podstawowym, czy równoważnym? Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Nadgodziny – jakie dodatki przysługują do wynagrodzenia?

Jak już zostało wspomniane, w jednym zakładzie pracy możliwe jest stosowanie różnych systemów czasu pracy. Przykładowo pracownicy administracyjni wykonujący pracę biurową mogą być zatrudnieni w systemie podstawowym obejmującym pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, a pracownicy produkcji w systemie równoważnym przewidującym pracę we wszystkie dni tygodnia z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin z zastrzeżeniem, że dłuższa praca w poszczególne dni musi być zrekompensowana krótszą pracą w innych dniach lub udzieleniem dnia wolnego. Wybór systemu czasu pracy ma istotne konsekwencje, gdyż może w znaczny sposób ułatwić planowanie i rozliczanie czasu pracy, a także wpłynąć na wymiar ekonomiczny –  ma bowiem wpływ na powstawanie nadgodzin, które niezrekompensowane czasem wolnym powodują obowiązek wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem, który wynosi:

  • 100% wynagrodzenia za pracę w:

    • nocy,

    • niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

    • dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

  • 50% wynagrodzenia za pracę w każdym innym dniu.

Zgodnie z powyższą definicją zawartą w art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy (kp) za nadgodziny dobowe, a więc za pracę powyżej dobowego wymiaru czasu pracy, pracownikowi będą przysługiwały nadgodziny, za które oprócz normalnego wynagrodzenia pracodawca powinien wypłacić dodatek w wysokości 50%. W przypadku osób zatrudnionych w podstawowym czasie pracy nadgodziny dobowe powstaną w przypadku pracy ponad 8 godzin dziennie, a w przypadku równoważnego systemu w momencie pracy ponad zaplanowany w harmonogramie czas pracy. Jednak gdy pracownik ma zaplanowane tylko 6 godzin lub mniej, to gdy na polecenie pracodawcy zostanie w pracy 2 godziny dłużej, nadgodziny dobowe nie będą mu się należały.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z art. 151 § 1 kp praca w godzinach nadliczbowych to „praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy”. 

Z kolei normę czasu pracy definiuje art. 129 § 1 kp, który mówi, że jest to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu, z tym że w niektórych systemach czasu pracy norma może zostać przedłużona do 12 godzin, jak np. w systemie równoważnym. Oznacza to, że pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy pracujący na polecenie pracodawcy w godzinach od 8 do 18 będzie miał 2 nadgodziny, a pracownik zatrudniony w systemie równoważnym, któremu pracodawca zaplanował w grafiku na ten dzień pracę od 8 do 18, takich nadgodzin mieć nie będzie.

Pracą w godzinach nadliczbowych będzie także praca w dni, które są dla pracownika dniami wolnymi, np. wynikającymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W przypadku osób zatrudnionych w systemie podstawowym, świadczących pracę od poniedziałku do piątku pracą nadliczbową będzie praca w sobotę lub w niedzielę. W przypadku osób zatrudnionych np. w systemie równoważnym, u których w zakładzie dopuszczalna jest praca przez 7 dni w tygodniu, pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca w dzień, który został ustalony jako dzień wolny.

Godziny nadliczbowe dobowe – czym jest doba pracownicza?

Zasadniczą kwestią w przypadku nadgodzin dobowych jest pojęcie doby pracowniczej.

Dla rozliczeń czasu pracy przez dobę pracowniczą należy rozumieć kolejne 24 godziny od momentu, kiedy pracownik rozpoczął pracę. Inaczej mówiąc, jest to ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie.

Przykład 1.

 

Plan

Wykonanie

Liczba godzin w jednej dobie

Poniedziałek

7–15

7–15

8

Wtorek

7–15

7–17

10

dwie nadgodziny dobowe

Środa

7–15

7–15

8

Czwartek

7–15

7–15

8

Piątek

7–15

7–17

10


dwie nadgodziny dobowe

Sobota

wolne

wolne

 

Niedziela

wolne

wolne

 

W sytuacji, gdy pracownik jest objęty ruchomym czasem pracy, zgodnie ze stanowiskiem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2013 roku w sprawie nadgodzin w ruchomym czasie pracy, nadgodziny dobowe w przypadku rozpoczęcia pracy w tej samej dobie nie wystąpią. Przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ kp, nie modyfikując definicji doby pracowniczej ani definicji pracy nadliczbowej, stanowią jedynie, że w rozkładach czasu pracy, o którym mowa w tym przepisie, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Gdy pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o ruchomy czas pracy, a pracodawca wyrazi zgodę, to pracownik będzie mógł rozpoczynać pracę w przedziale czasu od 7 do 9. W takim przypadku przyjście do pracy w jednym dniu na 9, a w drugim na 7 nie będzie stanowiło dla niego pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej.

Ruchomy czas pracy może być wprowadzony nie tylko na wniosek pracownika, lecz także przez pracodawcę w uzgodnieniu z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi, o ile takie działają w zakładzie pracy.

Należy również wspomnieć o sytuacji, kiedy nadgodziny dobowe nie wystąpią – będzie tak w przypadku odrabiania wyjść prywatnych. Jeżeli pracownik w jakiś dzień poprosi o wcześniejsze wyjście, to jeśli kolejnego dnia zostanie ponad dobowy wymiar czasu pracy, a więc np. od 7 do 19, podczas gdy powinien pracować od 7 do 15, to praca od 15 do 19 nie stanowi dla niego godzin nadliczbowych, gdyż odrabia on wyjście prywatne. Takie wyjaśnienia znajdziemy w opinii Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 28 sierpnia 2013 roku w sprawie odpracowywania wyjść prywatnych. Jednak czas poświęcony na odpracowanie wyjścia prywatnego nie może powodować, że pracownik nie wykorzysta nieprzerwanego odpoczynku dobowego w wymiarze 11 godzin i 35-godzinnego odpoczynku dobowego. 

Wniosek o udzielenie czasu wolnego powinien zostać złożony na piśmie. Czasami praktykowana jest także zbiorcza lista, na którą wpisuje się kilku lub kilkunastu pracowników z oznaczeniem daty i godziny wyjścia prywatnego oraz powrotu do pracy.

W każdej dobie pracownik musi mieć zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek, natomiast w tygodniu nieprzerwany odpoczynek musi wynosić 35 godzin.

Kiedy należy rozliczyć nadgodziny dobowe?

Nadgodziny dobowe powinny być rozliczone w miesiącu, w którym wystąpiły. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik chciałby za nie otrzymać czas wolny, to wniosek powinien złożyć pracodawcy jeszcze przed terminem wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. Jeżeli pracownik nie otrzyma czasu wolnego za pracę z tytułu nadgodzin dobowych, to powinien otrzymać dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia. We wniosku o czas wolny pracownik powinien wskazać, w jakim terminie chciałby odebrać godziny lub dni wolne i za jaki dzień pracy w nadgodzinach. Jeżeli pracownik nie wie, kiedy chciałby wykorzystać czas wolny, może napisać, że wykorzysta go w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Co ważne,  termin wykorzystania dnia wolnego musi wystąpić do końca okresu rozliczeniowego, chociaż w wyjątkowych sytuacjach na wniosek pracownika czas wolny może być udzielony w następnym okresie rozliczeniowym.