Wszyscy beneficjenci środków europejskich, niezależnie od stosowanej formy księgowości, w ramach prowadzonej ewidencji księgowej zobowiązani są do wyodrębnienia zdarzeń gospodarczych związanych z realizowanym projektem. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej księgowości dla projektu powstaje z chwilą rozpoczęcia realizacji projektu (najpóźniej z chwilą podpisania umowy lub decyzji o dofinansowaniu). Wyjątek stanowią koszty pośrednie oraz koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem – wówczas nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz opisywania dokumentów księgowych, gdyż o kwalifikowalności tych wydatków decyduje realizacja poszczególnych zadań projektowych. W ramach artykułu odpowiemy na pytanie: jak powinna być prowadzona ewidencja księgowa w projektach unijnych, aby skutecznie rozliczyć wydatki i nie bać się kontroli prawidłowości wykorzystania środków unijnych?
Podstawy prawne prowadzenia ewidencji księgowej – z jakich dokumentów czerpać wiedzę?
Jeżeli mówimy o obowiązku, zawsze musi za nim stać podstawa prawna. Jakie przepisy trzeba znać, aby w sposób prawidłowy prowadzić ewidencję księgową? Najważniejszym przepisem wspólnotowym regulującym zasady wykorzystywania przez państwa członkowskie funduszy UE jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 ustanawiające wspólne przepisy EFRR, EFS,EFRROW i EFMiR (tzw. Rozporządzenie ogólne). Zgodnie z art.124 ust.4 tego dokumentu: „W odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu instytucja zarządzająca zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty są zwracane na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją”. Zapisy przywołanego rozporządzenia są jednak bardzo ogólne i nie wskazują, w jaki sposób wyodrębnienie ma nastąpić. Z pomocą przychodzą przepisy krajowe, spośród których na pierwszym miejscu należy wymienić Ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Kolejne doprecyzowanie znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP oraz ustawach systemowych regulujących zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświaty, ochrony zdrowia). Należy jednak pamiętać, że wspomniane przepisy określają w sposób ogólny zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale w żaden sposób nie odnoszą się do zasad ewidencjonowania operacji finansowanych dotacją unijną. Największym źródłem informacji o ewidencji księgowej w projektach unijnych są dokumenty wydawane przez instytucje zarządzające poszczególnymi programami, wśród których możemy wyróżnić: przewodnik dla beneficjentów, podręcznik wdrażania programu czy instrukcję wypełniania wniosku o płatność. Najważniejsze zapisy wspomnianych dokumentów są natomiast przenoszone przez instytucję zarządzającą do umowy o dofinansowaniu projektu.
Jak powinna być prowadzona ewidencja księgowa w projektach unijnych?
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do:
- otwarcia i prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego;
- prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji księgowych związanych z projektem, uwzględniając podział na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne;
- bieżącego monitorowania oraz ewidencjonowania transz dofinansowania, z których ponoszone są wydatki w ramach projektu (przedmiotowe dane będą przedstawiane do wglądu na każdorazowe wezwanie instytucji zarządzającej);
- księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Beneficjenci prowadzący pełną księgowość – o czym należy pamiętać?
Wiemy już, że konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjenta jest warunkiem zawartym w umowie o dofinansowaniu. Teraz możemy dokonać podziału beneficjentów ze względu na sposób prowadzenia księgowości na:
- prowadzących pełną księgowość,
- nieprowadzących pełnej księgowości.
Na początek omówimy wymogi dla beneficjentów prowadzących pełną księgowość i sporządzających sprawozdania finansowe (wówczas pełna księgowość prowadzona jest zgodnie z ustawą o rachunkowości), gdyż w tym przypadku obowiązków jest znacznie więcej. Przede wszystkim na kierowniku jednostki (beneficjencie), jako organie odpowiedzialnym za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości, ciąży obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji, rozliczania środków otrzymanych w ramach projektu i ujęcia ich w polityce rachunkowości oraz dokonania zmian w zakładowym planie kont. Planując ewidencję księgową, beneficjent bierze pod uwagę: potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych w projektach (podział kosztów powinien nastąpić zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu), techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego oraz obowiązujące przepisy. Prowadząc ewidencję księgową, beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu. W przypadku gdy instytucja rozliczająca dany projekt uzna wydatek za niekwalifikowalny, dokonuje się wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu.
Beneficjent może dokonać wyodrębnionej ewidencji księgowej do projektu w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:
- wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu, lub
- wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem (kod księgowy oznacza odpowiedni symbol/numer/wyróżnik stosowany przy rejestracji/ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawiania lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmującym wszystkie operacje związane z projektem).
Przykład 1.
Rozszerzenie planu kont o dodatkowe konta syntetyczne.
Wyciąg z przykładowego planu kont:
010 – środki trwałe
010-1 – środki trwałe – projekt X
080 – środki trwałe w budowie
080-1 – środki trwałe w budowie – projekt X
130 – rachunek bankowy
130-1 – rachunek bankowy – projekt X
itd.
Należy jednak pamiętać, że wymóg prowadzenia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, a nie odrębnych ksiąg rachunkowych.
W zależności od rodzaju projektu wyodrębnienie kont powinno dotyczyć każdego etapu ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu, w szczególności:
- kont zespołu „0” (np. środki trwałe, wartości niematerialne i prawne);
- kont kosztowych z zespołu „4” lub „5” (np. amortyzacji, usług);
- VAT (jeżeli jest kwalifikowalny);
- rachunku bankowego;
- kont dot. rachunków pieniężnych w ramach projektu;
- przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu).
Jakie obowiązki ciążą na beneficjentach nieprowadzących pełnej księgowości?
W przypadku beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu na koniec danego miesiąca (powinno ono być tożsame z zestawieniem poniesionych wydatków z wniosku o płatność). Zestawienie obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza powinna umożliwić uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych.
Zakwestionowanie wydatków podczas kontroli – jak poprawić błędy w ewidencji księgowej?
Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. Dokumenty ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być jednak usuwane. Nie należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych poprzez ich zmianę w księgach, a co za tym idzie, zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów regulują przepisy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach trzeba poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (polecenie księgowania), na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.
Jakie błędy w ewidencji przedsiębiorcy popełniają najczęściej?
Instytucje zarządzające, które dokonują kontroli projektów finansowanych z funduszy europejskich, do najczęściej popełnianych przez beneficjentów błędów w zakresie ewidencji księgowej zaliczają:
- stosowanie wyodrębnionych kont bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont,
- prowadzenie dodatkowej (drugiej) księgi rachunkowej tylko dla projektu,
- stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów,
- brak dowodów księgowych (dokumentów źródłowych),
- ujęcie w ewidencji projektów kosztów bieżącej działalności beneficjenta,
- niezgodność pomiędzy zapisami ewidencji księgowej a wydatkami rozliczanymi we wniosku o płatność,
- brak lub nieprawidłowe ujęcie wkładu własnego w ewidencji księgowej,
- ewidencja operacji gospodarczych na podstawie kserokopii dokumentu księgowego,
- dokonywanie z konta projektu płatności niezwiązanych z realizowanym projektem.
Regulacje prawne dotyczące wyodrębnionej księgowości dla projektów Unii Europejskiej są bardzo obszerne. Przed przystąpieniem do realizacji projektu warto zapoznać się wytycznymi instytucji zarządzającej w tym zakresie, co pozwoli rzetelnie i terminowo rozliczyć wydatki kwalifikowane, a także w znacznym stopniu ułatwi kontrolę projektu.
