Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczanie samochodu prywatnego przez właściciela firmy

Prowadząc własny biznes, właściciel ma możliwość użytkowania samochodów będących środkami trwałymi, jak również samochodu własnego, niewłączonego do ewidencji środków trwałych. Sprawdź, jak powinno przebiegać rozliczanie samochodu prywatnego w działalności.

Rozliczanie samochodu prywatnego w działalności - stawki kilometrówki

Zgodnie Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych - i odpowiednio Ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych - wydatki z tytułu użytkowania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb własnej działalności podatnika - w części przewyższającej kwotę wynikającą z pomnożenia ilości kilometrów faktycznego przebiegu samochodu oraz kwoty za 1 km przebiegu, określonej w przepisach - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wszystkie wyjazdy służbowe należy umieszczać w ewidencji przebiegu pojazdów.

Stawki kwot dzielą się w zależności od pojemności silnika:

  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214zł
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358zł

Uwaga!

Od kwietnia 2014 roku kilometrówkę należy prowadzić również dla samochodów będących środkami trwałymi firmy, jeżeli ich masa całkowita nie przekracza 3,5 tony a podatnik chce mieć prawo do 100% odliczania VAT od nabycia takiego samochodu oraz od wydatków związanych z jego eksploatacją.

Wydatki na samochód możliwe do odliczenia od podatku dochodowego

Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, w ramach wyżej wymienionego limitu, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać następujące dane:

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu,
  • kwotę za jeden kilometr przebiegu,
  • numer wpisu,
  • datę, cel wyjazdu oraz opis trasy,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • dane i podpis pracodawcy.

Przykładowe wydatki, które można odliczyć w ramach limitu, to m.in.:

  • przeglądy, usługi serwisowe, koszty eksploatacji pojazdu
  • składki ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty,
  • opłaty parkingowe,
  • części zamienne, naprawy, ogumienie i inne materiały eksploatacyjne,
  • kupno paliwa,
  • opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych związane z pojazdem z samochodem.

Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów 100% odliczenia VAT

Ewidencja dla celów VAT powinna zawierać - zamiast danych dotyczących kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów, stawki za 1 km przebiegu oraz kwoty za jeden kilometr przebiegu i pojemności silnika - takie informacje, jak:

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, w których podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych, co nie powoduje utraty możliwości 100% odliczenia VAT:

1) przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

2) w odniesieniu do których:

a) kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub

b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów w podatku dochodowym

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się odrębnie dla każdego samochodu. Warto zauważyć, że jej obowiązek, jak i sam limit, dotyczy jedynie samochodów osobowych w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych. Limitowi nie podlegają także wydatki dotyczące samochodów leasingowanych bądź wynajmowanych. W sytuacji wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu jej brak pozbawia podatnika prawa do zaliczenia wydatków w koszty.

Zapisy w rejestrze przebiegu przeprowadzane są z podziałem na miesiące kalendarzowe, natomiast koszty w ramach limitu rozlicza się narastająco od początku roku. Jeżeli więc poniesione wydatki przewyższą limit obliczony od początku roku do końca rozliczanego miesiąca włącznie, to można je będzie uwzględnić w następnym miesiącu (oczywiście do wysokości limitu). Należy wiedzieć, że rejestr przebiegu służy jedynie opisaniu granic odliczenia. Jeśli realne wydatki będą niższe niż ów limit, to płatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania dochodów jedynie sumę wydatków faktycznie poniesionych, a nie górny limit „kilometrówki”.

Składki za ubezpieczenie samochodu a kilometrówka do PIT

Należy także pamiętać, że składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przewyższającej ich część określoną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 EURO - przeliczona na złote według kursu NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia - w wartości samochodu określonej dla celów ubezpieczenia, nie stanowią kosztu uzyskania dochodu. Oczywiście wszelkie wydatki, które płatnik chce odliczyć w ramach wyżej wymienionego limitu, należy odpowiednio udokumentować. Co ważne, faktury powinny bezwzględnie zawierać numer rejestracyjny samochodu, którego tyczy się dokumentowany wydatek.

W przypadku odliczenia VAT od wydatków z tytułu używania nie wziętego pod uwagę w zestawieniu środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb przedsiębiorstwa podatnika prowadzenie ewidencji przebiegu nie ogranicza w żaden sposób możliwości odliczenia VAT od takich wydatków, jeżeli prawo takie przysługuje podatnikowi na gruncie przepisów ustawy o VAT. Płatnik ma prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT od wydatków eksploatacyjnych (części, napraw, przeglądów, usług myjni, akcesoriów, ubezpieczenia itp.)

Rozliczanie samochodu prywatnego w systemie wfirma.pl

Aby prawidłowo rozliczyć samochód prywatny w działalności gospodarczej w systemie do prowadzenia samodzielnej księgowości wfirma.pl należałoby dodać samochód poprzez zakładkę: EWIDENCJE » MAJĄTEK » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola. Okno przy rubryce pojazd firmowy powinno pozostać puste.

 Rozliczanie samochodu prywatnego - dodawanie do systemu

Instrukcja prowadzenia kilometrówki w systemie wfirma.pl została opisana w artykule pomocy: Kilometrówka KPiR.