Poradnik Przedsiębiorcy

Środek trwały w budowie a rozliczenie podatku VAT

Zakupione urządzenie, nawet o wartości przewyższającej 3.500 zł, której przewidywany okres użytkowania w firmie wynosi ponad rok nie zawsze można od razu wprowadzić do firmowej ewidencji środków trwałych. Dodatkowo spełniony musi być bowiem warunek zdatności do użytku. Jeżeli więc zakupiony środek trwały nie jest gotowy do używania w firmie - wymaga nakładów na doprowadzenie go do użytku, bowiem przykładowo zmienia się jego charakter użytkowy - traktuje się go jako środek trwały w budowie.

Kosztów związanych z budową środka trwałego nie ujmuje się na bieżąco w KPiR

Wydatki ponoszone na budowę nowego środka trwałego w firmie nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Budowa środka trwałego jest niejako inwestycją, a wydatki na nią poniesione nie będą księgowane na bieżąco w KPiR tak, jak ma to miejsce przy zakupie np. okien na wymianę, wiatraka do lokalu czy wycieraczek. Koszty związane z budową środka trwałego (a także przystosowaniem nowego środka trwałego do użytku) będą zaliczane stopniowo do kosztów podatkowych w KPiR dopiero od momentu, gdy zostanie on przyjęty do użytkowania. Kosztem będą bowiem naliczone odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środka trwałego. Księgowanie amortyzacji jako pozostałych wydatków co do zasady ma miejsce od miesiąca następującego po miesiącu, w którym majątek przyjęto do użytkowania w firmie.

Środek trwały w budowie - Ustalenie wartości początkowej

Do wartości początkowej środka trwałego będą wliczane:

  • wydatki poniesione na instalację/montaż,
  • koszty transportu środka trwałego,
  • ubezpieczenie w drodze,
  • wydatki na ekspertyzy, nadzór budowlany;
  • wydatki na wyburzenia i rozbiórki jeżeli tego wymaga instalacja nowego środka trwałego;
  • materiały, które są potrzebne na wytworzenie majątku;
  • media zużyte w okresie budowy;
  • wydatki na zakup usług obcych - w przypadku, gdy budowa/montaż wykonywana jest przez firmę zewnętrzną;
  • wynagrodzenia pracowników własnych za czas, w którym ich praca była związana z budową/instalacją - przygotowaniem środka trwałego do użytkowania;
  • cło, podatek akcyzowy oraz opłaty skarbowe i inne opłaty urzędowe wymagane przy zakupie;
  • odsetki od kredytu zaciągniętego w celu sfinansowania zakupu środka trwłego opłacone przed wprowadzeniem go do używania.

Przez wzgląd na fakt, że suma tych kosztów tworzy wartość początkową środka trwałego, a tym samym stanowi podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych podczas okresu “budowy środka trwałego”, należy archiwizować wszystkie dokumenty związane z wydatkami na środek trwały w budowie. Po zakończeniu budowy w celu ustalenia wartości początkowej konieczne będzie zsumowanie poniesionych wydatków (suma kwot netto w przypadku czynnych podatników VAT lub kwot brutto u podatników korzystających ze zwolnienia z VAT). W praktyce, w celu rozliczania środka trwałego w budowie warto utworzyć w firmie dodatkową ewidencję, gdzie na bieżąco będą ujmowane dokumenty dotyczące wytworzenia składnika majątku.

Środek trwały w budowie a rozliczenie VAT w okresie bieżącym

Czynni podatnicy VAT powinni zwrócić uwagę, że pomimo tego, iż dla celów podatku dochodowego nie będą ujmować wydatków w kosztach księgi przychodów i rozchodów, to na bieżąco będą odliczać podatek VAT od zakupów służących budowie środka trwałego. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są odrębnymi przepisami niż ustawa o VAT, stąd rozliczanie zakupu środka trwałego w budowie będzie wyglądało inaczej dla celów PIT i inaczej dla celów VAT. Faktury zakupu związane z wydatkami na środek trwały w budowie dla celów odliczenia podatku od towarów i usług należy ujmować na bieżąco w rejestrze zakupów VAT i wykazywać w okresowych deklaracjach rozliczeniowych.