Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka na zakup samochodu a moment zgłoszenia dla odliczania VAT

Jednym z większych zakupów niemal do każdej firmy jest składnik majątku w postaci samochodu osobowego. Przedsiębiorcy albo nabywają dany pojazd na własność firmy, albo wykupują prawo do korzystania z niego. W jednym i w drugim przypadku mogą zdecydować, że samochód osobowy będzie przeznaczony wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej, a więc będzie podlegał 100% odliczeniu VAT od momentu kupna. I w tym miejscu pojawia się problem. Czy zaliczka na zakup samochodu będzie pierwszym wydatkiem? A może inny moment będzie stanowił o pierwszym wydatku?

Warunki odliczenia 100% VAT od samochodu osobowego

Zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT w sytuacji ponoszenia przez podatnika wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwota podatku naliczonego możliwa do odliczenia z faktur zakupu oraz części eksploatacyjnych wynosi 50%.

Powyższy przepis nie znajdzie zastosowania, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Co to znaczy, że samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej?

W myśl art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT pojazdy samochodowe uznaje się za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jeżeli:

  • sposób ich wykorzystywania przez podatnika oraz

  • ustalone przez niego zasady używania pojazdów samochodowych oraz

  • prowadzona przez podatnika dla tych pojazdów ewidencja przebiegu pojazdu, która winna być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności,

- łącznie wykluczają użycie danych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Wyjątkowo podatnik nie będzie zobligowany do prowadzenia ewidencji przebiegu w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

  • odprzedaży,

  • sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

  • oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Uwaga na spóźnienie ze zgłoszeniem VAT-26

Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 86a ust. 13 ustawy o VAT w sytuacji niezłożenia w terminie informacji zgłoszeniowej VAT-26  uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Obowiązkowe zgłoszenie do urzędu skarbowego pojazdu, który ma być użytkowany wyłącznie do celów działalności gospodarczej

Podatnicy wykorzystujący pojazd samochodowy wyłącznie do działalności gospodarczej, dla której są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu mają obowiązek złożyć Naczelnikowi Urzędu Skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Zaliczka na leasing samochodu osobowego

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zawarł z leasingodawcą 20 października 2017r. umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy. Na poczet zawartej umowy przedsiębiorca dokonał zapłaty zaliczki 3 listopada 2017r. na konto firmy leasingującej i w tym samym miesiącu otrzymał fakturę zaliczkową z tytułu tej zapłaty. W tym wypadku, jeżeli przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z samochodami używanymi wyłącznie w działalności gospodarczej jest zobligowany do:

  • złożenia najdalej do 10 listopada 2017r. formularza VAT-26 do właściwego ze względu na adres zamieszkania urzędu skarbowego stanowiącego informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej,

  • ustalenia regulaminu użytkowania tegoż pojazdu w firmie ujmując w nim zasady wykluczające jakąkolwiek możliwość użytku prywatnego,

  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu począwszy od pierwszego dnia wykorzystywania danego pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej.

Zaliczka na zakup samochodu osobowego

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wpłacił 6 października 2017r. zaliczkę do salonu samochodowego na poczet zakupu samochodu osobowego, a 10 października 2017r. otrzymał od dealera fakturę zaliczkową opiewającą na pełną kwotę uiszczonej zaliczki.  

Jeżeli przedsiębiorca zdecydował, że zakupiony samochód będzie przeznaczony wyłącznie do działalności gospodarczej, to jako pierwszy wydatek należy potraktować wpłaconą przez przedsiębiorcę 10 października 2017r. zaliczkę, czyli wydatek związany z czynnością opodatkowaną VAT. Przedsiębiorca wpłacając w tym dniu zaliczkę będzie miał czas najdalej do dnia 17 października 2017r. włącznie na dokonanie zgłoszenia danego samochodu osobowego za pomocą formularza VAT-26 jako pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli zdąży dokonać tego zgłoszenia w powyższym terminie, wówczas  będzie miał prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT wynikającego z zapłaconej zaliczki przy jednoczesnym zachowaniu pozostałych warunków dla możliwości pełnego odliczania VAT od kolejnych, ponoszonych wydatków eksploatacyjnych.

W przypadku złożenia zgłoszenia VAT-26 po 17 października 2017r. przedsiębiorca będzie miał możliwość odliczenia 50% VAT z zapłaconej zaliczki, natomiast pełne prawo do odliczenia VAT będzie mu przysługiwało dopiero od dnia złożenia zgłoszenia VAT-26.

Zaliczka przy zmianie finansowania co do nabycia/użytkowania samochodu osobowego

Przedsiębiorca zamówił samochód osobowy o wartości 150 000zł brutto. Z uwagi na małą dostępność tego modelu dealer samochodowy zażądał od właściciela firmy wpłacenia zaliczki w kwocie 50 000zł brutto, która została uiszczona 14 listopada 2017r. Pozostała część kwoty do zapłaty miała być sfinansowana kredytem samochodowym, ale z uwagi na otrzymanie bardzo korzystnej oferty leasingowej przedsiębiorca ostatecznie z niej skorzystał. Leasingodawca do końca listopada 2017r. dokonał nabycia przedmiotowego samochodu osobowego i zapłacił pozostałą część wartości pojazdu. 4 grudnia 2017r. została zawarta umowa leasingu operacyjnego, a leasingodawca wystawił przedsiębiorcy pierwszą fakturę dotyczącą opłaty wstępnej w wysokości 50 000zł. Zawarcie umowy leasingu skutkowało tym, że zapłacona zaliczka stała się nienależna na linii przedsiębiorca – dealer samochodowy. Przedsiębiorca, chcąc uniknąć zwrotu na konto i ponownych operacji bankowych, 11 grudnia 2017r. podpisał trójstronne porozumienie w sprawie wzajemnych potrąceń pomiędzy dealerem, leasingodawcą i przedsiębiorcą jako leasingobiorcą.