Każdy podatnik VAT wie, że z otrzymaniem zaliczki wiąże się konieczność odpowiedniego udokumentowania zdarzenia. W przypadku transakcji przeprowadzonej z inną firmą nie ma z tym żadnego kłopotu – wystarczy wystawić fakturę zaliczkową. A co zrobić w sytuacji, kiedy przedpłaty dokonała osoba fizyczna? Jak wygląda rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej?
Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych
W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych podstawowym dowodem księgowym jest paragon fiskalny (wystawiany, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej). Podobnie sytuacja wygląda podczas dokonywania transakcji z rolnikami ryczałtowymi. Dla tego typu klientów należy wystawić fakturę na żądanie - co oznacza, że do momentu, kiedy odbiorca nie zażyczy sobie takiego dokumentu, sprzedawca nie musi go wystawiać.
Jeśli jednak pojawi się żądanie wystawienia faktury, paragon i tak należy wydrukować. Podpina się go pod kopię faktury, która zostaje w dokumentacji sprzedawcy, przekazując kontrahentowi wyłącznie fakturę.
Rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej
Zgodnie z przepisami zaliczka otrzymana od osoby fizycznej także powinna być odpowiednio udokumentowana – zatem zaliczkę należy “wbić” na kasę fiskalną. Według ustawy o VAT momentem powstania obowiązku podatkowego jest dzień wydania towaru albo wykonania usługi. Jednak przy zaliczce termin ten powstaje wcześniej – w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Wtedy też należy zarejestrować ją na kasie fiskalnej.
Problem może pojawić się wtedy, kiedy zaliczka nie zostanie zauważona i na kasie będzie ujęta nieodpowiednim okresie. Może się tak zdarzyć, gdy np. należność wpływa na konto bankowe na przełomie miesięcy. Kasy fiskalne nie pozwalają na księgowanie z datą wsteczną – dlatego też zaliczkę na kasie fiskalnej w takiej sytuacji należy ująć najszybciej jak się da.
Natomiast księgując raport fiskalny w rejestrach, należy pamiętać o poprawnym ujęciu zaliczki uwzględnionej na kasie fiskalnej. Tym samym należy ją ująć w rejestrze sprzedaży VAT w miesiącu, którego rzeczywiście dotyczyła. Nie można tutaj sugerować się datą ujęcia zaliczki w łącznym raporcie okresowym.
Warto też pamiętać, że mimo zaksięgowania zaliczki na kasie fiskalnej zgodnie z datą jej wpływu co do zasady nie powinna ona być ujmowana w KPiR jako przychód. Przychód powstanie bowiem dopiero w momencie wydania towarów lub wykonania usługi – wtedy też całą wartość należności należy ująć w księdze.
Przykład 1.
W dniu 30.05.2023 r. na konto bankowe przedsiębiorcy wpłynęła zaliczka w wysokości 800 zł wpłacona przez osobę prywatną. Niestety przedsiębiorca zauważył ją dopiero 01.06.2023 r. Jak powinien postąpić?
Otrzymaną zaliczkę należy niezwłocznie nabić na kasę. Następnie gdy przedsiębiorca będzie księgował łączny raport okresowy za maj powinien powiększyć go o wartość zaliczki nabitej w czerwcu (bowiem obowiązek podatkowy powstanie w dacie jej otrzymania, czyli 30.05.2023 r.) oraz gdy będzie księgował łączny raport okresowy za czerwiec powinien pomniejszyć go o wartość zaliczki nabitej w czerwcu.
Zaliczki w KPiR w dacie ich wpływu
Ponieważ oddzielanie obowiązku podatkowego w VAT i podatku dochodowym było uciążliwe dla sprzedawców (konieczność prowadzenia ewidencji zaliczek by określić moment, w którym wartość zaliczki ma trafić do KPiR), ustawodawcy wyszli im na przeciw prowadzając zapisy w art. 14 ust. 1j - 1l ustawy o PIT. Z przepisów tych wynika, że gdy przedsiębiorca pobierze wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej - za datę powstania przychodu uznaje się dzień pobrania wpłaty.
Chcąc skorzystać z takiego uproszczenia przedsiębiorca musi jednak zawiadomić swój urząd skarbowy o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu. Wybór tego sposobu rozliczania zaliczek na kasie oznacza się dopiero na zeznaniu rocznym. Wybór ten będzie obowiązywać od danego roku, w którym dokonano zgłoszenia aż do czasu odwołania przez przedsiębiorcę (nie trzeba co roku dokonywać zgłoszenia - oznaczania na zeznaniu rocznym - jeśli przedsiębiorca nie zmienia decyzji w tym zakresie).
