Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych mogą być zobowiązani do nabycia kasy fiskalnej. Na rynku występuje kilka rodzajów kas fiskalnych, jednak tylko kasa fiskalna online uprawnia do skorzystania z ulgi na jej zakup. Przepisy przewidują bowiem możliwość skorzystania z ulgi, która pokrywa w części cenę nabycia sprzętu. Sprawdzamy, czy podatnikom przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją.
Na czym polega fiskalizacja i kiedy należy ją przeprowadzić?
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących przed rozpoczęciem sprzedaży na kasie fiskalnej online konieczna jest jej fiskalizacja. Proces ten nie wymaga od przedsiębiorcy dodatkowych działań, ponieważ w całości przeprowadzany jest przez serwisanta kasy. Serwisant w tym celu konfiguruje ustawienia kasy w taki sposób, aby zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną online a Centralnym Repozytorium Kas.
Proces fiskalizacji polega na:
- przesłaniu klucza publicznego kasy;
- zgłoszeniu żądania fiskalizacji;
- przesłaniu sumy kontrolnej programu pracy kasy oraz nazwy i numeru wersji programu pracy kasy;
- odebraniu numeru ewidencyjnego;
- nieodwracalnym zapisie w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;
- inicjalizacji pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznacznym nieodwracalnym powiązaniu tych pamięci;
- zerowaniu wszystkich liczników kasy;
- niepowtarzalnym i nieodwracalnym zapisie w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapisie w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
- zapisie w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;
- zapisie w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas;
- wystawieniu raportu fiskalnego fiskalizacji;
- zgłoszeniu fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;
- pobraniu i zapisie w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.
Kto ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online?
Dotychczas przedsiębiorcy mieli prawo do korzystania z kasy fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Taka kasa fiskalna nie była połączona online z żadnym zewnętrznym systemem rządowym. Od 2022 roku ustawodawca stopniowo obejmował obowiązkiem wymiany dotychczasowych kas na kasy online określone grupy przedsiębiorców.
Zgodnie z art. 145b ust. 1 ustawy o VAT obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online mają podatnicy:
- świadczący usługi:
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
- związane z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
- fryzjerskie;
- kosmetyczne i kosmetologiczne;
- budowlane;
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów;
- prawnicze;
- związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu;
- uzyskujący przychód ze sprzedaży:
- benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;
- węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
- towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym.
Kto może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
Z ulgi na zakup kasy fiskalnej może skorzystać podatnik, który dokonał zakupu kasy fiskalnej online. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje, gdy u podatnika:
- powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej online;
- nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej online, ale dobrowolnie nabył on taką kasę i zaczął rejestrować na niej sprzedaż, przy czym dotychczas korzystał ze zwolnienia z kasy fiskalnej (jest to jego pierwsza kasa).
- rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej online
- oraz posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych dotyczących ulgi na zakup kas rejestrujących online wskazało, że ulga na zakup kasy fiskalnej online przysługuje, gdy:
- „obowiązek wymiany kas wynika z ustawy wprowadzającej;
- zostanie rozpoczęta ewidencja na kasach online najpóźniej w terminach wskazanych w art. 145b ust. 3 ustawy wprowadzającej, czyli w terminach, od których dana grupa podatników ma obowiązek stosowania kas online [...]”.
Z objaśnień podatkowych wynika dodatkowo, że „[...] ulga przysługuje podatnikom, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach. W przypadku branż objętych obligatoryjną wymianą kas należało wskazać graniczną datę, od której uznawane będzie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas online w obowiązującym terminie, aby ulgę na te kasy można było wykorzystać zgodnie z ogólnymi zasadami. [...]”.
Ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją
Na wstępie zostało wskazane, że przedsiębiorca ma obowiązek dokonać fiskalizacji kasy przed rozpoczęciem ewidencjonowania na niej sprzedaży. Jednocześnie aby móc skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, konieczne jest jej nabycie przed powstaniem obowiązku posiadania i rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej online. W związku z tym ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją jest niemożliwa do zastosowania.
Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 września 2020 roku o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.429.2020.2.MN, w której czytamy, że: „mając na uwadze zapisy art. 145b ust. 1 pkt 1 i art. 145b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik z branży świadczącej usługi naprawy pojazdów silnikowych był obligatoryjnie zobowiązany do rozpoczęcia ewidencji za pomocą kas online od 1 stycznia 2020 roku, a zatem był zobowiązany do wymiany kasy starego typu na kasę online do tego terminu.
W odniesieniu zatem do kasy rejestrującej online, której zakup oraz fiskalizacja w związku z wymianą dokonane zostały dopiero 13 stycznia 2020 roku, Wnioskodawca z uwagi na niedotrzymanie ustawowego terminu nie będzie mógł otrzymać zwrotu, o którym mowa w art. 111 ust. 4 i 5 ustawy o VAT”.
Takie samo stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 kwietnia 2021 roku o sygn. 0112-KDIL3.4012.14.2021.2.MS, w której czytamy: „W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca, aby skorzystać z ulgi na zakup kasy, miał obowiązek posiadania kasy online na dzień 1 stycznia 2021 roku.
Fakt, że Wnioskodawca w okresie od 1 stycznia 2021 roku do 8 stycznia 2021 roku nie mógł wynajmować pokoi pozostaje bez wpływu na wyznaczony przepisami termin obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie online.
Podsumowując, skoro Wnioskodawca nie dokonał ufiskalnienia kasy online w terminie do 1 stycznia 2021 roku, nie zwrócił się też do Naczelnika właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o indywidualne rozstrzygnięcie w tej sprawie, to nie będzie miał prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online”.
Przykład 1.
Pan Łukasz świadczy usługi prawnicze. Od 2019 roku miał zawieszoną działalność, którą wznowił 1 lipca 2023 roku. Tego samego dnia wymienił dotychczasową kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii na kasę fiskalną online i dokonał fiskalizacji kasy. Czy pan Łukasz może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
Nie, pomimo tego, że pan Łukasz wymienił kasę fiskalną natychmiast po wznowieniu działalności, to był objęty obowiązkową wymianą kasy fiskalnej na kasę fiskalną online do końca 2020 roku. W związku z tym, że wymiana kasy nastąpiła dopiero w 2023 roku, pan Łukasz utracił prawo do skorzystania z ulgi na jej zakup.
Przykład 2.
Pani Anna prowadzi salon kosmetyczny. 31 grudnia 2020 roku kupiła kasę fiskalną online i tego samego dnia zawiesiła działalność. Pani Anna wznowiła działalność 2 maja 2023 roku i tego samego dnia dokonała fiskalizacji kasy. Czy pani Anna może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
Nie, ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją nie przysługuje pani Annie. Fiskalizacja kasy powinna zostać dokonana przed 1 stycznia 2021 roku, ponieważ od tego dnia, aby móc skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online, pani Anna powinna być gotowa do ewidencji sprzedaży na kasie.
Podsumowując, ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją jest niemożliwa do uzyskania. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest zwrócenie się do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu fiskalizacji kasy. Takie działanie wynika z art. 48 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
