Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop proporcjonalny - zasady przyznawania

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdej osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę bez wyjątku, nie ma możliwości zrzeczenia się prawa do niego. To, w jakim wymiarze przysługuje, zależy od posiadanego stażu urlopowego. Należy jednak pamiętać, że rozpoczynając pracę w ciągu roku, pracownikowi ustala się urlop proporcjonalny.

Kiedy nalicza się urlop proporcjonalny?

Urlop proporcjonalny, czyli urlop wypoczynkowy, nalicza się dla osób, które nie przepracowały u danego pracodawcy pełnego roku. Zasada proporcjonalności urlopu odnosi się również do pracowników powracających w roku kalendarzowy do pracy po:

  • urlopie bezpłatnym,
  • urlopie wychowawczym,
  • okresie odbywania służby wojskowej, a także przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
  • tymczasowym aresztowaniu,
  • odbywaniu kary pozbawienia wolności,
  • nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W sytuacji, gdy po naliczeniu urlopu pracownik w ciągu roku będzie nieobecny ze względu na którąś z wyżej wymienionych przyczyn, należy urlop proporcjonalnie pomniejszyć, chyba że przed tym okresem urlop zostanie wykorzystany w wyższym wymiarze.

Jak ustalić urlop proporcjonalny?

Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego pracodawca ma obowiązek pamiętać o wymiarze urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi w danym roku. Zasada przyznawania urlopu proporcjonalnego zakłada otrzymanie urlopu w wymiarze, który odpowiada okresowi zatrudnienia u danego pracodawcy i oznacza, że pracownik traci prawo do urlopu odpowiadającego okresowi bez zatrudnienia.

Ustalając urlop proporcjonalny, trzeba pamiętać, że niepełny przepracowany miesiąc zawsze zaokrągla się do góry.

Przykład 1.

Pani Oktawia rozpoczęła pracę w nowej firmie od 22 maja 2020 roku. Wymiar urlopu jaki jej przysługuje to 26 dni. Poprzedni stosunek pracy zakończyła 15 maja 2020 roku. Były pracodawca naliczył jej urlop do maja wynoszący 11 dni, dlatego w nowej pracy, mimo że rozpoczęła pracę w tym miesiącu, to urlop za maj jej nie przysługuje. Urlop proporcjonalny musimy więc ustalić za okres od czerwca do końca roku.

Urlop proporcjonalny za 2020 rok wynosi: 26 dni / 12 miesięcy x 7 miesięcy = 15,17

W tym przypadku nie należy zaokrąglać urlopu w górę, ponieważ skoro w poprzedniej pracy pani Oktawia wykorzystała już 11 dni z puli przysługującej jej na ten rok (26 dni), to nowy pracodawca może udzielić jej jeszcze 15 dni.

Urlop proporcjonalny a pierwsza praca

Urlopu proporcjonalnego nie stosuje się w pierwszym roku pracy, gdyż wtedy obowiązuje zasada nabywania urlopu z każdym przepracowanym miesiącem. Oznacza to, że nie ma określonej liczby dni do wykorzystania na początku zatrudnienia. Dopiero wraz z początkiem kolejnego roku kalendarzowego następującego po roku rozpoczęcia kariery zawodowej dana osoba nabywa prawo do urlopu z góry, czyli już od 1 stycznia przysługuje jej urlop w wymiarze 20 lub 26 dni.

W pierwszej pracy nie ma obowiązku zaokrąglania urlopu w górę. Pracodawca udziela urlopu tak, jak to faktycznie wychodzi z wyliczeń. Jednakże zawsze może udzielić urlop na korzyść pracownika, zależy to wyłącznie od jego woli.

Przykład 2.

Pan Mateusz po zakończeniu studiów podjął swoją pierwszą w życiu pracę. Stosunek pracy rozpoczął się 6 października 2020 r. Wymiar urlopu wynosi 20 dni. Prawo do urlopu w tym roku pan Mateusz będzie nabywał z każdym 5. dniem miesiąca, w związku z czym urlop za ten rok wyniesie:

urlop za jeden pełny miesiąc : 20 dni / 12 miesięcy = 1,67

Pan Mateusz przepracuje 2 pełne miesiące (06 X - 05 XI oraz 06 XI - 05 XII ) w związku z czym do końca roku będzie mu przysługiwał urlop w wymiarze 3,34 dnia.

Od 1 stycznia 2021 nabędzie prawo do urlopu z góry, w pełnym wymiarze wynoszącym 20 dni.

Urlop proporcjonalny w razie rozwiązania stosunku pracy

Jeżeli przed wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego ustanie stosunek pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego odpowiadającego wymiarowi proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy.

Przykład 3.

Pani Marzena złożyła wypowiedzenie umowy o pracę u obecnego pracodawcy i zakończy pracę 31 sierpnia 2020 roku. Pracowała w tej firmie 2 lata. Urlop przysługiwał jej w wymiarze 26 dni. Za 2019 rok pozostało jej 5 dni zaległego urlopu, w 2020 r. nie skorzystała z ani jednego dnia wolnego. Urlop proporcjonalny za 2020 rok wynosi:

26 dni / 12 miesięcy x 8 miesięcy = 17,33 w zaokrągleniu 18 dni.

Pracodawca powinien wypłacić pani Marzenie ekwiwalent za 23 dni niewykorzystanego urlopu (5 dni za 2019 r. + 18 dni za 2020 r.).

Urlop proporcjonalny w systemie wFirma.pl

Proporcjonalne wyliczanie urlopu wypoczynkowego pracownika może być wyzwaniem dla niejednej osoby. System wFirma.pl dokonuje automatycznych wyliczeń urlopów pracowniczych.

Użytkownik systemu zatrudniając nową osobę, ma możliwość wprowadzić w systemie pracownikowi bilans otwarcia z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w daną osobę i z poziomu SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA wejść w pod zakładkę HISTORIA » BILANS OTWARCIA » DODAJ BILANS.

W bilansie otwarcia zamieszcza się informacje m.in. o ilości dni wykorzystanego urlopu u poprzedniego pracodawcy z danego roku kalendarzowego.

Wpływ na proporcjonalne rozliczenia urlopu wypoczynkowego pracownika ma również okres obowiązywania umowy o pracę danej osoby. 

System wFirma.pl automatycznie przetwarza dane zawarte w bilansie otwarcia danego pracownika oraz okresy obowiązywania jego umów o pracę, skutkiem czego, w zakładce KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w daną osobę i z poziomu CZAS PRACY wejść w pod zakładkę NIEOBECNOŚCI użytkownik zyskuje wgląd do przysługującego pracownikowi limitu dni urlopowych.

Więcej na temat bilansu otwarcie w systemie wFirma.pl oraz wyliczeń limitu urlopy wypoczynkowego pracownika można przeczytać w artykułach: