Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowo pobrane składki?

System ubezpieczeń społecznych w Polsce finansowany jest z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który osiąga przychody w głównej mierze ze składek na ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenia rentowe, ubezpieczenie w razie choroby i macierzyństwa (ubezpieczenie chorobowe) oraz ubezpieczenie z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (ubezpieczenie wypadkowe). Dlatego też istotne znaczenie ma zapewnienie dyscypliny w zakresie opłacania składek przez podmioty do tego zobowiązane w myśl przepisów Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowo pobrane składki ?Wyjaśniamy!

Składki ZUS

Stopy procentowe składek ZUS wynoszą:

• 19,52% podstawy wymiaru – na ubezpieczenie emerytalne;
• 8,00% podstawy wymiaru – na ubezpieczenia rentowe;
• 2,45% podstawy wymiaru – na ubezpieczenie chorobowe;
• od 0,40% do 8,12% podstawy wymiaru – na ubezpieczenie wypadkowe.

Zasady różnicowania stopy procentowej składek na ubezpieczenie wypadkowe określają przepisy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

W przypadku gdy stosunek ubezpieczenia społecznego powstaje w związku z nawiązaniem stosunku pracy, składki na:

• ubezpieczenia emerytalne – finansują z własnych środków, w równych częściach, pracownik i pracodawca;
• ubezpieczenia rentowe – finansują z własnych środków, w wysokości 1,5% podstawy wymiaru pracownik i w wysokości 6,5% podstawy wymiaru pracodawca;
• ubezpieczenie chorobowe – finansuje w całości, z własnych środków, pracownik;
• ubezpieczenie wypadkowe – finansuje w całości, z własnych środków, pracodawca.

Obliczanie, rozliczanie i przekazywanie składek ZUS

Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych:

• pracowników,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• członków spółdzielni,
• posłów i senatorów,
• stypendystów sportowych,
• osoby współpracujące ze zleceniobiorcami,
• osoby odbywające służbę zastępczą,
• członków rad nadzorczych

obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do ZUS-u w całości płatnicy składek.

Ponadto wspomniani płatnicy obliczają części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez ubezpieczonych i po pobraniu (potrąceniu) ich ze środków ubezpieczonych przekazują do ZUS-u.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych:

• świadczących pracę na podstawie umowy uaktywniającej określonej w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2021 r. poz. 75),
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem,
• pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, oraz składki na ubezpieczenie emerytalne osób sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem

obliczają płatnicy składek, a opłaca ZUS.

Natomiast inni ubezpieczeni składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe obliczają sami i przekazują je co miesiąc do ZUS-u.

Kto jest płatnikiem składek?

W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych zawarto obszerny katalog płatników, którymi mogą być różne podmioty zależnie od rodzaju stosunku prawnego, z jakim związane jest ubezpieczenie społeczne. Do grona płatników należą m.in.:

• pracodawca – w stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca ZUS;
• ubezpieczony zobowiązany do opłacenia składek na własne ubezpieczenia społeczne;
• powiatowy urząd pracy – w stosunku do osób pobierających zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium;
• ZUS – w stosunku do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłki te wypłaca ZUS;
• osoba prowadząca pozarolniczą działalność – w stosunku do osób współpracujących przy jej prowadzeniu.

Poniżej wskazano najistotniejsze konsekwencje niewywiązywania się z obowiązków płatnika składek, określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Odsetki za zwłokę

Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.

Odsetek za zwłokę nie nalicza się jednak:

• jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia;
• od nieopłaconych w terminie składek, z przyczyn leżących po stronie ZUS-u, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia;
• jeżeli ich nieopłacenie wynika z błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń, zastosowania się płatnika składek do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS-u lub do pisma ZUS-u w jego indywidualnej sprawie.

Odsetki za zwłokę

W razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.

Składki opłacone nienależnie

Nienależnie opłacone składki (nadpłacone) podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot.

Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika. Zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek zewidencjonowany na koncie płatnika składek. W przypadku braku płatnika składek nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi następcy prawnemu w terminie i na zasadach określonych dla płatnika składek.

Zabezpieczenie hipoteczne należnych składek

Dla zabezpieczenia należności z tytułu składek ZUS przysługuje hipoteka przymusowa na wszystkich nieruchomościach dłużnika. Podstawą ustanowienia hipoteki przymusowej jest doręczona decyzja o określeniu wysokości należności z tytułu składek, o odpowiedzialności osoby trzeciej lub o odpowiedzialności następcy prawnego.

Ustawowe prawo zastawu

Należności z tytułu składek są zabezpieczone ustawowym prawem zastawu na wszystkich będących własnością dłużnika oraz stanowiących współwłasność łączną dłużnika i jego małżonka rzeczach ruchomych oraz zbywalnych prawach majątkowych. Zastaw wpisuje się do Rejestru Zastawów Skarbowych prowadzonego na podstawie Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.

Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowo pobrane składki? 

Płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika, którzy:

• nie dopełniają obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,
• nie prowadzą dokumentacji związanej z obliczaniem składek,
• nie dopełniają obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie

podlegają karze grzywny do 5000 złotych.

Niezależnie od wyżej opisanych sankcji wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik może ponosić również odpowiedzialność na podstawie przepisów innych ustaw, w tym Kodeksu karnego, za przestępstwa z zakresu ubezpieczeń społecznych.