Pracownik, który jest zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego lub nie przepracuje całego roku, korzysta z urlopu wypoczynkowego obliczonego proporcjonalnie. Podobnie w sytuacji, gdy w trakcie roku następuje zmiana wymiaru czasu pracy zatrudnionego. Aby obliczyć urlop proporcjonalny należy znać zasady uregulowane w artykułach 1551, 1552a i 1553 Kodeksu pracy.
Urlop proporcjonalny w roku zmiany pracodawcy
W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:
- u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,
- u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:
- proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
- proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego
Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego trzeba wziąć pod uwagę, że:
- miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi,
- niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
- jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
- przy ustalaniu wymiaru urlopu niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia,
- wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć łącznego wymiaru urlopu przysługującego tej osobie (20 lub 26 dni w ciągu roku).
Nowy pracodawca oblicza urlop proporcjonalny na podstawie świadectwa pracy, wydanego przez poprzedni zakład pracy. Świadectwo pracy zawiera informacje pozwalające na określenie wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikowi, liczbę dni wykorzystanego w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego, a także urlopu na żądanie. Jest to bardzo istotne, gdyż zgodnie z art. 1672, pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego.
Przykład 1.
Pracownik rozpoczął pracę 1 kwietnia 2024 roku. Na podstawie świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy przysługuje mu prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W poprzednim zakładzie pracy pracownik wykorzystał 9 dni urlopu. Wcześniejsze zatrudnienie trwało od 1 stycznia 2024 roku do 31 marca 2024 roku, czyli pracownik wykorzystał o 2 dni więcej urlopu niż wynika z urlopu obliczonego proporcjonalnie za okres 3 miesięcy:
3/12 x 26 dni = 6,5 → niepełne dni, należy zaokrąglić w górę = 7 dni urlopu
9 dni wykorzystanego urlopu - 7 dni przysługującego urlopu = 2 dni
U nowego pracodawcy urlop wypoczynkowy obliczony proporcjonalnie to 20 dni:
9/12 x 26 dni = 19,5 → po zaokrągleniu 20 dni.
Z uwagi na wykorzystanie w poprzednim zakładzie pracy 2 dni więcej, wymiar urlopu należy zmniejszyć:
20 dni - 2 dni = 18 dni
Jednak po zsumowaniu dni urlopu (9 dni przy poprzednim zatrudnieniu + 18 dni przy nowym zatrudnieniu = 27 dni) łączny urlop wypoczynkowy przekracza wymiar 26 dni, w związku z tym urlop u nowego pracodawcy należy zmniejszyć do 17 dni.
Urlop proporcjonalny - wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie wymiaru etatu
Urlop wypoczynkowy pracownika, któremu został zmieniony wymiar etatu, należy obliczyć proporcjonalnie do czasu pracy, w jakim jest zatrudniony oraz uwzględniając odrębnie okres pracy na poszczególnych etatach. Kodeks pracy nie przewiduje takiego przypadku bezpośrednio, jednak w takiej sytuacji przyjmuje się, by obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego zgodnie z przepisami odnoszącymi się do obliczania urlopu proporcjonalnie.
Przykład 2.
Pracownik od 1 stycznia 2024 roku pracował na ¼ etatu. W wyniku porozumienia z pracodawcą wymiar czasu pracy został zwiększony do pełnego etatu od 1 marca 2024 roku. Pracownikowi przysługuje rocznie 26 dni urlopu wypoczynkowego. Obliczeń należy dokonać z podziałem na poszczególne okresy zatrudnienia.
Praca na ¼ etatu przez 2 miesiące (w okresie od stycznia 2024 r. do końca lutego 2024 r.)
¼ x 26 dni= 6,5 → 7 dni urlopu w roku
2/12 x 7 dni = 1,1666 → 2 dni
2 dni x 8 godzin = 16 godzin urlopu
Praca na pełen etat przez 10 miesięcy w roku (w okresie od marca 2024 r. do grudnia 2024 r.)
10/12 x 26 dni = 21,67 → 22 dni
22 dni x 8 godzin = 176 godzin urlopu
Łącznie w 2024 roku pracownikowi przysługują 24 dni urlopu → 192 godziny.
Naliczając urlop pracownikowi, który podjął w trakcie roku zatrudnienie w nowej firmie lub zmienił mu się wymiar czasu pracy nie należy do najprostszych. Dlatego warto wiedzieć, jakie zasady wyliczeń należy wówczas stosować przy zmiennie etatu. Odpowiednio obliczyć urlop proporcjonalnie do czasu pracy, w jakim jest zatrudniony i uwzględnić odrębnie okres pracy na poszczególnych etatach.
