Kartoteka wynagrodzeń
W każdym przedsiębiorstwie jedną z najistotniejszych ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą listy płac, karty przychodów oraz dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić?
Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia oraz data ewentualnego rozwiązania umowy, rodzaj umowy),
- dane adresowe pracownika ( poczta, gmina, powiat, telefon, numer mieszkania, numer domu, kod pocztowy, ulica, województwo, kraj, miejscowość),
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię,, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, NIP, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, imię matki).
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do poprawnego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek jak również w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.
Karta przychodów
Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna zawierać:
- datę przekazania zaliczki podatkowej,
- koszty uzyskania przychodów,
- dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy),
- potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.),
- dochód osiągnięty w danym miesiącu,
- kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego,
- kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
- kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
- kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- imię i nazwisko pracownika.
Lista płac
To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno za pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, bo tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona też punktem wyjścia dla prawidłowego tworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także właściwemu zaksięgowaniu płac.
Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:
- informację o przyznanych nagrodach,
- numery stron,
- informację o przyznanych prowizjach,
- nazwę pracodawcy,
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej,
- datę sporządzenia,
- informację o wynagrodzeniu brutto i netto,
- informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc,
- oznaczenie lub nazwę listy płac,
- informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu,
- informację o przyznanych premiach,
- informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy,
- informację o wysokości wymiaru podstawy,
- miesiąc, którego dotyczy,
- informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych.
