Wydatki na samochód
W zależności od rodzaju samochodu oraz od tego, czy stanowi on majątek firmy, czy też nie, zależy m.in. jakie koszty z nim związane można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Wydatki przekraczające limit kilometrówki
W przypadku wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Wynika z niej limit wydatków, które mogą zostać ujęte w kosztach firmowych, który wyliczany jest na podstawie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w przepisach. W związku z tym, do kosztów uzyskania przychodu możliwe jest zaliczenie tylko tych wydatków, które mieszczą się w obliczonym narastająco od początku roku limicie. Nadwyżka wydatków (jak również nadwyżka limitu ponad poniesione wydatki) nie może zostać uznana za koszt.
Składki na ubezpieczenie samochodu
Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47 za koszt podatkowy nie można uznać także składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Przeliczenia na złote dokonuje się według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Popularnym przykładem są składki ubezpieczenia AC.
Koszt naprawy samochodu bez AC
Za koszt uzyskania przychodu nie uważa się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48). Zatem przedsiębiorca, który nie skorzystał z dobrowolnego ubezpieczenia AC obejmującego pojazd, nie będzie mógł zaliczyć do kosztów wydatków związanych z naprawą uszkodzeń wynikłych w wypadku.
Ciekawy może być także przypadek, gdzie nie można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków na naprawę pojazdu, gdy do jego uszkodzeń doszło z winy kierowcy, który prowadził pod wpływem alkoholu. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 czerwca 2011 roku (sygn. akt II FSK 75/10), który uznał, iż “(...) jest to strata zawiniona przez podatnika przez celowe czy nawet przestępcze działanie lub zaniechanie (...)”.
Do kosztów podatkowych podatnik nie ma prawa zaliczyć także opłaty za odbiór odholowanego samochodu. Nie wynika to bowiem wprost z przepisów, jednak jest to opłata sankcyjna, a zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 50 - nie stanowią one kosztu uzyskania przychodu.
Wydatki dotyczące przedsiębiorcy
Prowadząc działalność gospodarczą podatnik ponosi również wydatki związane bezpośrednio z jego potrzebami. Jednak warto pamiętać, że nie wszystkie nakłady, które na pierwszy rzut oka wydają się możliwe do zaliczenia na poczet kosztów podatkowych, tak naprawdę tej możliwości nie posiadają.
Indywidualna działalność gospodarcza
Prowadząc indywidualną działalność gospodarczą oraz nie zatrudniając pracowników, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów wydatków poniesionych na zakup artykułów spożywczych oraz detergentów, np. mydło lub ręczniki papierowe. Organy skarbowe mogą bowiem uznać, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej lecz służą celom osobistym podatnika.
Wydatki służące celom osobistym
Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 49 za koszty podatkowe nie uznaje się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Okulary i soczewki korekcyjne
Zapewnienie pracownikowi okularów lub soczewek jest w niektórych przypadkach obowiązkiem pracodawcy. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów wydatek na zakup okularów dla pracownika, który pracuje na stanowisku wyposażonym w monitory ekranowe oraz gdy:
- pracownicy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
- potrzebę stosowania okularów wykażą wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
W pozostałych przypadkach wydatek na okulary pracownika nie może zostać uznany za koszt.
Inaczej jest w przypadku okularów dla przedsiębiorcy, ponieważ wskazany wydatek posiada charakter osobisty niemający związku w prowadzoną działalnością gospodarczą. Potwierdzeniem na powyższe jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 lutego 2009 roku (syg. ITPB1/415-790/08/AK), w której jasno określono, iż “(...) wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę jego zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. (...) bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów.(...)”.
Przelewy prywatne z konta firmowego
Podatnik dokonujący z rachunku bankowego przedsiębiorstwa przelewy prywatne, nie ma prawa zaliczać do kosztów uzyskania przychodu prowizji od tych transakcji. Może jednak zaliczyć do kosztów te opłaty bankowe, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wydatki na odzież roboczą i reprezentacyjną
Przedsiębiorców oraz pracowników obowiązują przepisy BHP. Są oni zatem zobowiązani chronić zdrowie i życie przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Jednak zakup odzieży roboczej nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych tylko na podstawie dokumentu określającego jej rodzaj. Musi zostać spełniony warunek, gdzie charakter wykonywanych czynności będzie wymagał jej wykorzystania oraz udowodnienie, że używanie odzieży ochronnej jest konieczne do zabezpieczenia wykonywanej pracy.
Inaczej jest w przypadku wydatków na odzież reprezentacyjną, np. garnitur, krawat, koszule, garsonki lub eleganckie buty. Jako, że mają one charakter związany z wyglądem podatnika, są uznawane przez organy podatkowe za wydatek osobisty lub koszt reprezentacji, którego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Co prawda, wygląd w praktyce ma bardzo duże znaczenie przy kontaktach z klientami, jednak stanowi on jedynie element dobrych obyczajów, a co za tym idzie - nie spełnia definicji kosztu podatkowego.
Odzież motocyklowa
Kwestia odzieży motocyklowej przedsiębiorców wykorzystujących w prowadzonej działalności motocykl jest dość niejasna, ponieważ istnieją różne interpretacje dotyczące tego zagadnienia. Zdania są podzielone, bowiem jedne organy podatkowe uznają wydatki tego typu za ochronę zdrowia przedsiębiorcy - posiadają charakter osobisty, a drugie uważają, że poruszanie się jednośladem w dzisiejszych czasach wymaga od podatnika użytkowania takiej odzieży “ochronnej”.
Przeciwko zaliczeniu wydatku na zakup odzieży motocyklowej oraz kasku do kosztów uzyskania przychodu był Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, który w interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2009 r. (IPPB1/415-454/09-2/AG) stwierdził, iż „(...) wydatek poniesiony na zakup odzieży motocyklowej nie ma w przedmiotowej sprawie ani bezpośredniego ani pośredniego związku z osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Bezpośrednim celem, jaki jest związany z zakupem odzieży motocyklowej ochronnej służącej do jazdy na motocyklu jest ochrona zdrowia użytkownika, a wydatki poniesione na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym”.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie uznał w wyroku z dnia 20 kwietnia 2011 roku (sygn. akt I SA/Sz 60/11), że nieuznanie wydatków na odzież motocyklową za koszt podatkowy jest nieuzasadnione i niezrozumiałe. Jego zdaniem obecne czasy wymagają używania przez kierowców podczas jazdy odzieży specjalistycznej ze wzmocnieniami, biorąc pod uwagę niższe temperatury oraz ewentualność wypadków drogowych. Twierdzi również, że “(...) zasady bezpieczeństwa wymagają, aby motocyklista był ubrany w odzież specjalnie przystosowaną do jazdy motocyklem(...)”, co w efekcie może prowadzić do uznania, iż “(...) wydatki na nabycie specjalistycznej (ochronnej) odzieży motocyklowej pozostają w związku z osiąganymi przychodami, tym bardziej że odzież motocyklowa różni się istotnie od odzieży standardowej. (...)”.
Wydatki na edukację
Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorcy chcą poszerzyć swoją wiedzę idąc na studia lub uczestnicząc w dodatkowych szkoleniach. Ważne jest jednak, aby móc zaliczyć wydatki poniesione na edukację, muszą być związane z prowadzoną działalnością. Zatem wiedza zdobyta podczas nauki, musi być przydatna i wykorzystywana w przedsiębiorstwie.
Co natomiast w sytuacji, kiedy zakres edukacji nie mieści się w ramach prowadzonej firmy? Niestety każdy przypadek musi być rozpatrywany indywidualnie, ponieważ często studia, szkolenia, czy kursy mogą przyczyniać się do chęci poszerzenia zakresu wykonywanych w przedsiębiorstwie czynności. Organy podatkowe były przychylne kwestii zaliczania wydatków na edukacje przedsiębiorcy w koszty uzyskania przychodu. Jednak odmienne zdanie miała Izba Skarbowa w Warszawie (nr IPPB1/415-575/13-2/AM) w interpretacji dotyczącej wydatków na studia doktoranckie adwokata będącego rzecznikiem patentowym, uznając za mało zasadne wyjaśnienia wnioskodawcy, co w efekcie nie pozwoliło podatnikowi zaliczyć wskazanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Jak wynika z powyższej sytuacji, każdy przypadek dokształcania się przedsiębiorcy musi być rozpatrywany indywidualnie, ponieważ to na nim ciąży obowiązek uzasadnienia związku edukacji z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dobrym wyjściem w sytuacjach niejasnych może być wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną do izby skarbowej.
Ubezpieczenie na życie przedsiębiorcy
Zarówno przedsiębiorca, jak i pracownicy narażeni są na różnego rodzaju wypadki podczas wykonywanych czynności. W takim przypadku można byłoby uznać, iż polisa na życie podatnika jest to zabezpieczenie finansowe istotnego źródła przychodów działalności, jakim jest praca własna przedsiębiorcy. Niestety zdaniem organów skarbowych nie ma on prawa zaliczyć do kosztów firmowych nakładów poniesionych na wykup ubezpieczenia.
Pomimo tego, iż polisa ubezpieczeniowa na życie przedsiębiorcy nie została uwzględniona w art. 23 oraz środki uzyskane z ubezpieczenia mogłyby w następstwie wypadku przy pracy służyć bieżącemu utrzymaniu firmy, to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Jest tak ponieważ wg organów skarbowych nie ma pewności, czy otrzymane środki pieniężne zostaną rzeczywiście wykorzystane na utrzymanie przedsiębiorstwa, czy może jednak na ochronę zdrowia przedsiębiorcy, np. rehabilitację. Wówczas w takim przypadku wydatek będzie stanowił koszt poniesiony na cele osobiste.
Potwierdzenie tej kwestii może stanowić interpretacja indywidualna z dnia 10 września 2010 roku Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB1/415-699/10-5/KŁ), zgodnie z którą wydatek na ubezpieczenie osoby prowadzącej działalność gospodarczą nosi znamiona wydatku osobistego, co w związku z tym prowadzi do sytuacji, że kosztem firmowym być nie może.
