Składki ZUS kojarzą się przedsiębiorcom przede wszystkim z kolejną obowiązkową opłatą, o której trzeba pamiętać prowadząc własną firmę. Chociaż rzeczywiście powodują one comiesięczny odpływ środków z konta podatnika, to - oczywiście - mają też zalety. Jedną z nich jest możliwość pomniejszenia o niektóre opłacone składki ZUS przychodu, a co za tym idzie - zmniejszenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. O tym, jak to zrobić i w jaki sposób uniknąć pułapki podwójnego odliczenia traktuje niniejszy artykuł.
Ubezpieczenie społeczne
Składki na ubezpieczenie społeczne - czyli rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe - stanowią największą część wszystkich odprowadzanych do ZUS-u opłat. Dlatego też dobrą wiadomością jest fakt, że mogą one w całości obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Ogranicza w tej kwestii przedsiębiorcę tylko jeden warunek - składka koniecznie musi być zapłacona. Oczywiście najlepiej, kiedy opłaty regulowane są terminowo. Jeśli jednak - z różnych względów - zdarzy się opóźnienie w uregulowaniu należności, nie trzeba załamywać rąk - składka może pomniejszyć przychód w terminie późniejszym, w którym została zapłacona. Mimo wszystko nie warto jednak nadużywać wyrozumiałości ZUS-u i nie spóźniać się z opłatami zbyt często.
Składki ZUS na ubezpieczenie społeczne mogą pomniejszyć podstawę do opodatkowania na dwa sposoby - jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu lub też jako odliczone od dochodu. Warto tutaj przyjąć jedną z metod i wiernie ją stosować, ponieważ zdublowane składki pomniejszą podatek należny państwu, a to może już niestety wiązać się z negatywnymi konsekwencjami.
Zaliczając składki na ubezpieczenie społeczne do kosztów, należy ująć je w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako inne wydatki związane z działalnością gospodarczą. Natomiast jeśli wybór padnie na odliczenie składek od dochodu, nie ujmuje się ich w księdze podatkowej, ale odejmuje ich sumę od pomniejszonego o koszty przychodu.
Przedsiębiorca może pomniejszyć swój przychód o całe opłacone składki na ubezpieczenie społeczne własne oraz osoby współpracującej. A co ze składkami opłacanymi za pracowników? One także mogą pomniejszyć przychód, jednakże tylko w części, w której są finansowane przez pracodawcę i tylko w formie zwiększenia kosztów uzyskania przychodu. Koszty ponoszone na własne ubezpieczenie przez pracownika nie mogą w żaden sposób zostać zaliczone do kosztów firmowych. Składki pracownicze przedsiębiorca może rozliczyć w miesiącu, za który należne było wynagrodzenie, oczywiście pod warunkiem, że składki zostały opłacone.
Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Fundusz Pracy zarówno przedsiębiorcy, jak i osób współpracujących oraz pracowników także może zmniejszyć podstawę opodatkowania. Jednakże - w przeciwieństwie do ubezpieczeń społecznych - możliwe jest wyłącznie ujęcie ich w kosztach podatkowych. Przedsiębiorca nie może w tym przypadku zdecydować się na odliczenie opłaty od dochodu.
Podobnie jako koszt podatnik może rozliczyć opłacane za swojego pracownika składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Ubezpieczenie zdrowotne
Wraz z wejściem w życie zmian Polskiego Ładu 2.0 ustawodawca przywrócił prawo do odliczenia składki zdrowotnej. Prawo to zostało "zawieszone" od zaliczki za styczeń lub I kwartał 2022 roku aż do zaliczki za czerwiec lub II kwartał 2022 roku. W porównaniu do stanu prawnego z końca 2021 roku, ustawodawca umożliwiając ponownie odliczenie składek zdrowotnych wprowadził pewne zmiany:
- z przywileju odliczenia składek zdrowotnych mogą skorzystać tylko podatnicy który stosują podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
- odliczenie zapłaconych składek zdrowotnych możliwe jest od przychodu/dochodu a nie od podatku.
Do końca 2021 roku o składkę zdrowotną przedsiębiorca mógł pomniejszyć wyliczoną już kwotę podatku. Ograniczały go w tym przypadku dwa warunki - po pierwsze, składka, tak jak jej poprzedniczki, musiała koniecznie być opłacona, po drugie - nie cała jej wysokość, ale jedynie 7,75% mogła pomniejszyć wyliczoną kwotę podatku.
Obecnie, podatnicy rozliczający się w oparciu o podatek liniowy mogą odliczyć składki zdrowotne bezpośrednio w wyliczeniu zaliczki na podatek lub analogicznie jak w przypadku składek społecznych ująć je jako koszt w KPiR. Dodatkowo, odliczeniu podlegają składki do wysokości limitu który w 2022 roku wynosi 8700 zł. Podatnicy którzy opodatkowani są ryczałtem mogą odliczyć 50% zapłaconych składek zdrowotnych bezpośrednio w wyliczeniu zaliczki na podatek. Podatnicy który stosują kartę podatkową mogą odliczyć 19% zapłaconej składki zdrowotnej od podatku.
Termin ujęcia składek za pracowników w kosztach
Zgodnie z art. 22 ust. 6bb składki z od wynagrodzeń pracowniczych w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W przypadku uchybienia tym terminom składki te księguje się w dacie ich zapłaty.
Od 2023 roku przepis ten ulegnie zmianie i w każdym przypadku składki będą stanowić koszt miesiąca za jaki należne było wynagrodzenie, pod warunkiem, że zostaną opłacone. Składki niezapłącone w terminie w dalszym ciągu będą stanowiły koszt miesiąca, w którym je uiszczono.
Jak więc widać, warto nieco bliżej przyjrzeć się jak odprowadzane są składki ZUS. Mogą one bowiem znacząco pomóc przedsiębiorcy w zmniejszeniu kolejnych opłat, które należy odprowadzić - tym razem, do urzędu skarbowego w formie podatku dochodowego.
Jak odliczać składki ZUS w systemie wFirma.pl?
System wFirma.pl posiada automat do księgowania składek ZUS. Wystarczy, że zostanie rozliczony formularz ZUS DRA. W tym celu należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE gdzie po zaznaczeniu ZUS DRA należy z górnego menu wybrać opcję ZAPŁAĆ » ROZLICZ.
Generując zaliczkę na podatek opłacone składki zdrowotne będą uwzględnione w wyliczeniu. W celu wyliczenia zaliczki należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK. W przypadku opodatkowania podatkiem liniowym system odliczy zapłacone w 2022 roku składki zdrowotne do wysokości limitu 8700 zł lub ujmie je do wysokości limitu jako koszt w KPiR w ramach dowodu wewnętrznego (czyli składki zdrowotne będą ujęte w sumie kosztów narastająco).
W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych system uwzględni odliczenie 50% wysokości zapłaconej składki zdrowotnej jako pomniejszenie podstawy opodatkowania.
Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby co miesiąc pilnować kosztów dotyczących składek, bowiem są one automatycznie ujęte w kosztach.
