Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka w podzielonej płatności - czy to w ogóle możliwe?

Mechanizm podzielonej płatności, czyli tzw. split payment jest jednym ze sposobów regulowania rozrachunków pomiędzy przedsiębiorcami. Do 31 października 2019 roku, aby możliwe było zastosowanie split payment, nabywca musiał posiadać fakturę dokumentującą zakup. Wraz z nowelizacją ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 został wprowadzony obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności dla zamkniętego katalogu towarów i usług. Jednocześnie ustawodawca wprowadził możliwość stosowania zapłaty z wykorzystaniem split payment w przypadku braku faktury. Jest to korzystne rozwiązanie z punktu widzenia przedsiębiorcy który nie chce wystawiać faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zapłaty. Sprawdźmy, jak powinna zostać rozliczona zaliczka w podzielonej płatności.

Na czym polega split payment?

W celu uregulowania zobowiązań, przedsiębiorcy mogą stosować płatność gotówką, kompensatę lub przelew bankowy. Mechanizm podzielonej płatności odnosi się do ostatniej z wymienionych metod, ponieważ jest to szczególny sposób płatności z wykorzystaniem tzw. komunikatu przelewu dokonywanego za pośrednictwem banków lub SKOK-ów.
Zgodnie z art. 108a ust. 3 ustawy o VAT komunikat przelewu składa się z 4 głównych pozycji, takich jak:

  • kwota całości lub części kwoty podatku VAT wynikającej z faktury zakupu,
  • kwota całości lub części wartości brutto z faktury zakupu,
  • numer faktury zakupu, za którą dokonywana jest płatność z wykorzystaniem split payment,
  • NIP sprzedawcy.

Aby możliwe było zastosowanie płatności przy użyciu komunikatu przelewu, zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą posiadać rachunek rozliczeniowy, do którego utworzony został specjalny rachunek VAT. W przeciwnym wypadku przelew nie zostanie zrealizowany.
Od 1 listopada 2019 roku został wprowadzony obowiązkowy split payment który zastąpił dotychczasowy mechanizm krajowego odwrotnego obciążenia. Nabywca zobligowany jest do uregulowania płatności z wykorzystaniem specjalnego komunikatu przelewu w sytuacji gdy spełnione zostanie łącznie 5 warunków:

  • obowiązek podatkowy, dostawa towarów lub świadczenie usług ma miejsce po 31 października 2019 roku,
  • faktura została wystawiona po 31 października 2019 roku
  • wartość brutto transakcji wynosi powyżej 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty,
  • co najmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15 ustawy o VAT,
  • jest to transakcja pomiędzy podatnikami (tzw. B2B) bez względu na status VAT sprzedawcy i nabywcy.

Faktura zaliczkowa a split payment

Zaliczką nazywa się część należności wpłacanej na poczet przyszłej dostawy towarów bądź usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy. Powszechnie stosowaną zasadą jest, że faktury zaliczkowe dokumentują otrzymanie zaliczki i wystawiane są po otrzymaniu środków przez sprzedawcę.

Przedsiębiorca na wystawienie faktury zaliczkowej ma czas do 15. dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że co do zasady w pierwszej kolejności następuje wpłata środków, a dopiero w konsekwencji tego działania zostanie wystawiona faktura zaliczkowa.

Wraz z wejściem w życie mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorcy zaczęli zastanawiać się, czy zaliczka w podzielonej płatności znajdzie zastosowanie?

W myśl art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy mają możliwość wystawienia faktury na 30 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Należy rozumieć przez to, że faktura może zostać wystawiona 30 dni przed otrzymaniem tzw. 100% zaliczki lub zaliczki częściowej. Faktura taka stanowić będzie podstawę wpłaty środków przez nabywcę z wykorzystaniem split payment.

Wystawienie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zapłaty wiąże się z dużym ryzykiem dla sprzedawcy. W sytuacji, gdy w ciągu 30 dni od dnia wystawienia faktury zaliczkowej nabywca nie dokona wpłaty zaliczki, dokument ten traktowany jest jak “pusta faktura”, której wystawienie podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności.

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać m.in. takie elementy jak:

  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • NIP sprzedawcy,
  • otrzymaną kwotę zapłaty,
  • kwotę podatku VAT.

Oznacza to, że faktura zaliczkowa posiada wszystkie niezbędne dane, aby nabywca mógł dokonać wpłaty zaliczki w podzielonej płatności.

Faktura pro forma a zaliczka w podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie do faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy poprzez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Pro forma nie jest fakturą uprawniającą do dokonania zapłaty z wykorzystaniem komunikatu przelewu, ponieważ nie stanowi ona dokumentu księgowego. Potwierdzeniem tego stanowiska jest komunikat Ministerstwa Finansów, w którym czytamy, że: 

“Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.”

Zgodnie z powyższym stanowiskiem, które zostało przedstawione przez Ministerstwo Finansów, pro forma nie jest uznawana za fakturę.

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności ustawodawca dopuścił możliwość dokonywania zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności w przypadku przedpłat przed otrzymaniem faktury zaliczkowej.
Pomimo tego, że w momencie wpłaty zaliczki nabywca nie posiada faktury musi być w stanie udowodnić związek pomiędzy wpłaconą zaliczką a fakturą zaliczkową wystawioną w terminie późniejszym. W projekcie do nowelizacji ustawy o VAT czytamy, że

“(...)w przypadku zapłaty zaliczki w podzielonej płatności, podatnik powinien być w stanie udowodnić, że płacona przez niego zaliczka dotyczy konkretnej faktury, którą otrzymał po zapłacie zaliczki. Jeżeli podatnik nie będzie w stanie powiązać konkretnej płatności zaliczki z konkretną fakturą dokumentującą tę zaliczkę, powstanie wątpliwość, czy podatnik wywiązał się z obowiązku zapłaty w podzielonej płatności, jeżeli taki obowiązek u niego powstał w związku z tą zaliczką.”

Dokonując przelewu zaliczki z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności , w komunikacie przelewu należy podać dane takie jak:

  • kwota podatku VAT wynikająca z wpłaconej zaliczki,
  • wartość wpłaconej zaliczki,
  • w polu dotyczącym numeru faktury należy wpisać słowo “zaliczka”,
  • NIP sprzedawcy.

Dokonując wpłaty zaliczki z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, w komunikacie przelewu nabywca nie wprowadza numeru pro formy, ponieważ nie jest to dokument traktowany na równi z fakturą VAT.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzący firmę XYZ zakupił miedziane druty o wartości 20.000 zł brutto. Wpłacił zaliczkę w wysokości 10.000 zł z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Zgodnie z warunkami umowy zawartą ze sprzedawcą wpłacone przez pana Łukasza środki będą zaliczane na poczet najstarszych zaległości. W związku z tym, że pan Łukasz zalegał z płatnościami za wystawione wcześniej faktury na kwotę 30.000 zł które nie były objęte mechanizmem podzielonej płatności sprzedawca zaliczył otrzymane środki na poczet tych zaległości. Czy można uznać, że pan Łukasz wywiązał się z obowiązku zapłaty z wykorzystaniem split payment?
W związku z tym, że wpłacona zaliczka została potraktowana przez sprzedawcę jako zapłata za zaległe faktury (zgodnie z warunkami zawartej umowy) organ kontroli może zakwestionować wywiązanie się z obowiązku zapłaty za zakup towarów znajdujących się w załączniku 15 ustawy o VAT z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Zaliczka w podzielonej płatności w systemie wfirma.pl

W celu dokonania wpłaty zaliczki w przypadku braku faktury z systemu wfirma.pl należy dodać wpis w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » WYDATKI NIE KSIĘGOWANE DO EWIDENCJI. W zakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE należy zaznaczyć okienko Podzielona płatność.

W przypadku braku faktury zaliczkowej, zapłata zaliczki nie powoduje skutków na gruncie podatku dochodowego oraz VAT. Dlatego transakcji tej nie należy ujmować w ewidencjach.

zaliczka w podzielonej płatności


Po wprowadzeniu zaliczki do systemu należy zaznaczyć wpis na liście w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE i z górnego menu wybrać opcję EKSPORTUJ DO BANKU » SPLIT PAYMENT.

zaliczka w podzielonej płatności

Dzięki temu system automatycznie uzupełni wymagane pola niezbędne do realizacji komunikatu przelewu w podzielonej płatności takie jak:

  • kwota podatku VAT,
  • wartość wpłaconej zaliczki,
  • NIP sprzedawcy.

Przedsiębiorca ma możliwość ręcznej zmiany wszystkich wypełnionych automatycznie pól. Dodatkowo tytuł przelewu zostanie uzupełniony na podstawie wprowadzonego numeru pro formy, a w polu Numer faktury należy ręcznie wprowadzić słowo "zaliczka". W sytuacji gdy podczas wprowadzania pro formy w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE zostanie jako numer dokumentu wpisane słowo "zaliczka" to w formularzu eksportu przelewów do banku przedsiębiorca nie musi dokonywać żadnych dodatkowych czynności.

Zaliczka w podzielonej płatności - eksport do banku

Po kliknięciu Dalej zostanie wygenerowany i pobrany na dysk komputera dokument który wystarczy zaimportować po zalogowaniu na firmowe konto bankowe.

Jeżeli przedsiębiorca posiada konto bankowe w Alior Bank możliwy jest eksport przelewu bezpośrednio do banku bez generowania dodatkowych plików. Temat integracji z Alior Bank został opisany w artykule: Integracja z bankiem Alior Bank w systemie wFirma.pl
Podsumowując, zaliczka w podzielonej płatności może być obowiązkiem nałożonym przepisami na nabywcę. Dlatego też przed dokonaniem płatności, należy weryfikować czy zostały spełnione warunki do obligatoryjnego stosowania split payment. Ponadto samo dokonanie wpłaty zaliczki z wykorzystaniem komunikatu przelewu nie jest jednoznaczne, z tym że został zrealizowany powyższy obowiązek. Nabywca jest zobligowany do wykazania związku pomiędzy wpłaconą zaliczką, a wystawioną w terminie późniejszym fakturą zaliczkową. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokonywanie wpłaty zaliczki na podstawie wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. Sprzedawca jednak nie ma obowiązku wystawiania faktury przed wpłatą zaliczki, a nabywca nie może żądać wystawienia takiej faktury.
Przeczytaj również kluczowe informacje dotyczące split payment ponieważ zaliczka w podzielonej płatności to tylko jeden z wielu przypadków o których musi wiedzieć każdy przedsiębiorca:

Mechanizm podzielonej płatności - wszystko, co warto wiedzieć
Obowiązkowy split payment - jak działa i kogo obowiązuje?
Split payment a kompensata - sposób na zachowanie płynności finansowej
Split payment a płatność gotówką - czyli jak dokonywać płatności?