Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka w podzielonej płatności - czy to w ogóle możliwe?

Mechanizm podzielonej płatności, czyli tzw. split payment jest jednym ze sposobów regulowania rozrachunków pomiędzy przedsiębiorcami. Aby możliwe było zastosowanie split payment, nabywca musi posiadać fakturę dokumentującą zakup. Bardzo często przedsiębiorcy dokonują jednak przedpłat na poczet przyszłych dostaw. Sprawdźmy, jak powinna zostać rozliczona zaliczka w podzielonej płatności i czy taki sposób przedpłaty jest zgodny z prawem?

Na czym polega split payment?

W celu uregulowania zobowiązań, przedsiębiorcy mogą stosować płatność gotówką, kompensatę lub przelew bankowy. Mechanizm podzielonej płatności odnosi się do ostatniej z wymienionych metod, ponieważ jest to nowy sposób płatności z wykorzystaniem tzw. komunikatu przelewu dokonywanego za pośrednictwem banków lub SKOK-ów.

Zgodnie z art. 108a ust. 3 ustawy o VAT komunikat przelewu składa się z 4 głównych pozycji, takich jak:

  1. kwota całości lub części kwoty podatku VAT wynikającej z faktury zakupu,

  2. kwota całości lub części wartości sprzedaży brutto z faktury zakupu,

  3. numer faktury zakupu, za którą dokonywana jest płatność z wykorzystaniem split payment, 

  4. NIP sprzedawcy. 

Oznacza to, że płatność z wykorzystaniem split payment możliwa jest wyłącznie w odniesieniu do faktury z wykazaną kwotą podatku VAT.

Aby możliwe było zastosowanie płatności przy użyciu komunikatu przelewu, zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą posiadać rachunek rozliczeniowy, do którego utworzony został specjalny rachunek VAT. W przeciwnym wypadku przelew nie zostanie zrealizowany.

Zaliczka w podzielonej płatności – kiedy jest to możliwe?

Zaliczką nazywa się część należności wpłacanej na poczet przyszłej dostawy towarów bądź usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy. Powszechnie stosowaną zasadą jest, że faktury zaliczkowe dokumentują otrzymanie zaliczki i wystawiane są po otrzymaniu środków przez sprzedawcę. Przedsiębiorca na wystawienie faktury zaliczkowej ma czas do 15. dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że co do zasady w pierwszej kolejności następuje wpłata środków, a dopiero w konsekwencji tego działania zostanie wystawiona faktura zaliczkowa.

Wraz z wejściem w życie mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorcy zaczęli zastanawiać się, czy zaliczka w podzielonej płatności znajdzie zastosowanie?

Nabywca ma możliwość dokonania wpłaty zaliczki z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Jednym z warunków, jakie musi spełnić, jest posiadanie faktury zaliczkowej przed dokonaniem zapłaty.

W myśl art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy mają możliwość wystawienia faktury na 30 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Należy rozumieć przez to, że faktura może zostać wystawiona 30 dni przed otrzymaniem tzw. 100% zaliczki lub zaliczki częściowej. Faktura taka stanowić będzie podstawę wpłaty środków przez nabywcę.

Wystawienie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zapłaty wiąże się z dużym ryzykiem dla sprzedawcy. W sytuacji gdy w ciągu 30 dni od dnia wystawienia faktury zaliczkowej nabywca nie dokona wpłaty zaliczki, dokument ten traktowany jest jak “pusta faktura”, której wystawienie podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności.

Faktura zaliczkowa posiada wszystkie wymagane elementy, aby możliwe było wpłacenie zaliczki w podzielonej płatności. Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać m.in. takie elementy jak:

  1. kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  2. NIP sprzedawcy,

  3. otrzymaną kwotę zapłaty,

  4. kwotę podatku VAT.

Oznacza to, że faktura zaliczkowa posiada wszystkie niezbędne dane, aby nabywca mógł dokonać wpłaty zaliczki w podzielonej płatności.

Faktura pro forma a zaliczka w podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie do faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy poprzez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Pro forma nie jest fakturą uprawniającą do dokonania zapłaty z wykorzystaniem komunikatu przelewu, ponieważ nie stanowi ona dokumentu księgowego. Potwierdzeniem tego stanowiska jest komunikat Ministerstwa Finansów, w którym czytamy, że: Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. (...)

Zgodnie z powyższym stanowiskiem, które zostało przedstawione przez Ministerstwo Finansów, pro forma nie jest uznawana za fakturę. W związku z tym zaliczka w podzielonej płatności nie może zostać wpłacona na podstawie posiadanej przez nabywcę pro formy.

Podsumowując, zaliczka w podzielonej płatności może wystąpić wyłącznie w sytuacji, gdy kontrahent otrzyma od sprzedawcy fakturę zaliczkową przed dokonaniem faktycznej wpłaty. Co ważne, wystawienie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem całości lub części przedpłaty jest prawem, a nie obowiązkiem, dlatego nabywca nie ma prawa żądać wystawienia takiej faktury w celu dokonania wpłaty zaliczki z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.