Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka i zadatek na gruncie podatku VAT i PIT

Duża część podatników zna ogólne zasady opodatkowania zaliczki i zadatku. Jednak w niektórych sytuacjach dotyczących zwrotu zaliczki czy zadatku albo zachowaniu zadatku sposób opodatkowania lub korekty takiego zdarzenia może być odmienny od standardowych sytuacji. Do tego dochodzi odmienny charakter zwrotu zaliczki a zachowania zadatku w przypadku niewykonania lub zerwania umowy sprzedaży. W artykule wyjaśniamy więc w jaki sposób zaliczka i zadatek są rozliczane podatkowo!

Czym jest zaliczka i zadatek?

Zaliczka stanowi sumę środków pieniężnych, którą wpłaca nabywca na poczet zakupu przyszłej usługi, produktu lub towaru. Zaliczka może stanowić część lub całość wartości przyszłej usługi, produktu lub towaru jeżeli transakcja dojdzie do skutku.

Natomiast przez zadatek należałoby rozumieć kwotę środków pieniężnych, którą nabywca wpłaca na poczet zakupu przyszłej usługi, produktu lub towaru. Zadatek podobnie jak zaliczka będzie stanowić część wartości przyszłej usługi, produktu lub towaru jeżeli transakcja dojdzie do skutku. Należy jeszcze podkreślić, iż zadatek nie może stanowić całości wynagrodzenia za przyszły produkt, towar lub usługę

Zaliczka i zadatek w podatku dochodowym od osób fizycznych

Otrzymana przez sprzedawcę zaliczka nie powoduje powstania przychodu do opodatkowania, bowiem w myśl art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT za przychód nie uważa się pobrane należności na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług, czyli wykonanych w następnych okresach sprawozdawczych. Warto w tym miejscu wspomnieć o tzw. zaliczkach na 100% wartości transakcji. Istnieją dwa rozbieżne kierunki wynikające z linii interpretacyjnych, które wskazują, że zaliczka na 100% wartości zamówienia będzie stanowić przychód do opodatkowania, natomiast drugi kierunek jest całkowicie odmiennego zdania, czyli zaliczka na 100% wartości zamówienia nie będzie stanowiła przychodu do opodatkowania. W tym miejscu należy zaznaczyć, że każdorazowo podatnik powinien ustalić okoliczności w jakich taka zapłata następuje i zawsze rozpatrywać każdą taką sytuację indywidualnie.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku otrzymania przez sprzedawcę zadatku. On również nie skutkuje powstaniem przychodu do opodatkowania w miesiącu jego wpłaty. Przychód w pełnej wartości zamówienia do opodatkowania w przypadku zaliczki i zadatku powstanie w momencie wystawienia faktury końcowej.

Zatem w obu przypadkach moment pobrania zadatku lub zaliczki przez sprzedawcę nie stanowi u niego powstania przychodu w PIT a powstanie w miesiącu sprzedaży towarów, produktów lub usług (wystawienia faktury końcowej).

Zaliczka i zadatek w PIT - wyjątki

Momentem powstania przychodu do opodatkowania w PIT jest dzień wykonania usługi lub sprzedaży towaru, produktu nie później jednak niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Zatem przychód u sprzedającego nie powstanie w miesiącu otrzymania zaliczki lub zadatku. Tak samo w miesiącu zapłaty zaliczki lub zadatku nie powstanie koszt u nabywcy.

Należy jednak zwrócić uwagę, że jeżeli wpłata ma charakter ostateczny, definitywny oraz bezzwrotny to wyjątkowo może skutkować powstaniem przychodu u sprzedawcy. W takim przypadku zaliczka i zadatek tracą swój charakter, czyli cechę zwrotności (w przypadku zadatku w niektórych tylko sytuacjach).

Kolejna kwestia to tzw. wpłaty niesprecyzowane, czyli nieprzypisane w ogóle do konkretnej przyszłej dostawy towarów lub usług, a mająca charakter po prostu wpłat pewnych kwot. W tym wypadku taka wpłata również nie spowoduje powstania przychodu u sprzedawcy, a nawet nie wywoła skutku jej opodatkowania w podatku VAT, ponieważ również wpłaty zaliczki lub zadatku muszą być sprecyzowane co do celu tej wpłaty.

Zaliczka i zadatek w podatku VAT

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania (najczęściej w miesiącu wpływu) w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Wpłata zaliczki lub zadatku nie będzie z kolei miała wpływ na obowiązek jej opodatkowania podatkiem VAT w miesiącu jej otrzymania w przypadku:

  1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  2. świadczenia usług:
    • telekomunikacyjnych,
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
    • uzdatniania i dostarczania wody,
    • oczyszczania i odprowadzania ścieków,
    • związanych z odpadami,
    • zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych,

- z wyjątkiem importu usług zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Pomijając ww. usługi, wpłata zaliczki lub zadatku będzie powodować jej obowiązek opodatkowania podatkiem VAT u sprzedawcy w miesiącu jej otrzymania. Obowiązek ten dotyczy także zaliczki na import, eksport usług, import czy eksport towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy też zaliczki na poczet usługi objętej odwrotnym obciążeniem.

Uzupełniając powyższe należy dodać, iż wyjątkowo zaliczka na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie powoduje obowiązku jej opodatkowania względem VAT.

Niewykonanie umowy przez nabywcę a przychód u sprzedawcy

Jeżeli dojdzie do sytuacji, w której np. klient po zapłacie zaliczki rezygnuje z zamówionej usługi lub towaru, wówczas sprzedawca ma obowiązek zwrócić tę zaliczkę. Dokonuje tego w postaci wystawienia faktury korygującej uprzednio wystawioną fakturę zaliczkową, a następnie dokonuje przelewu lub zwrotu gotówkowego otrzymanej zaliczki.

Gdyby ta sama sytuacja miała miejsce w odniesieniu do zadatku, to sprzedawca zachowuje wpłacony zadatek. Zatem jeżeli przed wykonaniem usługi czy sprzedaży towaru zadatek zostanie zachowany i wiadomym jest, że usługa lub towar nie zostaną sprzedane, to zadatek nie będzie już stanowił część ceny przyszłego wynagrodzenia, lecz nabędzie charakter zabezpieczenia umowy. W tym wypadku zatrzymany zadatek będzie stanowił swoiste odszkodowanie niepodlegające opodatkowaniu VAT.

Zaliczka i zadatek posiadają także różnicę uwypuklającą się w przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron. W tym wypadku to klient zrezygnował z usługi. W tej sytuacji sprzedawca zachowuje zadatek. Podobnie jak w podatku VAT, zadatek przybiera funkcję odszkodowawczą, jednak należy pamiętać, iż nie jest odszkodowaniem samym w sobie. U sprzedawcy zachowanie jego nie będzie wobec tego stanowiło przychód z działalności gospodarczej, bowiem zachowanie zadatku spełni kryteria należności mającej charakter definitywny, ostateczny i bezzwrotny. W przypadku opodatkowaniu podatkiem PIT, kwota zatrzymanego zadatku będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i nie będzie mogła korzystać ze zwolnienia.

Zaliczka i zadatek u nabywcy a koszt uzyskania przychodu

Warto zbliżony przypadek przeanalizować u kupującego. W przypadku wpłacenia zaliczki przez nabywcę i otrzymania faktury zaliczkowej, podatnik ma możliwość odliczenia podatku VAT, ale uiszczona zaliczka nie będzie mogła stanowić u niego koszt uzyskania przychodu. W przypadku zwrotu zaliczki dla nabywcy, dokona on korekty w miesiącu jej otrzymania (zgodnie z otrzymaną fakturą korygującą).

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku wpłaty zadatku będącego zabezpieczeniem umowy sprzedaży. W momencie wpłaty nie będzie stanowiła u niego koszt uzyskania przychodu ze względu na brak definitywnego, ostatecznego czy bezzwrotnego charakteru. Warto w tym miejscu przytoczyć art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi, iż za koszty uzyskania przychody nie uważa się strat (kosztów) powstałych w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy. Zatem niezależnie od okoliczności zadatek zatrzymany u sprzedawcy nie będzie u nabywcy stanowił kosztu uzyskania przychodu.