Poradnik Przedsiębiorcy

Kartoteka wynagrodzeń - co wchodzi w jej skład?

Kartoteka wynagrodzeń

W każdym przedsiębiorstwie jedną z najistotniejszych ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą listy płac, karty przychodów oraz dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić?

Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:

  • dane o zatrudnieniu ( data zawarcia oraz data ewentualnego rozwiązania umowy, rodzaj umowy),
  • dane adresowe pracownika ( poczta, gmina, powiat, telefon, numer mieszkania, numer domu, kod pocztowy, ulica, województwo, kraj, miejscowość),
  • dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię,, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, NIP, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, imię matki).

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do poprawnego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek jak również w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Karta przychodów

Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna zawierać:

  • datę przekazania zaliczki podatkowej,
  • koszty uzyskania przychodów,
  • dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy),
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.),
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu,
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego,
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • imię i nazwisko pracownika.

Lista płac

To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno za pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, bo tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona też punktem wyjścia dla prawidłowego tworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także właściwemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

  • informację o przyznanych nagrodach,
  • numery stron,
  • informację o przyznanych prowizjach,
  • nazwę pracodawcy,
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej,
  • datę sporządzenia,
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto,
  • informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc,
  • oznaczenie lub nazwę listy płac,
  • informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu,
  • informację o przyznanych premiach,
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy,
  • informację o wysokości wymiaru podstawy,
  • miesiąc, którego dotyczy,
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych.