Poradnik Przedsiębiorcy

Potrącenia z wynagrodzenia - kompendium wiedzy dla pracodawcy

Potrącenia z wynagrodzenia są częstym sposobem egzekucji zobowiązań w polskim systemie prawnym, a prawidłowa obsługa takiej egzekucji to jeden z istotnych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z ustawą z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. 2012.1015) organ egzekucyjny dokonuje zajęcia wynagrodzenia za pracę poprzez przesłanie do pracodawcy dłużnika zawiadomienia o zajęciu części jego wynagrodzenia, niezwolnionej spod egzekucji, na pokrycie egzekwowanych należności pieniężnych wraz z odsetkami z danego tytułu. Wzywa też pracodawcę, aby nie wypłacał zajętej części wynagrodzenia zobowiązanemu, lecz przekazał ją organowi egzekucyjnemu. 

Rodzaje potrąceń z wynagrodzenia

Pracodawca może pomniejszyć wynagrodzenie pracownika o potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Potrącenia obowiązkowe to takie, na które pracodawca nie musi mieć zgody pracownika. Należą do nich: świadczenia alimentacyjne, sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimentacyjne, zaliczki udzielone pracownikowi, kary porządkowe nałożone na pracownika. Potrącenia dobrowolne to te, na które pracodawca musi posiadać pisemną zgodę pracownika. Są to np. składki na ubezpieczenie na życie, raty pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS, składki na rzecz związku zawodowego czy też koszty prywatnych rozmów telefonicznych z telefonu służbowego.

W wyroku NSA w Warszawie z 21 grudnia 2005 r. (sygn. akt I OSK 461/05) czytamy: "przepis art. 91 Kodeksu pracy dla   za pracę wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie. Wymieniona w tym przepisie zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Pracownik, który wyraża zgodę na potrącenia z wynagrodzenia za pracę powinien mieć świadomość wielkości długu oraz przesłanek odpowiedzialności".

Natomiast w  wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98 - OSNP 1999 nr 21 poz. 684), Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że "wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę jest nieważne (art. 87 par. 1 i 7 k.p. i art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 91 i 300 k.p.). W świetle art. 91 k.p. wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na dokonanie potrącenia z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości jest nieważne".

Reasumując, jeżeli chodzi o potrącenia dobrowolne, można potrącać pracownikowi tylko te należności, na które pisemnie wyraził zgodę, mając pełną świadomość rodzaju tej należności i wysokości zobowiązania. Zwrócić należy też uwagę, że jeżeli pracownik napisze, że wyraża zgodę na potrącenia z wynagrodzenia, to już potrącenia z zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego będzie niemożliwe bez uprzedniego wskazania tego rodzaju świadczenia przez pracownika. Nie trzeba mieć zgody pracownika na potrącenie nierozliczonego wcześniej wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku w sytuacji, gdy pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie po naliczeniu listy płac czy też na potrącenie zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia, np. w sytuacji, gdy pracownik w trakcie miesiąca zwróci się z prośbą o wcześniejszą wypłatę części wynagrodzenia.

Maksymalna wysokość potrącenia z wynagrodzenia pracownika

Rodzaj potrąceń determinuje kwotę możliwą do potrącenia z wynagrodzenia pracownika. Najwięcej należy potrącić w związku z zobowiązaniem alimentacyjnym pracownika – do 60% wynagrodzenia po odliczeniu składek na ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych innych niż alimentacyjne, a więc za niespłacony kredyt, opłatę karną za jazdę bez biletu, zobowiązania z tytułu nieopłaconego najmu mieszkania itp., muszą być potrącone do wysokości 50% wynagrodzenia. Podobnie należy postąpić w przypadku nierozliczenia się w terminie przez pracownika z zaliczki, np. za podróż służbową. Natomiast w przypadku nałożenia przez pracodawcę kary porządkowej na pracownika można potrącić mu za jedno przewinienie dzienną stawkę wynagrodzenia netto, ale łącznie suma ta nie może przekroczyć 1/10 wynagrodzenia. Dla przypomnienia karę porządkową pracodawca może udzielić pracownikowi w ściśle określonych sytuacjach, m.in. za nieprzestrzeganie porządku i dyscypliny pracy, np. za notoryczne spóźnienia lub stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym. Kolejność dokonywania potrąceń reguluje art. 87 § 1 k.p. W pierwszej kolejności egzekwowane muszą być świadczenia alimentacyjne, potem niealimentacyjne, następnie zaliczki i kary porządkowe. Dopiero po potrąceniu wszystkich należności obowiązkowych można dokonać potrąceń dobrowolnych. 

Kwota wolna od potrąceń

Wynagrodzenie oraz inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy podlegają szczególnej ochronie prawa. W  myśl artykułu 87¹ k.p. wolna od zajęcia jest kwota minimalnej płacy ustalanej corocznie na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu. W roku 2018 jest to kwota 2100 zł brutto. Dotyczy jednak tylko osób, które posiadają zajęcia niealimentacyjne, ci pozostali muszą się liczyć z tym, że pracodawca musi przekazać komornikowi 60% wynagrodzenia, nawet najniższego.

Kwestię potrąceń z zasiłków regulują przepisy ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17 grudnia 1998 (art. 139). Wynika z niej, że z zasiłku można potrącić 60% świadczenia w przypadku zobowiązań alimentacyjnych oraz 25% dla pozostałych zobowiązań (administracyjnych, cywilnych). W przypadku zasiłków (chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego) kwota wolna od potrąceń niealimentacyjnych to 75% najniższej emerytury lub renty. Dla potrąceń na zaspokojenie należności alimentacyjnych kwota zasiłku podlegająca ochronie nie może być niższa niż kwota 50% najniższej emerytury. W przypadku potrąceń dobrowolnych na rzecz pracodawcy jest to 100% kwoty wolnej, a w przypadku potrąceń na rzecz innych – 80%. Dla przypomnienia, zasiłek chorobowy jest wypłacany po upływie 14 dni choroby dla pracowników powyżej 50. roku życia oraz po upływie 33 dni dla pozostałych pracowników. Natomiast w przypadku choroby dziecka lub innego członka rodziny pracownika zasiłek opiekuńczy wypłacany jest już od pierwszego dnia zwolnienia. W razie przekazania zwolnienia lekarskiego do ZUS-u, pracodawca musi zawiadomić komornika, że pracownik wykorzystał już cały okres wynagrodzenia chorobowego płatnego przez pracodawcę i zajęcie nie będzie już realizowane. W tej sytuacji komornik musi się zwrócić bezpośrednio do ZUS-u i przedstawić mu tytuł wykonawczy, tak aby zajęcie było nadal realizowane.

Potrącenia z wynagrodzeni przy zbiegu egzekucji sądowej i administracyjnej

Zdarza się, że pracownik oprócz zajęć komorniczych, ma zajęcia z urzędu skarbowego lub ZUS-u. Zgodnie z nowelizacją k.c., k.p.c. oraz innych ustaw z dnia 15.07.2015, (Dz. U. 2015 poz. 1311): „W razie zbiegu egzekucji sądowej i administracyjnej, w przypadku gdy wynagrodzenie nie wystarcza na pokrycie wszystkich egzekwowanych należności, pracodawca dokonuje wypłat na rzecz sądowego albo administracyjnego organu egzekucyjnego, który pierwszy dokonał zajęcia, a w razie niemożności ustalenia tego pierwszeństwa na rzecz organu, który dokonał zajęcia na poczet należności w wyższej kwocie oraz niezwłocznie zawiadamia o zbiegu egzekucji właściwe organy egzekucyjne, wskazując datę doręczenia zawiadomień o zajęciach dokonanych przez te organy i wysokość należności, na poczet których zostały dokonane zajęcia, o czym komornik poucza pracodawcę, dokonując zajęcia”.

Należy pamiętać, że za niedopełnienie obowiązków wobec komornika pracodawca może zostać ukarany grzywną do 2000 zł, natomiast w przypadku egzekucji administracyjnej sankcje są większe – grzywna do 3800 zł, a także możliwość wystawienia tytułu egzekucyjnego i ściągnięcie należności bezpośrednio z konta pracodawcy.

Coraz częściej pracodawcy otrzymują pisma z banków lub firm pożyczkowych wzywające ich do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy, ubiegając się o kredyt lub pożyczkę, wyrażają zgodę na potrącenia z wynagrodzenia kwoty należnej raty. W razie zwłoki w zapłacie banki lub firmy pożyczkowe przesyłają do pracodawcy pismo z wyrażoną zgodą, często w postaci kopii dokumentu podpisanego przez pracownika z żądaniem potrącania z wynagrodzenia należnych kwot (niektóre firmy pożyczkowe wysyłają taki list już przy 10-dniowej zwłoce w zapłacie raty). Informują przy tym pracodawcę, że w razie niewywiązania się z obowiązku dokonywania potrąceń obciążą pracodawcę kosztami procesu itp. Jest to oczywiście działanie niezgodne z prawem, bo pracodawca ma określony katalog należności, które musi potrącać z wynagrodzenia, a długów wobec banków oraz firm pożyczkowych tam nie ma. W tej sytuacji pracodawca powinien się dowiedzieć, czy pracownik wyraża zgodę na takie potrącenie. Może on bowiem w każdej chwili wycofać zgodę daną bankowi czy firmie pożyczkowej, gdyż taka zgoda bywa często warunkiem uzyskania kredytu lub pożyczki. Może się zdarzyć, że pracownik podtrzymuje ją i chce, aby pracodawca dokonywał potrąceń. Dla bezpieczeństwa należy wziąć kolejną zgodę z oryginalnym podpisem, a przesłana kopia tej udzielonej wcześniej kredytodawcy nie powinna być w ogóle brana pod uwagę.

Należy się tylko zastanowić, czy nawet jeżeli pracownik wyraża zgodę, pracodawca musi dokonywać potrąceń. Nie musi, gdyż nie wynika to z przepisów k.p., a banki i firmy pożyczkowe wykorzystują niewiedzę pracodawców w tej kwestii. Pracodawcy, którzy przekażą takie kwoty bez pisemnej zgody pracownika i co ważne, udzielonej z bieżącą datą, mogą narazić się na mandat z PIP, gdyż bezprawne uszczuplenie wynagrodzenia pracownika jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze od 1000 zł do 30 000 zł. Także pracownik może wystąpić o zwrot nienależnie pobranych i przekazanych kwot do 3 lat wstecz wraz z odsetkami. Sam fakt, że tego typu wezwania do dokonania potrąceń są często wysyłane do pracodawców, świadczy o tym, że te potrącenia z wynagrodzenia są wykonywane, choć nie muszą i nie powinny nawet, gdyż to pracownik jest odpowiedzialny za swoje zobowiązania, a nie jego pracodawca.

Wczasy pod gruszą a potrącenia

Pracodawcy często mają dylemat, czy pracownik powinien otrzymać dofinansowanie do wypoczynku tzw. wczasy pod gruszą w sytuacji, gdy ma zajęcie komornicze. Co do zasady tego typu świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podlegają egzekucji w pełnej wysokości. Jednak może mieć ona miejsce tylko wtedy, gdy w piśmie o zajęciu, które komornik przesyła do pracodawcy, będzie wyraźnie wskazane, że zajęciu podlega oprócz wynagrodzenia za pracę, zasiłku, premii, nagród i innych świadczeń przekazywanych pracownikowi w związku ze świadczeniem pracy, także świadczenia z ZFŚS. Jeżeli tego nie ma, to pracodawca nie może tych środków potrącić. Takie stanowisko potwierdza Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej w piśmie z 21 czerwca 2011 r. Inaczej wygląda kwestia ekwiwalentu za urlop czy odprawy emerytalnej, które są świadczeniami ściśle powiązanymi ze stosunkiem pracy i tutaj obowiązują pracodawcę takie same procedury jak przy potrącaniu z wynagrodzenia.