Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych

Samochód służbowy może zostać udostępniony przez pracodawcę pracownikowi również w celach prywatnych. W sytuacji, gdy pracownik nie płaci pracodawcy za używanie samochodu służbowego, a więc nie ponosi kosztów z tytułu jego użytkowania, wówczas po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. Przychód ten pracodawca dolicza do wynagrodzenia i od kwoty tej zobowiązany jest naliczyć składki ubezpieczeniowe ZUS.

Samochód służbowy - prywatne wykorzystanie a przychód pracownika

Korzystanie ze służbowego samochodu do celów prywatnych kwalifikowane jest do świadczeń nieodpłatnych. Wartość świadczenia stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast do przychodów ze stosunku pracy zaliczane są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, które przysługuje pracownikowi z racji wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustala się w zależności od pojemności silnika pojazdu.

Zapamiętaj!

Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego dla celów prywatnych wynosi odpowiednio:

  • 250 zł - dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3

  • 400 zł - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3

Należy także mieć na uwadze, że wysokość przychodu pracownika nie zależy od liczby przejechanych kilometrów w danym miesiącu. Oznacza to, że limit przychodu jest taki sam, bez względu na to, czy w danym miesiącu pracownik przejedzie 10, czy 100 kilometrów w celach prywatnych.

Samochód służbowy używany prywatnie a oskładkowanie ZUS

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania ze służbowego samochodu w celach prywatnych jako przychód ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Przy czym, ustalając podstawę wymiaru składek ZUS, przyjmuje się wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, które przysługuje pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Wynika to z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy mieć na względzie, że nie ma tutaj zastosowania §3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W związku z powyższym pracodawca powinien obliczoną wartość przychodu uzyskanego przez pracownika z tytułu nieodpłatnego użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych doliczyć do pozostałego przychodu uzyskanego przez niego w danym miesiącu ze stosunku pracy. Po czym od kwoty tej nalicza się składki ZUS w części, którą finansuje pracownik oraz w części finansowanej przez pracodawcę.

Częściowa odpłatność pracownika za samochód służbowy do celów prywatnych

W sytuacji, gdy pracownik ponosi część kosztów związanych z wykorzystaniem samochodu służbowego, to jego przychód z tego tytułu oblicza się jako różnicę pomiędzy wartością świadczenia określoną na podstawie powyższych kwot, a faktycznie poniesionym przez pracownika kosztem.

Natomiast jeśli samochód służbowy wykorzystywany jest przez pracownika do celów prywatnych przez część miesiąca, to wartość świadczenia ustalana jest za każdy dzień, w którym samochód służbowy był wykorzystywany do celów prywatnych. Wartość tę ustala się w wysokości 1/30 kwoty według stawek przytoczonych powyżej, za każdy dzień.

Przykład 1.

W marcu 2018 r. przedsiębiorca udostępniał pracownikowi przez 15 dni nieodpłatnie samochód służbowy w celach prywatnych. Pojemność pojazdu wynosi 1 100 cm3.

Ze względu na fakt, że pojemność pojazdu nie przekracza 1 600 cm3 stosuje się stawkę w wysokości 250 zł. Kwotę tę należy przeliczyć na liczbę dni, w których pracownik korzystał z samochodu:

250 zł : 30 dni * 15 dni = 125,00 zł

Samochód służbowy wykorzystany w celach prywatnych a zużyte paliwo

Pracownicy, którzy korzystają ze służbowych aut w celach prywatnych, muszą mieć na względzie, że koszty paliwa zużytego w czasie podróży osobistych nie są uwzględnione w limitach, które określa art. 12 ust. 2a ustawy o pdof. Jeśli bowiem pracownik zużyje służbowe paliwo do celów prywatnych to powstanie u niego przychód, który należy opodatkować ze stosunku pracy. Wartość tego przychodu ustalana jest na podstawie ceny zakupu paliwa. Przychód ten również podlega opodatkowaniu, od którego pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy.