Właściwe dokumentowanie oraz księgowanie przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest niezwykle istotne. Czym jednak są przychody i koszty? W jaki sposób ich ewidencja ma pomagać w obliczaniu zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy?
Czym są przychody i koszty?
Dochód przedsiębiorcy obliczany jest na podstawie dwóch podstawowych konstruktów - przychodów oraz kosztów. Definicje obu można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawie o PIT).
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy, za przychody uznaje się otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wyjątki, które do przychodów zaliczone być nie mogą, zostały wymienione w art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt. 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt. 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f ustawy.
Natomiast za koszty uzyskania przychodów uważane są takie wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodów - zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy. Tak więc podstawowym warunkiem zaliczenia wydatków w koszty firmy jest ich nierozerwalny związek z prowadzoną działalnością i brak znamion kosztu prywatnego. Ponadto, w art. 23 ustawy wskazano katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.
Przychody, pomniejszone o koszty, będą stanowiły dochód z działalności gospodarczej. Od tego właśnie dochodu - uwzględniając także rozliczone składki ZUS (rodzaj składek do pomniejszenia i ich wysokość zależy od formy opodatkowania)- podatnik ma obowiązek odprowadzić podatek dochodowy.
Jak opodatkowuje się dochód?
Największa część podatników rozlicza się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych. Oznacza to, że od ich dochodu odprowadzany jest podatek w wysokości 12%, jeśli dochody w danym roku podatkowym mieszczą się pomiędzy pierwszym i drugim progiem podatkowym lub 32%, jeśli drugi próg zostanie przekroczony. Alternatywą jest tu podatek liniowy, nieco wyższy, bo w wysokości 19%, ale za to stały, bez względu na uzyskany w danym roku podatkowym dochód.
Przy rozliczeniach na zasadach ogólnych oraz liniowych podatnik wykorzystuje podatkową księgę przychodów i rozchodów. Ewidencja ta podzielona jest na kolumny, w których podatnik ujmuje poszczególne przychody i koszty - w zależności od rodzaju, księguje się je jako przychody ze sprzedaży towarów i usług, inne przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, koszty uboczne zakupu, inne wydatki albo też wynagrodzenia. Na zakończenie miesiąca należy w księdze dokonać podsumowania wszystkich kolumn i ustalenia, jakiej wysokości dochód firma uzyskała.
Zanim na podstawie dochodu ustalona zostanie kwota podatku, należy uwzględnić jeszcze zapłacone składki ZUS właściciela. W przypadku składek na ubezpieczenie społeczne można to zrobić na dwa sposoby - albo, tak jak w przypadku pozostałych kosztów, zaksięgować składki w odpowiedniej kolumnie KPiR jako koszt, albo też odjąć ich kwotę od obliczonego już dochodu. Fundusz Pracy może być natomiast uwzględniony wyłącznie jako koszt - nie można odjąć go od dochodu. Aktualnie składki zdrowotnej się nie uwzględnia w wyliczeniu (dla podatku liniowego od 1 lipca 2022 roku nastąpiła zmiana umożliwiająca wrzucenie zapłaconych składek zdrowotnych do kosztów podatkowych bądź ich odliczenia od dochodu w limicie rocznym 8.700 zł).
Podsumowując - podatek dochodowy według opodatkowania skalą należy obliczać według następującego uproszczonego schematu:
- przychody - koszty (w tym składka na FP) = dochód
- dochód - składki na ubezpieczenie społeczne = podstawa opodatkowania
- podstawa opodatkowania x podatek = kwota podatku
- kwota podatku zaokrąglamy - kwota wolna od podatku = kwota do zapłaty
lub też:
- przychody - koszty (w tym składka na ubezpieczenie społeczne oraz FP) = dochód
- dochód x podatek = kwota podatku
- kwota podatku zaokrąglamy - kwota wolna od podatku = kwota do zapłaty
Natomiast podatek dochodowy według opodatkowania podatkiem liniowym należy obliczać według następującego uproszczonego schematu:
- przychody - koszty (w tym składka na FP) = dochód
- dochód - składki na ubezpieczenie społeczne - składka zdrowotna (należy pamiętać o limicie rocznym odliczenia) = podstawa opodatkowania
- podstawa opodatkowania x podatek = kwota podatku
- kwota podatku zaokrąglamy - kwota wolna od podatku = kwota do zapłaty
lub też (jeśli składki społeczne i zdrowotne są ujmowane w kosztach podatkowych):
- przychody - koszty (w tym składka na ubezpieczenie społeczne oraz FP) = dochód
- dochód x podatek = kwota podatku
- kwota podatku zaokrąglamy - kwota wolna od podatku = kwota do zapłaty
Inne formy opodatkowania
Poza zasadami ogólnymi i podatkiem liniowy przedsiębiorca może skorzystać także z innych form opodatkowania. Chodzi tutaj o formy zryczałtowane, czyli - ryczałt ewidencjonowany oraz kartę podatkową.
W przypadku ryczałtu podatnik nie bierze pod uwagę kosztów uzyskania przychodu - ta forma opodatkowania przewiduje bowiem opłacanie podatku od całego przychodu, a nie od dochodu. Natomiast plusem tego rozwiązania są znacząco niższe stawki opodatkowania - w zależności od rodzaju działalności, jest to m.in. 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%,12%,12,5%. Najwyższymi stawkami są 14%, 15% i 17%. W ramach ryczałtu ewidencjonowanego wykorzystuje się ewidencję przychodów. Na jej podstawie dokonuje się podsumowań i uzyskuje kwotę przychodu, którą należy w danym okresie opodatkować.
Przy ryczałcie także można dokonać odliczenia składek ZUS - odejmuje się ich kwotę od przychodu. Przy czym składki zdrowotne podlegają odliczeniu od przychodu w 50%. Zatem, rozliczając się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, przedsiębiorca stosuje następujący schemat:
- przychody - składka na ubezpieczenie społeczne -50% składki zdrowotnej = podstawa opodatkowania
- podstawa opodatkowania x podatek = kwota podatku
- kwota podatku zaokrąglona = kwota do zapłaty
Natomiast karta podatkowa to najbardziej specyficzna forma opodatkowania. W tym przypadku podatnik płaci określoną kwotę podatku, którą ustala wraz z naczelnikiem właściwego urzędu skarbowego. Kwota ta jest stała przez cały rok i nie dokonuje się tu żadnych odliczeń.
Podatki mogą być niższe
Jak przedstawiono powyżej, podatki są właściwie całkowicie uzależnione od ponoszonych kosztów i uzyskiwanych przychodów. Mimo to odpowiednio wybrany model opłacania należności do urzędu skarbowego może znacząco wpłynąć na ich wysokość.
Przede wszystkim należy pamiętać, że podatek dochodowy opłacany jest za dochód uzyskany w ciągu całego roku podatkowego, jednakże opłat dokonuje się już w ciągu tego roku. Podsumowując konkretne miesiące, tak jak to przedstawiono wcześniej, podatnik oblicza poszczególne zaliczki. Mogą być wyliczane raz na miesiąc, ale - dostępne jest także rozliczenie kwartalne. Jest to dobre rozwiązanie dla małych firm, które mogą dzięki temu dłużej dysponować gotówką.
Ponadto istnieje możliwość wyboru zaliczki uproszczonej. W takiej sytuacji, na podstawie zeznania rocznego składanego w poprzednim roku podatkowym, ustala się kwotę takiej zaliczki. Następnie przez cały rok podatnik odprowadza do urzędu właśnie taką ujednoliconą kwotę.
Nowo powstałe firmy mogą także liczyć na pewne ulgi. Najpopularniejszą z nich jest możliwość opłacania tylko składki zdrowotnej w ramach ulgi na start i później w mniejszej kwocie składek ZUS przez dwa pierwsze lata prowadzenia firmy. Druga dotyczy natomiast pomocy de minimis - podatnik ma np. prawo do jednorazowego zaliczenia do kosztów środków trwałych, nawet jeśli były one warte więcej niż 10 000 zł.
Jak więc widać, przychody i koszty w prowadzonej działalności to niezwykle istotne aspekty - na nich bowiem opiera się cały mechanizm podatku dochodowego.
