Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop pracownika a podatki

Urlop wypoczynkowy jest zwolnieniem pracownika z obowiązku świadczenia pracy w celu regeneracji jego sił fizycznych i psychicznych przy jednoczesnym zapewnieniu mu za ten czas wynagrodzenia. Korzystanie przez pracownika z urlopu może wywoływać skutki na gruncie rozliczeń z fiskusem.

Tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę mają prawo do urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie urlopowe jest obliczane na podstawie zarobków z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu. Różnica wysokości wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu, może wynikać ze stosowania zmiennego systemu wynagradzania albo być spowodowana zmianą warunków płacowych, jakie nastąpiły w poprzednim okresie rozliczeniowym lub w miesiącu z urlopem. 

Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop pracownika i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.  

Zatem otrzymane przez pracowników różnego rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Tym samym należałoby uznać, iż wszelkie wypłaty związane z urlopami podlegają opodatkowaniu, jednak od tej zasady istnieją wyjątki. Poniżej prezentujemy najczęściej występujące problemy podatkowe związane z rozliczaniem urlopów.

Świadczenie urlopowe

Pracodawcy spoza sektora budżetowego, którzy nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS, a więc zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą wypłacać swoim pracownikom raz w roku świadczenie urlopowe. Warunkiem jego otrzymania jest korzystanie z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni w danym roku.

Świadczenie urlopowe nie wchodzi do podstawy składek ZUS, lecz jest opodatkowane.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS obowiązującego w danym roku i przypadającego na 1 pracownika. Odpis ten wynosi 37,5% (lub 50% na zatrudnionych w szczególnych warunkach) przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe.

Wysokość świadczenia urlopowego w 2017 r. przy założeniu, że odpowiada ono wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS wynosi:

1. Dla pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach :

  • na pełny etat1185,66 zł

  • na 1/2 etatu592,83 zł

  • na 1/4 etatu296,42 zł

  • na 3/4 etatu 889,25 zł

2. Dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze:

  • na pełny etat1580,89 zł

  • na 1/2 etatu790,45 zł

  • na 1/4 etatu395,22 zł

  • na 3/4 etatu1185,67 zł

3. Dla pracownika młodocianego w zależności od roku nauki:

  • w I roku nauki158,09 zł

  • w II roku nauki189,71 zł

  • w III roku nauki221,32 zł

Odwołanie z urlopu

Czasami zdarza się, iż pracownik jest niezbędny w firmie, w takiej sytuacji można skorzystać z instytucji jego odwołania z urlopu.

Dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego uregulowano w art. 167 § 1 Kodeksu pracy. Odwołanie z urlopu jest możliwe przy łącznym spełnieniu dwóch przesłanek:

  • gdy zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria, choroba osoby zastępującej pracownika, kontrola zewnętrzna dotycząca stanowiska pracy pracownika korzystającego z urlopu),

  • obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Natomiast w myśl przepisu art. 164 § 1 Kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Decyzja o odwołaniu z urlopu wypoczynkowego musi być uzasadniona. Pracownikowi odwołanemu z urlopu przysługuje zwrot poniesionych kosztów. Zgodnie bowiem z art. 167 § 2 Kodeksu pracy pracodawca odwołujący pracownika z urlopu wypoczynkowego zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Kosztami tymi będą w szczególności koszty związane z pobytem w danej miejscowości, koszty wykupionych wycieczek czy też sam koszt wcześniejszego powrotu do pracy.

Jak wskazują organy podatkowe, taki zwrot nie jest przychodem ze stosunku pracy. Jest to wyłącznie rekompensata wydatków poniesionych na urlop, w związku z czym nie będzie stanowiła przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 października 2010 r., sygn. ILPB2/415–704/09/10-S/WM:

(…) zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma de facto charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Zatem, wypłata (pokrycie) przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…).