Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż do UE - wszystko co warto wiedzieć

Od czasu, kiedy Polska stała się członkiem Unii Europejskiej (1 maja 2004 roku) i rynki zbytu państw europejskich stanęły przed Polakami otworem, handel z pozostałymi krajami UE znacznie się rozwinął. Obecnie wiele osób prowadzących działalność gospodarczą albo kupuje towary i usługi z UE, albo sprzedaje je do tych krajów. O czym w takim razie powinien pamiętać przedsiębiorca, dokonując sprzedaż do UE?

Sprzedaż do UE - kiedy konieczna rejestracja jako czynny podatnik VAT-UE?

Ustawa o VAT dokładnie precyzuje, które podmioty dokonujące sprzedaży do UE są zobowiązane do rejestracji jako czynni podatnicy VAT-UE. Inne zasady stosowane są dla czynnych, a inne dla zwolnionych podatników VAT.

W przypadku czynnych podatników VAT obowiązek rejestracji do VAT-UE mają podatnicy, którzy:

  • dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
  • dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) - w dalszej części artykułu wykazane zostało, jakie warunki powinny zostać spełnione, aby zakwalifikować daną dostawę jako WDT,

  • nabywają usługi, dla których miejscem ich świadczenia jest kraj nabywcy,
  • świadczą usługi, dla których miejsce powstania obowiązku podatkowego ustala się, stosując art. 28b ustawy o VAT, w sytuacji, gdy odbiorcą tych usług jest podatnik z innego kraju UE (dotyczy to m.in. usług informatycznych czy marketingowych).

Natomiast w przypadku nievatowców obowiązek rejestracji mają podatnicy, którzy dokonują:

  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, których miejsce opodatkowania ustala się, stosując art. 28b ustawy o VAT,

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia usług, które reguluje art. 28b ustawy o VAT.

Przy wewnątrzwspólnotowy nabyciu towarów obowiązek rejestracji do VAT-UE u podatnika VAT zwolnionego występuje w momencie, gdy wartość nabywanych przez niego towarów w danym roku przekroczy 50.000 zł. Do momentu przekroczenia limitu przedsiębiorca, korzystający ze zwolnienia z VAT, nie musi (ale może) dokonać rejestracji.

Rejestracji należy co do zasady dokonać przed wystąpieniem pierwszej transakcji do tego zobowiązującej.

Jak zarejestrować się jako czynny podatnik VAT-UE?

W celu zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT-UE należy złożyć w swoim urzędzie skarbowym formularz VAT-R:

  • w przypadku przedsiębiorców, którzy są już zarejestrowani jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT, należy złożyć VAT-R aktualizujący,

  • w przypadku przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowani ani jako czynni, ani jako zwolnieni podatnicy VAT, należy złożyć formularz VAT-R rejestrujący.

W obu przypadkach w celu rejestracji jako podatnicy VAT-UE, przedsiębiorcy powinni wypełnić część C.3, w której należy zaznaczyć odpowiednie dla konkretnej sytuacji pola numer:

  • 59 - jest to pole przeznaczone dla podatnika, który jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, który planuje dokonywać czynności wewnątrzwspólnotowych (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia lub zakupu usług, do których ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT),

  • 60 - jest to pole przeznaczone dla przedsiębiorcy, który nie jest objęty obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT (czyli nie jest vatowcem), ale dokonuje lub zamierza dokonywać wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,

  • 61 - jest to pole przeznaczone dla przedsiębiorcy, który nie jest objęty obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT (czyli nie jest vatowcem), ale świadczy lub będzie świadczyć usług, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT, lub nabywa albo będzie nabywał usługi, które stanowiłyby u niego import usług.

Konieczne jest również podanie daty, od której podatnik przewiduje dokonywać czynności wymienionych w polach 59, 60 lub 61.

Po złożeniu tak wypełnionego formularza VAT-R przedsiębiorca ma prawo do podawania kontrahentom swojego numeru NIP z przedrostkiem PL, co oznacza, że jest podatnikiem zarejestrowanym do VAT-UE.

Deklaracje VAT-UE miesięcznie czy kwartalnie przy sprzedaży do UE

Ustawodawca przewiduje jeden okres rozliczeniowy, za który można złożyć informacje VAT-UE. Należy je składać w trybie miesięcznym, w terminie do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym pojawiły się transakcje z kontrahentami z UE. Ponadto deklaracje VAT-UE należy składać wyłącznie w formie elektronicznej.

Kiedy konieczne jest złożenie deklaracji VAT-UE, a kiedy już nie?

Co do zasady, informacja VAT-UE nie jest traktowana jako typowa deklaracja podatkowa, tylko jako informacja podsumowująca. Wielu przedsiębiorców nie wie o tym fakcie i traktuje informacje VAT-UE tak samo jak deklarację VAT-7 lub VAT-7K. W związku z tym podatnicy, nawet jeżeli nie wystąpiła u nich żadna transakcja, którą powinni wykazać w danym okresie w informacji VAT-UE, i tak wysyłają ją do urzędu skarbowego, ponieważ w przypadku deklaracji VAT-7/VAT-7K istnieje obowiązek składania nawet zerowych deklaracji. Nie jest to błędem, natomiast nie jest to również obowiązkiem przedsiębiorcy.

Ważne!

Informację VAT-UE należy złożyć do urzędu skarbowego jedynie w przypadku, gdy wystąpią w danym okresie rozliczeniowym transakcje, które należy wykazywać w tej informacji podsumowującej.

W informacji podsumowującej VAT-UE należy wykazywać transakcje stanowiące u podatnika:

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT),

  • świadczenie usług, dla których miejsce powstania obowiązku podatkowego określa się, stosując art. 28b ustawy o VAT.

W informacji tej pomija się wewnątrzwspólnotowe nabycie usług.

Mimo że podatnik nie ma obowiązku składania zerowych informacji VAT-UE, w niektórych przypadkach warto jednak to zrobić - wynika to z faktu, że urząd ustawowo może dokonać wyrejestrowania podatnika z rejestru czynnych podatników VAT-UE, gdy ten przez 3 miesięcy nie złoży ani jednej informacji podsumowującej VAT-UE. Dlatego warto w niektórych przypadkach wysłać do urzędu skarbowego taką zerową deklarację, aby nie musieć rejestrować się na nowo do VAT-UE.

Sprzedaż do UE - wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług

O wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług mówimy, gdy przedsiębiorca wykonuje usługi na rzecz podatnika z innego kraju Unii Europejskiej niż kraj sprzedawcy. Wtedy też miejsce świadczenia tej usługi wyznaczone jest zazwyczaj w kraju nabywcy.

Ustalenie miejsca świadczenia usług przy sprzedaży ich do UE jest kluczowe, aby odpowiednio rozliczyć daną transakcję. Wszystkie zasady, według których ustalane jest dokładne miejsce świadczenia usług, określone są w art. 28a-28o ustawy o VAT.

Zazwyczaj usługi takie nie są opodatkowane w Polsce, tylko w kraju nabywcy (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT).

W przypadku świadczenia usług dla osób prywatnych, miejscem świadczenia usługi jest kraj sprzedawcy, wyjątek natomiast stanowią transakcje dotyczące obrotu nieruchomościami, które powinny zostać opodatkowane w kraju, w którym znajduje się dana nieruchomość. Wyjątek stanowią również usługi świadczone drogą elektroniczną, o czym więcej w dalszej części artykułu.

Natomiast w informacji VAT-UE wykazuje się jedynie transakcje, dla których miejsce świadczenia usług ustala się w oparciu o art. 28b ustawy o VAT.

Według art. 28b ustawy o VAT miejscem świadczenia usługi jest:

  • w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej,

  • w przypadku gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika (np. oddział firmy), które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (oddział),

  • w przypadku, gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Kiedy występuje sprzedaż towarów do UE?

Według ustawy o VAT, przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów należy traktować wywóz towarów z terytorium kraju wraz z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarami jak właściciel na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Art. 13 ust. 2 ustawy o VAT

Przepis (...) stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:

  1. podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

  2. osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

  3. podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą;

  4. podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.

Jeżeli przy danej dostawie towarów zostały spełnione wyżej wymienione warunki, to taka dostawa stanowi WDT, czyli wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Sprzedaż do UE a WDT - przy stawce 0% konieczne potwierdzenie!

Co do zasady, dokonując sprzedaży do UE, a dokładniej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedawca ma możliwość zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0%. Jest to możliwe, jeżeli:

  • dostawa została dokonana na rzecz nabywcy, który posiada właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej (aktywny numer unijny VAT - jego ważność można sprawdzić na stronie internetowej VIES-u, czyli platformy Komisji Europejskiej);

  • sprzedawca przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że rzeczy będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

  • sprzedawca składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE.

Dowody na wywóz towarów z kraju do innego kraju członkowskiego UE, wymienione zostały w ustawie o VAT w art. 42 ust. 3:

  1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

  2. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Wspomnieć należy, że aby zastosować preferencyjną stawkę VAT 0%, należy posiadać obydwa wyżej wymienione dokumenty.

W przypadku gdy przewozu towarów, które są przedmiotem WDT, dokonuje podatnik, który sprzedaje dane towary lub ich nabywca we własnym zakresie, to znaczy za pomocą własnego środka transportu sprzedawcy lub nabywcy, aby zastosować stawkę 0%, podatnik musi posiadać (oprócz specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku) dokument, który będzie zawierał co najmniej:

  • imię i nazwisko wraz z miejscem zamieszkania lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;

  • adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;

  • określenie rodzaju towarów i ich ilości;

  • potwierdzenie przyjęcia przez nabywcę towarów do miejsca dostawy towarów (miejsce zamieszkania nabywcy, adres siedziby działalności gospodarczej lub inny adres), znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

  • rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym były wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Co w takim razie w sytuacji, gdy wyżej wymienione dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie, że towar został wywieziony i dostarczony na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż terytorium kraju? Ustawa o VAT przewiduje również i takie przypadki - posiłkować się wówczas można również innymi dowodami, które potwierdzą fakt, że WDT miało miejsce. Są nimi w szczególności:

  • korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

  • dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

  • dokument potwierdzający zapłatę za towar - z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

  • dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jak widać, aby sprzedawca mógł zastosować przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjną stawkę 0%, musi mieć niepodważalne dowody, że dostawa ta miała faktycznie miejsce.

Co jeżeli nie ma potwierdzenia a nastąpiła sprzedaż do UE?

Co w takim razie w sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży towarów do UE nie posiada potwierdzenia ich dostarczenia na terytorium innego kraju członkowskiego UE niż terytorium kraju? Można rozpoznać dwie sytuacje:

  • sprzedawca nie ma i mieć nie będzie takiego potwierdzenia,

  • sprzedawca na dzień, w którym mija termin do złożenia deklaracji nie posiada takiego potwierdzenia, natomiast zostanie mu ono dostarczone w terminie późniejszym.

Jeżeli sprzedawca nie ma potwierdzenia wywozu i mieć go nie będzie, nie ma możliwości zastosowania stawki preferencyjnej 0%, tylko powinien zastosować do takiej transakcji odpowiednią stawkę VAT krajową.

Jeżeli natomiast sprzedawca nie ma odpowiedniego potwierdzenia wywozu przed upłynięciem terminu do złożenia deklaracji za:

  • okres kwartalny - sprzedawca nie wykazuje tej dostawy w deklaracjach za kwartał, w którym miała miejsce dostawa, natomiast wykazuje tę dostawę w deklaracji za kwartał następujący po kwartale dostawy towarów jeżeli jednak do czasu upłynięcia terminu jej złożenia do urzędu skarbowego nie otrzyma dokumentów pozwalających do zastosowania preferencyjnej stawki VAT. Dostawę taką należy wykazać z odpowiednią dla typu towarów stawką VAT krajową.

Przykład 1. 

Sprzedawca dokonał dostawy towarów do kraju członkowskiego innego niż Polska, dostawa ta podlegałaby opodatkowaniu preferencyjną stawką 0%, gdyby podatnik posiadał potwierdzenie dostarczenia ich na teren kraju UE innego niż kraj nadania, natomiast go nie posiada.

Dostawa towarów miała miejsce w I kwartale 2018 roku, więc podatnik jest zobowiązany wykazać ją w deklaracji za II kwartał z odpowiednią stawką VAT krajową, gdy do czasu upłynięcia terminu złożenia tej deklaracji, nie będzie posiadał odpowiedniego potwierdzenia, aby zastosować stawkę 0%.

  • okres miesięczny - sprzedawca nie wykazuje tej dostawy w deklaracjach za miesiąc, w którym miała miejsce dostawa, tylko w miesiącu następującym po kolejnym miesiącu, jeżeli do czasu upłynięcia terminu jej złożenia do urzędu skarbowego nie otrzymaj dokumentów pozwalających do zastosowania preferencyjnej stawki VAT. Dostawę taką należy wykazać z odpowiednią dla typu towarów stawką VAT krajową.

Przykład 2.

Sprzedawca dokonał sprzedaży towarów na rzecz podatnika z Niemiec. Nie posiada potwierdzenia dostarczenia ich do nabywcy.

Dostawa towarów miała miejsce w styczniu 2018 roku, więc podatnik jest zobowiązany wykazać ją w deklaracji za marzec 2018 roku z odpowiednią stawką VAT krajową, gdy do czasu upłynięcia terminu złożenia tej deklaracji nie będzie posiadał odpowiedniego potwierdzenia, aby zastosować stawkę 0%.

Może się jednak zdarzyć, że po wykazaniu danej dostawy w deklaracjach z krajową stawką VAT sprzedawca otrzyma odpowiednie potwierdzenie, aby móc zastosować stawkę VAT preferencyjną 0% dla tej dostawy. W takim przypadku podatnik może:

  • wykazać tą dostawę ze stawką preferencyjną 0% dla WDT w deklaracji za okres, w którym dostawa ta miała miejsce i jednocześnie:

  • dokonać korekty deklaracji podatkowych za okres, w którym została ta dostawa wykazana ze stawką krajową.

Sprzedaż do UE - sprzedaż na rzecz osoby prywatnej

Co do zasady, sprzedaż do UE na rzecz osoby prywatnej należy wykazać w deklaracji VAT jako sprzedaż krajową, opodatkowując ją odpowiednią dla danej usługi / towaru krajową stawką VAT.

Są jednak od tej zasady wyjątki - od 1 stycznia 2015 roku weszły nowe zasady w przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną dla osób prywatnych.

Tak więc w przypadku świadczenia usług:

  • elektronicznych,

  • telekomunikacyjnych,

  • nadawczych radiowych i telewizyjnych,

dla osób prywatnych należy stosować szczególne zasady - więcej na ten temat przeczytać można w naszym artykule - Fakturowanie MOSS.

Jak widać przeprowadzając sprzedaż do UE należy pamiętać nie tylko o głównych zasadach rozliczania takich transakcji, ale również o wielu wyjątkach.