Faktura zaliczkowa i końcowa w walucie obcej

Przedsiębiorcy dokonując transakcji często otrzymują od swoich kontrahentów zaliczki na poczet przyszłych usług lub dostaw w obcej walucie. Transakcje te potwierdzane są fakturami zaliczkowymi. Po zakończeniu danej usługi, czy też dostawy i otrzymaniu pozostałej kwoty, również w obcej walucie, wystawiana jest faktura końcowa. Sprawdź jak prawidłowo powinna być rozliczona faktura zaliczkowa i końcowa.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Zasady wystawiana faktur zostały określone w ustawie o VAT w art. 106f. Zgodnie z tym powinny one zawierać m.in.:

• datę wystawienia,
• numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej,
• datę otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• datę otrzymania zaliczki,
• dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,
• wartość podatku wyliczoną według wzoru:
• kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 x stawka podatku)
• opis towaru lub świadczonej usługi.

W sytuacji, kiedy wystawiona faktura zaliczkowa nie dotyczy całej kwoty należnej, wówczas po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawiana jest faktura końcowa. Kwota, która widnieje na tej fakturze pomniejszana jest o kwotę na wystawionej wcześniej fakturze zaliczkowej. Natomiast kwota podatku pomniejszana jest o podatek wykazany na fakturze zaliczkowej. Na fakturze końcowej należy umieścić również numer faktury zaliczkowej, której dotyczy. Jeśli było więcej niż jedna faktura zaliczkowa, wówczas należy wszystkie te faktury uwzględnić wystawiając fakturę końcową.

Faktura zaliczkowa wystawiana jest nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty oraz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności.

Zaliczka w walucie obcej według podatku VAT

Zasady omówione powyżej odnoszą się zarówno do zaliczek w złotówkach, jak i w walutach obcych. Jednak kwota podatku VAT na fakturze musi być zawsze przeliczona na złotówki, więc na podatniku ciąży obowiązek przeliczenia waluty. W tym celu wykorzystuje się przyjęte zasady dla przeliczania kwot, służące do określenia podstawy opodatkowania.

W ustawie o VAT, art. 31a zostały opisane zasady przeliczania wartości wykazywanych na fakturach. Zgodnie z tymi przepisami przeliczenia na złote kwot wyrażonych w walucie obcej dokonuje się według:

• kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego

lub

• w przypadku gdy przedsiębiorca wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

Powyższe regulacje zostały przedstawione na przykładach:

Przykład 2.

15 stycznia 2023 r. spółka wystawiła fakturę zaliczkową w obcej walucie na rzecz polskiej firmy. Zaliczka wpłynęła 19 stycznia. Dla celów przeliczeń podatku VAT na PLN przyjęto średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury zaliczkowej, tj kurs z dnia 13 stycznia 2022 r.

Podatek VAT na fakturze końcowej

Po otrzymaniu każdej z zaliczek i wystawieniu faktury końcowej dla krajowego kontrahenta powstaje obowiązek przeliczenia kwoty podatku na złotówki. W takim wypadku inny jest kurs waluty stosowany do obliczenia VAT od zaliczki, a inny do określenia pozostałej należności wynikającej z faktury końcowej. Z tego względu w przypadku wystawienia faktury końcowej konieczne jest obliczenie VAT-u od części należności, która nie została zapłacona zaliczką, po czym przeliczenie tej kwoty na złote zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (czyli sprzed dnia dokonania dostawy lub wykonania usługi).

Przykład 3.

22 stycznia 2023 r. podatnik otrzymał zaliczkę na 50% wartości zlecenia w euro i tego samego dnia została wystawiona faktura zaliczkowa również w wybranej walucie obcej. Usługa na rzecz kontrahenta krajowego została wykonana w dniu 25 stycznia 2022 r. W takim wypadku podatek VAT na fakturze zaliczkowej przelicza się po kursie z dnia 21 stycznia, a na fakturze końcowej - z dnia 24 stycznia 2023 r.

Zaliczka zgodnie z podatkiem dochodowym

Zgodnie z przepisami odnoszącymi się do podatku dochodowego za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Natomiast do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub należności ustalonych na poczet przyszłych dostaw towarów i usług. Zaliczki oraz przedpłaty są obojętne podatkowo.

Jeśli zaliczka obejmuje 100% należności, wówczas powstaje kwestia, czy taka wpłata powoduje powstanie przychodu? Tutaj również zdania są podzielone. Wiele interpretacji organów podatkowych świadczy, iż otrzymanie takiej przedpłaty jest obojętne podatkowo. Natomiast zdarzają się również opinie, według których wpłata 100% wynagrodzenia to nie zaliczka ale zapłata należności i przychód taki należy wykazać w dacie otrzymania całościowej zapłaty.

Zaliczka w walucie obcej wg podatku dochodowego

Otrzymanie zaliczki co do zasady nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym (wątpliwości powstają jedynie w zakresie otrzymania przedpłat na 100% wartości transakcji). Kurs walut zastosowany dla celów przeliczenia podatku VAT na PLN nie ma wpływu na kurs przyjęty w podatku dochodowym do wyceny przychodu wyrażonego w walucie obcej. W takim wypadku ważna jest kwestia ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego, a jest nią wydanie towaru, wykonanie usługi, wystawienie faktury lub otrzymanie należności - w zależności co nastąpiło jako pierwsze. Wtedy też do przeliczenia wartości sprzedaży na PLN w podatku dochodowym stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.