Samochód służbowy bardzo często używany jest przez pracowników w celach prywatnych. Okazuje się, że pracodawca może wyrazić na to zgodę, jak jednak rozliczyć używanie takiego auta? Kto jest wówczas zobowiązany do regulowania opłat za korzystanie ze służbowego samochodu w celach prywatnych i w jakiej dokładnie części?
Samochód służbowy
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić zatrudnianej przez siebie osobie wszystkie niezbędne środki do wykonywania umówionych obowiązków. Dotyczy to nie tylko odpowiedniego miejsca pracy wraz ze stosownym wyposażeniem, lecz niekiedy także pojazdu służbowego. Konieczność używania samochodu dla celów służbowych jest szczególnie widoczna w takich zawodach jak dostawcy, kurierzy, przedstawiciele handlowi, a nawet i managerowie.
Auta pracownicze mogą być wykorzystywane dla celów prywatnych zatrudnionego, takich jak dojazdy do domu, na zakupy, odbieranie dzieci ze szkół i przedszkoli, a nawet wizyty u lekarza lub rodziny. Oczywiście samowolne wykorzystywanie służbowego samochodu, szczególnie wbrew woli przełożonego, jest całkowicie zakazane. Pracownik naraża się bowiem wówczas na odpowiedzialność względem zatrudniającego – w szczególnie skrajnych i powtarzających się sytuacjach możliwe jest nawet rozwiązanie z taką osobą umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.
Pracodawca może jednak zezwolić na wykorzystywanie samochodu firmowego dla prywatnych celów pracownika. W tym celu zatrudniony powinien jednak otrzymać stosowne upoważnienie od przełożonego, które będzie określało dokładne zasady i czas wykorzystywania auta poza godzinami pracy. Pojawia się jednak pytanie – kto odpowiada wówczas za ten pojazd i jak dokonuje się jego rozliczeń?
Odpowiedzialność za mienie pracownicze
Samochód służbowy należy do kategorii przedmiotów wchodzących w skład tzw. powierzonego mienia pracowniczego. Zgodnie z treścią art. 124 kp pracownik odpowiada za szkodę w takim przedmiocie do pełnej wysokości. Nie ma przy tym żadnego znaczenia, czy zniszczenie w aucie powstało podczas wykonywania obowiązków służbowych, czy też po tzw. godzinach pracy (a więc wtedy, gdy zatrudniony załatwiał swoje prywatne sprawy).
Każde auto generuje konkretne koszty, bez względu na formę prawną jego wykorzystywania. Pracownik musi wiedzieć, że służbowe wyjazdy są regulowane z budżetu firmy, natomiast te o charakterze prywatnym stanowią koszt zatrudnionego (który musi ponieść z własnej kieszeni). Oczywiście przełożony i zatrudniony mogą ustalić w tej kwestii odmienne zasady, ważne jest jednak, aby były one jak najbardziej precyzyjne.
Pracownik, który wyrządził szkodę w mieniu mu powierzonym, lecz nie wskutek niewyliczenia się z tego mienia, ale w inny nieumyślny sposób (przez zniszczenie rzeczy lub obniżenie jej wartości), obowiązany jest uiścić odszkodowanie według zasad określonych w rozdziale I działu piątego Kodeksu pracy. Za szkodę wynikłą z uszkodzenia mienia pracownik może ponosić odpowiedzialność w pełnej wysokości w razie wykazania, że jego działanie lub zaniechanie pozostaje w związku przyczynowym z wyrządzoną szkodą i ma charakter działania umyślnego w rozumieniu art. 122 kp.
Jak rozliczyć samochód służbowy?
Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych oznacza uzyskiwanie przez pracownika przychodu, który musi być należycie opodatkowany. Problem jednak w tym, że wartość takiego świadczenia jest w praktyce trudna do ustalenia – jak bowiem wycenić udostępnianie auta, które może być wykorzystywane w nieregularnych godzinach i dniach, tj. w zależności od potrzeb pracownika?
Zgodnie z treścią art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Pamiętajmy jednak, że w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej.
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ustawową i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Przykład 1.
Pracownik ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego (pojemność silnika tego samochodu wynosi do 1600 cm3). Wykorzystuje samochód w ten sposób tylko przez 3 pełne miesiące w roku, w związku z czym wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jego przychód, wynosi 750 zł (250 zł miesięcznie przez 3 miesiące).
Przykład 2.
Pracownik ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego (pojemność silnika tego samochodu wynosi do 1600 cm3). Wykorzystuje samochód w ten sposób tylko przez 10 dni w każdym miesiącu przez cały rok, w związku z czym wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jego przychód, wynosi 999,96 zł (stawka wartości wynosi tutaj 8,33 zł za dzień, ponieważ 250 zł / 30 = 8,33 zł, więc 8,33 zł × 10 dni, a następnie 83,33 zł × 12 miesięcy).
Przykład 3.
Pracownik ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego (pojemność silnika tego samochodu wynosi powyżej 1600 cm3). Wykorzystał samochód w ten sposób tylko przez 3 dni w roku, w związku z czym wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jego przychód, wynosi 40 zł (stawka wartości wynosi tutaj 13,33 zł za dzień, ponieważ 400 zł / 30 = 13,33 zł, a więc 13,33 zł × 3 dni = 40 zł)
Przykład 4.
Pracownik ma prawo do nieodpłatnego korzystania z auta firmowego (pojemność silnika tego samochodu wynosi powyżej 1600 cm3). Wykorzystuje samochód w ten sposób tylko przez jeden pełny miesiąc w roku, w związku z czym wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które stanowi jego przychód, wynosi 400 zł.
Jeżeli ustawodawca określa przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ryczałtowo, bez rozbicia na poszczególne koszty, które przy zwykłym użyciu pojazdu musiałby ponieść pracownik i nie wyłącza z tej kwoty wydatków na paliwo, to należy przyjąć, że określona ryczałtowo wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje wszystkie wydatki związane z normalną eksploatacją samochodu, w tym także na paliwo. Jeśli ustawodawca chce wyłączyć pewne kwoty z ogólnej kwoty ryczałtu, to używa zwrotu „z wyłączeniem” czy „za wyjątkiem”.
Przychód z nieodpłatnych świadczeń a ZUS
Jeśli pracownik ma możliwość używania firmowego auta dla celów prywatnych, zatrudniający musi doliczyć do przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania również składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne takiej osoby. Przychód stanowiący nieodpłatne świadczenie nie został bowiem wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS.
Podstawą wymiaru składek ZUS jest tutaj wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które przysługuje pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych.
Podatek VAT a samochód firmowy
Samochód firmowy niewątpliwe stanowi składnik przedsiębiorstwa, nawet wtedy gdy jest wykorzystywany przez pracownika do celów prywatnych. To z kolei oznacza, że pojawia się wówczas obowiązek zapłaty podatku od towarów i usług (VAT). Podatek ten nie pojawi się jednak, jeśli podatnik przy nabyciu pojazdów miał prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT. Udostępniając te samochody nieodpłatnie pracownikom, będzie zobowiązany naliczyć od tej czynności podatek VAT, co jest zgodne z treścią art. 8 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług.
Koszty paliwa w samochodzie służbowym
Paliwo wykorzystywane w autach firmowych jest rozliczane co do zasady przez pracodawcę. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których zużywane jest ono dla celów prywatnych pracownika. W tej sytuacji zużycie służbowego paliwa powoduje powstanie przychodu po stronie zatrudnionego – jego wartość ustalana jest na podstawie cen zakupu paliwa.
Samochód służbowy do celów prywatnych – podsumowanie
Używanie służbowego samochodu w prywatnych celach jest całkowicie dopuszczalne przez prawo, wymaga jednak pełnej zgody przełożonego. W tej sytuacji pracownik osiąga przychód, który musi być opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, co do zasady podatkiem od towarów i usług (VAT), a także jest w pełni oskładkowany. Prywatne zużycie paliwa przez zatrudnionego również generuje po jego stronie powstanie przychodu, który musi być następnie rozliczony podatkowo.
