Składki od przychodów pracowniczych bywają częstym przedmiotem interpretacji ZUS. Wymiar składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w przypadku pracowników uzależniony jest od osiąganego przez nich w ramach stosunku pracy przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwane dalej rozporządzeniem, wymienia obszerny katalog przychodów, które nie będą wliczane do podstawy wymiaru składek. Często zdarza się jednak tak, że pewne stany faktyczne wywołują wątpliwości co do kwalifikowania ich jako przychody i zachodzi potrzeba wystąpienia z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji. Nie każdy przychód pracowniczy będzie obciążony składkami, co potwierdzają interpretacje indywidualne wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek pracodawców.
Każdy przedsiębiorca ma uprawnienie, aby złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów przez ZUS. Może on dotyczyć m.in.: obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne lub podstawy, od której naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne. Wnioski rozpatrują Oddział ZUS w Gdańsku i Oddział ZUS w Lublinie.
Każdego roku ZUS wydaje kilkanaście interpretacji dotyczących składek od przychodów pracowniczych. Poniżej przedstawiamy przegląd najnowszych z interpretacji.
Oskładkowanie przychodów z tytułu ugody sądowej i pozasądowej
W ubiegłym roku ZUS udzielił interpretacji dotyczącej sytuacji, kiedy pracownik, któremu złożono oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, odwołał się do sądu pracy od tego oświadczenia, domagając się przywrócenia do pracy i zapłaty wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy. Sąd I instancji uwzględnił roszczenie pracownika, natomiast pracodawca odwołał się od wydanego wyroku. Chcąc zawrzeć ugodę sądową na etapie międzyinstancyjnym, powziął on wątpliwość, czy ustalona przez strony kwota odszkodowania stanowi podstawę wymiaru składek w świetle Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W ocenie pracodawcy, który wystąpił o wydanie mu indywidualnej interpretacji przepisów, odszkodowanie to nie stanowi podstawy wymiaru składki ubezpieczeniowej.
Podobne stanowisko zajął ZUS w interpretacji dotyczącej ugody pozasądowej. Stan faktyczny sprawy dotyczył pracownika, którego stosunek pracy ustał w wyniku porozumienia stron. Po czym pracownik złożył do sądu pracy pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy. Strony zostały skierowane do mediacji, gdzie doszło do zawarcia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem ugody pozasądowej, na mocy której pracodawca miał wypłacić pracownikowi określoną sumę pieniężną. W ocenie pracodawcy kwota wynikająca z ugody pozasądowej ma związek ze stosunkiem pracy, ale nie ma bezpośredniego związku z rozwiązaniem stosunku pracy, skoro ustał on przed zawarciem ugody, a wypowiedzenie umowy o pracę nie było kwestionowane przez pracownika. W konsekwencji zdaniem pracodawcy kwota, którą na mocy ugody zobowiązany jest wypłacić byłemu pracownikowi, nie ma bezpośredniego związku z ustaniem stosunku pracy. Dlatego też wypłacony na podstawie ugody pozasądowej przychód byłego pracownika nie będzie mieścił się w katalogu przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek w myśl przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji pracodawca powinien dokonać potrącenia składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Takie stanowisko ZUS Oddział w Gdańsku uznał za prawidłowe decyzją nr 351 z 6 sierpnia 2021 roku (sprawa numer DI/100000/43/503/2021).
składki od przychodów pracowniczych - pakiety medyczne
Aktualnie coraz więcej pracodawców oferuje swoim pracownikom pakiety medyczne. Kwestie te również były przedmiotem wniosków o wydanie interpretacji przez ZUS. Pracodawca, u którego nie obowiązuje Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, jak też, na którym nie ciąży obowiązek ustalania regulaminu wynagradzania, zwrócił się o wydanie interpretacji, czy pakiety medyczne współfinansowane przez pracowników, co zostało uregulowane w uchwale o przyznaniu pracownikom świadczeń pozapłacowych, w części finansowanej przez pracodawcę uwzględniane będą w podstawie wymiaru składek pracowników na ubezpieczenie społeczne. Zdaniem wnioskodawcy wartość usługi – pakietu medycznego – finansowana przez niego nie będzie wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Decyzją nr 56 z 13 lutego 2020 roku (sprawa numer: DI/100000/43/1152/2019) ZUS Oddział w Gdańsku stanowisko wnioskodawcy uznał za prawidłowe.
Czy należy oskładkować szczepionki dla pracowników?
W innej sprawie pracodawca zwrócił się o wydanie interpretacji dotyczącej tego, że zamierza sfinansować swoim pracownikom szczepienia przeciwko grypie sezonowej. W ocenie pracodawcy wartość szczepień nie stanowi podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne. Stanowisko pracodawcy zostało uznane za prawidłowe decyzją ZUS Oddział w Gdańsku nr 464 z 1 grudnia 2021 roku (sprawa numer: DI/100000/43/763/2021).
Odprowadzanie składek od nagród jubileuszowych
W przypadku rzeczowych nagród jubileuszowych ZUS Oddział w Gdańsku decyzją nr 387 z 22 września 2021 roku (sprawa numer: DI/100000/43/640/2021) uznał, że nagrody jubileuszowe zagwarantowane w regulaminie wynagradzania pracowników, przysługujące wszystkim pracownikom na równych zasadach nie częściej niż co 5 lat, będą podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Interpretacja ta zapadła w następującym stanie faktycznym. Wnioskodawca zamierza określić częstotliwość przyznawania odnośnych nagród jubileuszowych oraz ich formę (rzeczową) poprzez dodanie do regulaminu wynagradzania obowiązującego u pracodawcy postanowień szczegółowo określających, kiedy i komu przysługują nagrody jubileuszowe za staż pracy. Wnioskodawca stał na stanowisku, że nagrody jubileuszowe nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Oskładkowanie kart sportowych
Pracodawcy bardzo chętnie wprowadzają dla pracowników dodatkowe bonusy, jakimi są karty sportowe. Zaliczanie wartości pakietów sportowych również było przedmiotem interpretacji indywidualnej ZUS-u. Pracodawca, chcąc sfinansować pracownikom i zatrudnionym zleceniobiorcom zakup kart Multisport umożliwiających korzystanie z obiektów sportowych i obiektów rekreacyjnych, wystąpił o wydanie interpretacji, czy należy zaliczać wartość tych kart do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Pracodawca podał prz tym, że koszt jednej karty Multisport dla osoby zatrudnionej wynosi 155 zł. Pracownik lub zleceniobiorca mieli w założeniu partycypować w zakupie kart w wysokości 20 zł, a pozostałą kwotę miał pokrywać pracodawca. Pracodawca wydał zarządzenie płacowe regulujące zasady finansowania karty Multisport. Stał na stanowisku, że wartość karty nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne, a na uzasadnienie swojego stanowiska przywołał, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią przychodu osiągane przez pracowników korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.
Ponadto wskazał, że pracownik będzie partycypował w koszcie zakupu karty, korzyść ma wartość niepieniężną, zakup karty jest finansowany przez pracownika i zakład pracy wydał zarządzenie płacowe, w którym jest zapis, że zapewnia pracownikom oraz zleceniobiorcom możliwość korzystania z kart Multisport oraz wartość karty, którą finansuje zakład pracy, jest przychodem pracownika ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Stanowisko pracodawcy decyzją nr 1226/2017 z 13 listopada 2017 roku ZUS Oddział w Lublinie uznał za nieprawidłowe. W uzasadnieniu wskazano: „Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, co prawda że za świadczenia objęte kartą Multisport częściową odpłatność będą ponosić pracownicy Spółki, jednakże opisana korzyść materialna będzie wynikać z zarządzenia płacowego, które w świetle art. 9 § 1 Kodeksu pracy, nie należy do ustawowego katalogu źródeł prawa pracy. Tym samym, w odniesieniu do świadczeń, które nie są zagwarantowane przez pracodawcę mocą zakładowego układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, nie znajdzie zastosowania przepis § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia. Dlatego też wartość korzyści materialnej w postaci karty Multisport przysługujących pracownikom na podstawie zarządzenia płacowego – należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze stosunku pracy”.
Oskładkowanie paczek świątecznych
Paczki świąteczne również stanowiły przedmiot jednej z interpretacji indywidualnych. Pracodawca wskazał, że w jego firmie paczki otrzymali wszyscy pracownicy, bez względu na rodzaj umowy o pracę, za wyjątkiem 4 osób, z którymi rozwiązywano umowę. Paczki otrzymały także dzieci pracowników w wieku do 14 lat. Paczki dla pracowników składały się ze słodyczy, butelki wina, upominków pamiątkowych oraz gadżetów firmowych. Paczki dla dzieci – ze słodyczy i zabawek. Zostały zakupione ze środków obrotowych firmy. Przyznawanie paczek świątecznych nie zostało uregulowane w regulaminie wynagradzania pracodawcy. Otrzymały je również pracownice przebywające w tym okresie na urlopach macierzyńskim, rodzicielskim oraz pobierające z tego tytułu zasiłek macierzyński. W tym okresie żaden pracownik nie przebywał na urlopie wychowawczym.
W związku z powyższym pracodawca powziął wątpliwość, czy wartość przyznanych paczek pracownicom przebywających na urlopach macierzyńskim, rodzicielskim oraz pobierających z tego tytułu zasiłek macierzyński powinna stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w przypadku pracowników przebywających na ww. urlopach. Zdaniem pracodawcy paczki, które przyznał pracownikom, stanowią standardowy przychód ze stosunku pracy, ale istnieje od tego wyjątek. Pobieranie zasiłku macierzyńskiego czy też zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jak również przebywanie na urlopie wychowawczym, stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń. Paczka, którą otrzymał pracownik nieobecny z wymienionych powyżej przyczyn, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, dlatego też jej wartość należy wyłączyć z podstawy wymiaru składek tych pracowników. Stanowisko pracodawcy w części dotyczącej nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wartości paczek świątecznych przyznawanych z okazji Świąt Bożego Narodzenia w okresie przebywania na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim oraz pobierania z tego tytułu zasiłku macierzyńskiego Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznał za prawidłowe decyzją nr 323 z 20 lipca 2021 roku Oddziału ZUS w Gdańsku, sprawa numer: DI/100000/43/495/2021.
Interpretacja indywidualna
Pamiętać należy, że wydane decyzje w zakresie interpretacji indywidualnych wiążą Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Przy czym dana decyzja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest wiążąca do czasu jej zmiany lub uchylenia.
W razie jakiejkolwiek wątpliwości, czy świadczenie będzie stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, należy wystąpić do ZUS-u o wydanie indywidualnej interpretacji.
