Poradnik Przedsiębiorcy

Zamknięcie okresu rozliczeniowego - formalności

Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę zobowiązany jest do wyliczania i uiszczania zobowiązań podatkowych. Do jego obowiązków należy także przechowywanie dokumentacji księgowej. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego należy dokonać formalności z nim związanych. Zobacz, jak poprawnie powinno wyglądać zamknięcie okresu rozliczeniowego.

Obowiązki wobec ZUS związane z zamknięciem okresu rozliczeniowego

Bez względu na to, czy przedsiębiorca rozlicza zobowiązania podatkowe miesięcznie, czy też kwartalnie, zobowiązanie względem ZUS-u należy regulować co miesiąc.

Ważne!

Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, zobowiązany jest do złożenia deklaracji ZUS DRA oraz uiszczenia składek do 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc.

Jeśli zaś przedsiębiorca zatrudnia pracowników to termin złożenia i opłacenia składek ZUS wydłuża się do 15. dnia następnego miesiąca.

Należy mieć również na względzie, że jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, a składki opłaca od minimalnej podstawy to zobowiązany jest do złożenia jedynie pierwszej deklaracji ZUS lub dwóch w przypadku, gdy pierwsza deklaracja nie obejmuje całego okresu miesięcznego.

Zamknięcie okresu rozliczeniowego w podatku dochodowym

W kwestii podatku dochodowego podatnik może wybrać miesięczne bądź kwartalne rozliczanie.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do obliczenia i zapłaty podatku dochodowego do:

  • 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni - przy miesięcznych rozliczeniach podatku,

  • 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału - przy kwartalnym rozliczaniu podatku.

Podatnik musi pamiętać, że obowiązek składania deklaracji z tytułu zaliczek na podatek dochodowy został zniesiony. Dlatego też obecnie wystarczy, że podatnik odprowadzi do właściwego urzędu skarbowego kwotę podatku wynikającą z obliczeń zaliczki na podatek dochodowy. Rozliczenie wpłaconych zaliczek na podatek dochodowy następuje w zeznaniu rocznym.

Podatek dochodowy za pracowników a zamknięcie okresu rozliczeniowego

Zaliczki na podatek dochodowy za pracowników PIT-4 należy obliczyć i opłacić do 20. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. Wszystkie wpłacone zaliczki na PIT-4 wykazuje się w rocznej deklaracji PIT-4R. W związku z tym podatnik nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji z tytułu podatku dochodowego płaconego za pracowników.

Zamknięcie okresu rozliczeniowego VAT UE

Przedsiębiorca, który dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych, ma obowiązek do składania informacji podsumowujących VAT UE.

Co do zasady VAT UE należy składać w okresach miesięcznych. Jednak po spełnieniu określonych wymagań podatnik może rozliczać VAT UE w okresach kwartalnych.

Informację podsumowującą VAT UE składa się w następujących terminach:

  • do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym w wersji papierowej lub do 25. dnia miesiąca w wersji elektronicznej - w przypadku deklaracji składanych w okresach miesięcznych,

  • do 15. dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym w wersji papierowej lub do 25. dnia miesiąca w wersji elektronicznej - w przypadku deklaracji składanych kwartalnie.

Obowiązki związane z zamknięciem okresu rozliczeniowego w podatku VAT

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami podatku VAT zobowiązani są również do składania deklaracji VAT.

W sytuacji, gdy podatnik rozlicza podatek VAT miesięcznie, deklarację VAT-7 powinien złożyć i uiścić zobowiązanie we właściwym urzędzie w terminie do 25. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc.

Z kolei gdy podatek VAT rozliczany jest w okresach kwartalnych, podatnik składa deklarację VAT-7K do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału.

Dokumenty niezbędne przy zamknięciu okresu rozliczeniowego

Zamknięcie okresu rozliczeniowego związane jest również z przygotowaniem dokumentów, które podatnik musi przechowywać na wypadek kontroli. Przedsiębiorca na koniec okresu rozliczeniowego powinien skompletować następujące dokumenty:

  • dokumenty dotyczące sprzedaży, tj. faktury sprzedaży, zaliczkowe i końcowe, a także wydruki raportów z kasy fiskalnej,

  • dokumenty kosztowe,

  • przychodowe i kosztowe dowody wewnętrzne,

  • dokumenty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

  • listy płac, umowy, rachunki - w przypadku zatrudniania pracowników,

  • wydruki rejestrów VAT - w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT,

  • wydruki ksiąg: KPiR - w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych lub ewidencję przychodów - przy opodatkowaniu ryczałtem,

  • ewidencję przebiegu pojazdów (kilometrówkę) dla celów PIT oraz rejestr kosztów z nią związanych,

  • ewidencję przebiegu pojazdów (kilometrówkę) dla celów VAT.

Powyższe dokumenty należy ułożyć chronologicznie. Na dokumenty należy nanieść numerację nadaną w KPiR. Numerację tę najlepiej nanieść kolorem czerwonym, w prawym górnym roku każdego dokumentu.

W sytuacji, gdy firma posiada dużą liczbę dokumentów księgowych, wskazane jest, by dokumenty z każdego okresu rozliczeniowego przechowywane były w oddzielnej teczce bądź segregatorze.