Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż do UE - wszystko co warto wiedzieć

Od czasu, kiedy Polska stała się członkiem Unii Europejskiej (1 maja 2004 roku) i rynki zbytu państw europejskich stanęły przed Polakami otworem, handel z pozostałymi krajami UE znacznie się rozwinął. Obecnie wiele osób prowadzących działalność gospodarczą albo kupuje towary i usługi z UE, albo sprzedaje je do tych krajów. O czym w takim razie powinien pamiętać przedsiębiorca, dokonując sprzedaż do UE?

Sprzedaż do UE - kiedy konieczna rejestracja jako czynny podatnik VAT-UE?

Ustawa o VAT dokładnie precyzuje, które podmioty dokonujące sprzedaży do UE są zobowiązane do rejestracji jako czynni podatnicy VAT-UE. Inne zasady stosowane są dla czynnych, a inne dla zwolnionych podatników VAT.

W przypadku czynnych podatników VAT obowiązek rejestracji do VAT-UE mają podatnicy, którzy:

  • dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
  • dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) - w dalszej części artykułu wykazane zostało, jakie warunki powinny zostać spełnione, aby zakwalifikować daną dostawę jako WDT,

  • nabywają usługi, dla których miejscem ich świadczenia jest kraj nabywcy,
  • świadczą usługi, dla których miejsce powstania obowiązku podatkowego ustala się, stosując art. 28b ustawy o VAT, w sytuacji, gdy odbiorcą tych usług jest podatnik z innego kraju UE (dotyczy to m.in. usług informatycznych czy marketingowych).

Natomiast w przypadku nievatowców obowiązek rejestracji mają podatnicy, którzy dokonują:

  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, których miejsce opodatkowania ustala się, stosując art. 28b ustawy o VAT,

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia usług, które reguluje art. 28b ustawy o VAT.

Przy wewnątrzwspólnotowy nabyciu towarów obowiązek rejestracji do VAT-UE u podatnika VAT zwolnionego występuje w momencie, gdy wartość nabywanych przez niego towarów w danym roku przekroczy 50.000 zł. Do momentu przekroczenia limitu przedsiębiorca, korzystający ze zwolnienia z VAT, nie musi (ale może) dokonać rejestracji.

Rejestracji należy co do zasady dokonać przed wystąpieniem pierwszej transakcji do tego zobowiązującej.

Jak zarejestrować się jako czynny podatnik VAT-UE?

W celu zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT-UE należy złożyć w swoim urzędzie skarbowym formularz VAT-R:

  • w przypadku przedsiębiorców, którzy są już zarejestrowani jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT, należy złożyć VAT-R aktualizujący,

  • w przypadku przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowani ani jako czynni, ani jako zwolnieni podatnicy VAT, należy złożyć formularz VAT-R rejestrujący.

W obu przypadkach w celu rejestracji jako podatnicy VAT-UE, przedsiębiorcy powinni wypełnić część C.3, w której należy zaznaczyć odpowiednie dla konkretnej sytuacji pola numer:

  • 59 - jest to pole przeznaczone dla podatnika, który jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, który planuje dokonywać czynności wewnątrzwspólnotowych (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia lub zakupu usług, do których ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT),

  • 60 - jest to pole przeznaczone dla przedsiębiorcy, który nie jest objęty obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT (czyli nie jest vatowcem), ale dokonuje lub zamierza dokonywać wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,

  • 61 - jest to pole przeznaczone dla przedsiębiorcy, który nie jest objęty obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT (czyli nie jest vatowcem), ale świadczy lub będzie świadczyć usług, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT, lub nabywa albo będzie nabywał usługi, które stanowiłyby u niego import usług.

Konieczne jest również podanie daty, od której podatnik przewiduje dokonywać czynności wymienionych w polach 59, 60 lub 61.

Po złożeniu tak wypełnionego formularza VAT-R przedsiębiorca ma prawo do podawania kontrahentom swojego numeru NIP z przedrostkiem PL, co oznacza, że jest podatnikiem zarejestrowanym do VAT-UE.

Deklaracje VAT-UE miesięcznie czy kwartalnie przy sprzedaży do UE

Ustawodawca przewiduje jeden okres rozliczeniowy, za który można złożyć informacje VAT-UE. Należy je składać w trybie miesięcznym, w terminie do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym pojawiły się transakcje z kontrahentami z UE. Ponadto deklaracje VAT-UE należy składać wyłącznie w formie elektronicznej.

Kiedy konieczne jest złożenie deklaracji VAT-UE, a kiedy już nie?

Co do zasady, informacja VAT-UE nie jest traktowana jako typowa deklaracja podatkowa, tylko jako informacja podsumowująca. Wielu przedsiębiorców nie wie o tym fakcie i traktuje informacje VAT-UE tak samo jak deklarację VAT-7 lub VAT-7K. W związku z tym podatnicy, nawet jeżeli nie wystąpiła u nich żadna transakcja, którą powinni wykazać w danym okresie w informacji VAT-UE, i tak wysyłają ją do urzędu skarbowego, ponieważ w przypadku deklaracji VAT-7/VAT-7K istnieje obowiązek składania nawet zerowych deklaracji. Nie jest to błędem, natomiast nie jest to również obowiązkiem przedsiębiorcy.

Ważne!

Informację VAT-UE należy złożyć do urzędu skarbowego jedynie w przypadku, gdy wystąpią w danym okresie rozliczeniowym transakcje, które należy wykazywać w tej informacji podsumowującej.

W informacji podsumowującej VAT-UE należy wykazywać transakcje stanowiące u podatnika:

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT),

  • świadczenie usług, dla których miejsce powstania obowiązku podatkowego określa się, stosując art. 28b ustawy o VAT.

W informacji tej pomija się wewnątrzwspólnotowe nabycie usług.

Mimo że podatnik nie ma obowiązku składania zerowych informacji VAT-UE, w niektórych przypadkach warto jednak to zrobić - wynika to z faktu, że urząd ustawowo może dokonać wyrejestrowania podatnika z rejestru czynnych podatników VAT-UE, gdy ten przez 3 miesięcy nie złoży ani jednej informacji podsumowującej VAT-UE. Dlatego warto w niektórych przypadkach wysłać do urzędu skarbowego taką zerową deklarację, aby nie musieć rejestrować się na nowo do VAT-UE.