Prawidłowe rozliczanie czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy i ma bezpośredni wpływ na właściwe określanie należnego pracownikowi wynagrodzenia. Narzędziem, którym powinien się przy tym posługiwać pracodawca, jest ewidencja czasu pracy.
Limitowanie czasu pracy
Zgodnie z jedną z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażoną w art. 14 Kodeksu pracy (kp), pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych.
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kp). O istnieniu stanu dyspozycji decyduje rzeczywista możliwość i gotowość pracownika do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy i jednocześnie istnienie po stronie pracodawcy możliwości kierowania jego pracą (patrz wyrok Sądu Najwyższego z 24 lutego 2021 roku, III PSKP 4/21).
W dziale szóstym Kodeksu pracy, Czas pracy, (art. 128–15112) zawarto różnorodne uregulowania limitujące czas pracy, do których można zaliczyć w szczególności:
8-godzinną normę dobową;
40-godzinną normę średniotygodniową;
normę 5-dniowego tygodnia pracy;
zasadę stosowania okresów rozliczeniowych czasu pracy;
zasadę ustalania rozkładów czasu pracy;
algorytm ustalania wymiaru czasu pracy;
48-godzinną normę średniotygodniową, uwzględniającą pracę w godzinach nadliczbowych;
11-godzinną normę odpoczynku dobowego;
35-godzinną normę odpoczynku tygodniowego;
warunki dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz w niedziele i święta.
Ewidencja czasu pracy
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.
W myśl § 6 pkt 1 lit. a Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ewidencja czasu pracy musi zawierać informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
liczbie godzin nadliczbowych;
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 kp).
Poza samą ewidencją czasu pracy dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, które gromadzić musi pracodawca, są:
wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp), ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 kp), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp), stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kp), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 kp), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 kp);
dokumenty związane: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 kp), z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 kp), z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 kp), oraz zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 kp) (§ 6 pkt 1 lit. b–d ww. rozporządzenia).
Skutki braku prowadzenia ewidencji czasu pracy
Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 27 czerwca 2019 roku (III APa 13/17), braki w ewidencji czasu pracy obciążają pracodawcę, a nie pracownika na nie się powołującego. Konsekwencją braku ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelności jest powstanie po stronie pracownika możności udowodnienia swojego faktycznego czasu pracy za pomocą dowodów z zeznań świadków czy też własnoręcznie prowadzonej dokumentacji.
Z kolei w postanowieniu Sądu Najwyższego z 5 czerwca 2020 roku (II PK 70/19) wskazano: „[…] brak ewidencji czasu pracy po stronie pracodawcy lub nieprawidłowe jej prowadzenie nie uprawniają bezwzględnie domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 kpc, 234 kpc) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. Innymi słowy nie oznacza to, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika. To, czy stanowi odzwierciedlenie (fotografię) rzeczywistego czasu pracownika podlega w razie sporu ocenie w postępowaniu dowodowym. W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 kc, art. 232 kpc) i twierdzenie, że w takiej sytuacji (braku formalnej ewidencji czasu pracy) zawsze wiarygodna jest wersja podawana przez pracownika. Pracodawca może wykazać, iż pracownik nie pracował w takim rozmiarze w jakim twierdzi […]”.
Chociaż więc zaniedbania pracodawcy w zakresie ewidencjonowania czasu pracy są oczywistym niedopełnieniem jego obowiązków (również w świetle art. 94 pkt 9a kp, który stanowi, że pracodawca ma prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników), to pracownik, którego prawa zostały w następstwie tych zaniedbań naruszone, może się skutecznie domagać usunięcia wspomnianych naruszeń tylko w takim zakresie, w jakim będzie w stanie wykazać, jak w rzeczywistości przedstawiał się czas jego pracy, odwołując się do wiarygodnych dowodów.
Przykład 1.
Pracownik zarzucił pracodawcy, że ten nie ujął w prowadzonej ewidencji czasu pracy informacji o przepracowaniu przez pracownika w danym dniu 3 godzin nadliczbowych. Na tę okoliczność powołał się na dowód w postaci zapisu z monitoringu wizyjnego, z którego wynikało, że faktycznie opuścił miejsce pracy o 3 godziny później, niż wynikało to z jego normalnego rozkładu czasu pracy. Pracodawca wskazał jednak, że nie polecał pracownikowi wykonywania w tym dniu pracy w godzinach nadliczbowych i że nie zachodziły żadne przesłanki uzasadniające wydanie takiego polecenia. W związku z tym, że pracownik nie przedstawił żadnego wiarygodnego dowodu, że pracodawca polecił mu wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, uznano pozostanie pracownika w pracy po godzinach za jego samowolną decyzję. Nie było zatem podstaw do ujęcia wspomnianych 3 godzin w ewidencji czasu pracy, a w konsekwencji – do wypłaty za nie pracownikowi jakiegokolwiek wynagrodzenia i dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Przykład 2.
Pracodawca nie prowadził ewidencji czasu pracy. Pracownik zatrudniony w wymiarze 0,5 etatu zażądał wypłacenia mu zaległego wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych (ponad 0,5 etatu), wraz z dodatkiem jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik wykazał, że pracę ponadwymiarową wykonywał w obecności pracodawcy, który miał tego świadomość i taki stan rzeczy akceptował, co potwierdzili świadkowie. W omawianych okolicznościach, za niezewidencjonowane godziny pracy ponadwymiarowej, pracodawca musiał wypłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz ze stosownym dodatkiem, gdyż pracownik udowodnił, że taka praca faktycznie miała miejsce.
Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy jest poważnym uchybieniem pracodawcy mogącym prowadzić do poszkodowania pracownika w zakresie rozliczania jego czasu pracy i wypłacania wynagrodzenia. Aby skutecznie dochodzić roszczeń z tytułu poniesionych szkód, pracownik powinien zadbać o zgromadzenie odpowiednich dowodów, dzięki którym będzie mógł wykazać, że jego roszczenia są zasadne.
