W maju 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) wraz z pakietem deregulacyjnym, którego celem są znaczące uproszczenia w ustawie o KRS i cyfryzacja procedur związanych z tym rejestrem. Celem zmian jest ograniczenie biurokracji i kosztów dla przedsiębiorców, usprawnienie działania sądów rejestrowych oraz zapewnienie większej pewności obrotu prawnego. Analizujemy najważniejsze rozwiązania – od cyfryzacji i deregulacji, przez nowe mechanizmy kontrolne, aż po ich spodziewane skutki dla firm i administracji.
Zmiany obejmują m.in. likwidację obowiązku publikacji wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, udostępnienie danych z KRS poprzez API oraz pełną digitalizację rejestrów organizacji społecznych i służby zdrowia. Projekt wprowadza również jasne zasady procedury wykreślenia podmiotów nieprowadzących działalności lub nieposiadających majątku, w tym zobowiązanie sądów rejestrowych do działania po upływie roku od wezwania do złożenia sprawozdań finansowych.
Cyfryzacja i automatyzacja Krajowego Rejestru Sądowego
Projekt ustawy, opublikowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz dostępny na oficjalnej stronie Rządu RP, zakłada wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które mają na celu nie tylko zwiększenie efektywności działania KRS, ale również poprawę dostępności danych rejestrowych dla obywateli i przedsiębiorców.
Centralnym elementem reformy jest wdrożenie systemów teleinformatycznych umożliwiających składanie wniosków rejestrowych oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to całkowitą eliminację papierowych formularzy i korespondencji, co przekłada się na skrócenie czasu rozpatrywania spraw oraz ograniczenie kosztów zarówno dla przedsiębiorców, jak i sądów rejestrowych.
W ramach cyfryzacji KRS zostanie również udostępnione specjalny program, dzięki któremu podmioty gospodarcze, instytucje publiczne oraz firmy świadczące usługi finansowe będą mogły zautomatyzować dostęp do danych rejestrowych. To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla instytucji bankowych, firm ubezpieczeniowych, audytorów czy kancelarii prawnych, które w codziennej działalności potrzebują szybkiego i wiarygodnego dostępu do aktualnych informacji o przedsiębiorcach. Automatyczne pozyskiwanie danych z KRS umożliwi przyspieszenie procesów weryfikacji, oceny ryzyka czy realizacji obowiązków wynikających z przepisów, np. z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Ważnym aspektem jest również pełna digitalizacja rejestrów organizacji społecznych, fundacji, stowarzyszeń oraz podmiotów z sektora służby zdrowia. Dzięki temu ich dokumentacja będzie przechowywana i przetwarzana w formie elektronicznej, co ułatwi ich obsługę i kontrolę przez sądy rejestrowe. Projekt przewiduje, że wszystkie zmiany danych będą mogły być dokonywane elektronicznie, a dostęp do informacji stanie się bardziej przejrzysty i powszechny.
Warto podkreślić, że cyfryzacja KRS wpisuje się w szerszy rządowy program digitalizacji administracji publicznej, znany jako e-administracja, który ma na celu uczynienie usług publicznych bardziej przyjaznymi, dostępnymi i efektywnymi. Wdrażane rozwiązania muszą spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa danych oraz zapewniać ochronę prywatności użytkowników, zgodnie z przepisami RODO i krajowymi regulacjami o ochronie danych osobowych.
Likwidacja obowiązku publikowania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Jedną z istotnych zmian przewidzianych w nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym jest likwidacja obowiązku publikacji wpisów rejestrowych oraz innych informacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Monitor, który funkcjonuje od wielu lat jako oficjalny dziennik publikujący m.in. dane o rejestrach przedsiębiorców, fundacji, stowarzyszeń czy spółek, był dotąd podstawowym źródłem informacji o statusie prawnym podmiotów zarejestrowanych w KRS. Jednakże proces publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wiązał się z szeregiem ograniczeń i kosztów, które nowa ustawa ma wyeliminować.
Według uzasadnienia do projektu ustawy opublikowanego na oficjalnej stronie Rządu RP, zniesienie obowiązku publikacji w Monitorze ma na celu przede wszystkim ograniczenie barier biurokratycznych oraz zmniejszenie kosztów, jakie ponoszą podmioty rejestrowane. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, fundacje i inne organizacje nie będą już zobowiązane do dodatkowego ogłaszania zmian swoich danych, które dotychczas były zamieszczane w Monitorze na ich koszt.
Zastąpienie publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nowoczesnymi rozwiązaniami cyfrowymi, zwłaszcza udostępnieniem danych KRS poprzez systemy teleinformatyczne, pozwala na szybszy i bardziej efektywny dostęp do aktualnych informacji rejestrowych. Dane będą dostępne bezpośrednio z centralnej bazy KRS, co eliminuje potrzebę dodatkowych kroków i formalności związanych z publikacją w oficjalnym dzienniku.
Nowe rozwiązania wpisują się także w politykę deregulacji, której celem jest uproszczenie procedur administracyjnych i zmniejszenie formalności obciążających przedsiębiorców. Usunięcie obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym pozwala na ograniczenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, co jest szczególnie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które często borykają się z wysokimi kosztami biurokracji.
Likwidacja obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej administracji, która jest bardziej przyjazna dla przedsiębiorców oraz efektywna dla organów rejestrowych. Zmiana ta ma na celu poprawę dostępności i przejrzystości informacji rejestrowych przy jednoczesnym ograniczeniu niepotrzebnych obciążeń formalnych i finansowych.
Uproszczenia w ustawie o KRS a mechanizmy kontroli i wykreślania podmiotów z rejestru
Projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw przewiduje wprowadzenie nowych, uproszczonych mechanizmów pozwalających sądom rejestrowym na bardziej sprawne wykreślanie z rejestru podmiotów, które faktycznie nie prowadzą działalności lub nie posiadają majątku. Obecnie obowiązujące przepisy nie dają sądom wystarczających narzędzi do eliminowania „martwych” podmiotów z KRS, co powoduje, że rejestr nie odzwierciedla stanu faktycznego i może wprowadzać w błąd uczestników obrotu gospodarczego.
Zgodnie z uzasadnieniem projektu opublikowanego na stronie rządowej, sądy rejestrowe uzyskają możliwość wszczęcia uproszczonego postępowania o wykreślenie podmiotów, które przez co najmniej rok nie złożyły wymaganych dokumentów finansowych, w szczególności sprawozdań. W przypadku braku odpowiedzi na wezwania sądu oraz braku majątku podlegającego egzekucji, sąd będzie mógł z urzędu wykreślić taki podmiot z rejestru. Nowelizacja przewiduje przy tym zachowanie odpowiednich gwarancji procesowych, w tym możliwość sprzeciwu oraz udziału podmiotu w postępowaniu.
Projekt ustawy zakłada również możliwość prowadzenia takich postępowań przez sądy w trybie uproszczonym, bez konieczności przeprowadzania pełnych rozpraw. Ma to na celu odciążenie sądów gospodarczych i przyspieszenie procedur administracyjnych. Jest to szczególnie istotne w kontekście stale rosnącej liczby spraw rejestrowych oraz ograniczonych zasobów kadrowych sądownictwa.
Podsumowując, nowe przepisy wprowadzają uproszczenia w ustawie o KRS, które mają na celu uporządkowanie rejestru poprzez skuteczne eliminowanie nieaktywnych lub fikcyjnych podmiotów, przy jednoczesnym zapewnieniu transparentności i szybkości działania. To kolejny element reformy, który ma zwiększyć zaufanie do danych rejestrowych oraz usprawnić funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości w zakresie prawa gospodarczego.
Podstawy prawne
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 poz. 869).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
