Zatrudnianie pracowników lub zleceniobiorców wiąże się z powstaniem po stronie przedsiębiorstw określonych obowiązków. Jednym z nich jest konieczność odprowadzania składek na Fundusz Pracy (FP). W niniejszym artykule omawiamy zasady opłacania funduszu pracy oraz konsekwencje braku ich płatności.
Składki na FP – podstawa prawna
Zasady funkcjonowania FP zostały unormowane w przepisach Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 735), dalej jako ustawa o promocji zatrudnienia.
Podstawa wymiaru składki na FP oraz jej wysokość
Jak wynika z ustawy o promocji zatrudnienia, składki na FP ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynoszących – w przeliczeniu na okres miesiąca – co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę ustalone na dany rok kalendarzowy.
Ponadto, gdy kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek pochodzą z różnych źródeł, obowiązek opłacania składek na FP powstaje, jeżeli łączna kwota, będąca podstawą wymiaru składek, ustalona w powyższy sposób, wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie.
Osoba posiadająca przychody z kilku różnych źródeł składa stosowne oświadczenie:
- pracodawcy lub
- terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – w razie gdy sama opłaca składki na ubezpieczenia społeczne.
Należy podkreślić, że przy ustalaniu składki na FP nie stosuje się ograniczenia do 30-krotności podstawy oskładkowania przewidzianego w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych. W konsekwencji płatnik składek kontynuuje opłacanie składki na FP pomimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Warto dodać, że kwota ograniczenia rocznej podstawy oskładkowania w roku 2023 wynosi 208 050 zł.
Wysokość składki na FP podlega ustaleniu na każdy rok kalendarzowy w ustawie budżetowej.
Przykład 1.
Firma zatrudniła pracownika na podstawie umowy o pracę, oferując wynagrodzenie w wysokości 4950 zł brutto. Podstawę składki na FP stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czyli kwota wynagrodzenia pracowniczego brutto. W 2024 roku stopa procentowa składki wynosi 1,0% podstawy wymiaru. Zatem w celu ustalenia wysokości składki należy podzielić kwotę wynagrodzenia brutto przez aktualną stopę składki (4950 zł x 1,0%). Oznacza to, że składka na FP w tym przypadku wynosi 49,50 zł.
Osoby, za które należy opłacać składki na FP
Jak już wspomnieliśmy, w przypadku zatrudnienia osób osiągających przychód odpowiadający co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę powstaje obowiązek opłacania składek na FP. Oznacza to, że pracodawcy oraz inne podmioty zatrudniające regulują składki na FP za osoby:
- pozostające w stosunku pracy lub stosunku służbowym;
- wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą;
- wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się regulacje dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące, z wyłączeniem osób świadczących pracę na podstawie umowy uaktywniającej, o której mowa w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;
- wykonujące pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania;
- pobierające stypendia sportowe;
- otrzymujące świadczenie socjalne przysługujące na urlopie górniczym, świadczenie górnicze lub górniczy zasiłek socjalny lub wynagrodzenie należne w okresie świadczenia górniczego, stypendium na przekwalifikowanie bądź kontraktu górniczego – przewidziane w odrębnych przepisach;
- będące żołnierzami zawodowymi oraz funkcjonariuszami niespełniającymi warunków do nabycia prawa do emerytury lub renty inwalidzkiej określonych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, innych służb mundurowych, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin, za których, po zwolnieniu ze służby lub rozwiązaniu stosunku pracy, odprowadzono składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od uposażenia lub wynagrodzenia wypłaconego w okresie służby lub stosunku pracy na podstawie przepisów odrębnych;
- będące funkcjonariuszami, którzy w chwili zwolnienia ze służby spełniają jedynie warunki do nabycia prawa do policyjnej renty inwalidzkiej, w przypadku przekazania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Składki na FP opłacają także spółdzielnie rolnicze za swych członków, z wyjątkiem wyżej wymienionych, którzy wnieśli wkład gruntowy o powierzchni użytków rolnych większej niż 2 ha przeliczeniowe.
Przykład 2.
Firma zatrudnia pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy oraz na pół etatu, stosując stawki wynikające z minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przedsiębiorstwie są także osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia wynagradzane według minimalnej stawki godzinowej. Również i w tym przypadku zleceniobiorcy realizują umowę w pełnym i niepełnym wymiarze. Dla powstania obowiązku opłacania składek na FP istotna jest wysokość wynagrodzenia osiąganego przez pracownika lub zleceniobiorcę. Oznacza to, że składka na FP powinna być odprowadzana tylko od pracowników oraz osób wykonujących zlecenia, którzy są zatrudnieni w pełnym wymiarze, a więc uzyskują minimalne wynagrodzenie.
Zwolnienie odnosi się ponadto do osób podlegających co do zasady obowiązkowi opłacania składek na FP, jeśli nie ukończyły 55 lat dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn. Pracodawcy nie muszą płacić składek na FP za osoby powracające do pracy w okresie 3 lat od zakończenia jednego z urlopów związanych z rodzicielstwem, jak również za skierowanych bezrobotnych w określonym wieku (przez okres 12 miesięcy od zawarcia z nimi umowy o pracę).
Przykład 3.
Pracodawca zatrudnia osoby, które ukończyły 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych prowadzonej przez powiatowy urząd pracy. Za osoby te pracodawca nie musi opłacać składek na FP przez okres 12 miesięcy, poczynając od pierwszego miesiąca po zawarciu z nimi umów o pracę. Pracodawca korzysta ponadto z pracy skierowanych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30. roku życia. W odniesieniu do nich zasady zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek na FP są analogiczne jak w poprzednim przypadku (zwolnienie obowiązuje przez rok od zawarcia umowy o pracę z osobą bezrobotną).
Zasady dotyczące poboru składek na FP
Składki na FP należy opłacać za okres trwania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych – w trybie oraz na zasadach przewidzianych dla składek na ubezpieczenia społeczne.
Poboru składek na FP dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony dla składek na FP niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych od ich rozliczenia.
Od składek na FP, które nie zostały opłacone w terminie, ZUS pobiera odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651, z późn. zm.).
Składki na FP oraz należności z tytułu odsetek za zwłokę i dodatkowej opłaty, nieopłacone terminowo – podlegają ściągnięciu w trybie przepisów Ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2022 r. poz. 479, z późn. zm.) lub przepisów o postępowaniu cywilnym.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązku opłacania składek na FP
Ustawa o promocji zatrudnienia określa zakres odpowiedzialności w przypadku niewywiązywania się z obowiązków ustawowych dotyczących składek na FP.
W myśl postanowień art. 122 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia, kto:
- nie dopełnia obowiązku opłacania składek na FP lub nie opłaca ich w przewidzianym przepisami terminie,
- nie zgłasza wymaganych danych lub zgłasza nieprawdziwe dane mające wpływ na wymiar składek na FP albo udziela w tym zakresie nieprawdziwych wyjaśnień bądź odmawia ich udzielenia
– podlega karze grzywny.
Orzekanie w powyższych sprawach jest prowadzone na zasadach określonych w Ustawie z dnia 24 sierpnia 2001 roku – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz.U. z 2022 r. poz. 1142).
Zasady opłacania funduszu pracy oraz konsekwencje braku ich płatności – podsumowanie
Obowiązek opłacania składek na FP spoczywa na podmiotach, które zatrudniają pracowników czy np. zleceniobiorców, jeżeli osoby te uzyskują przychód odpowiadający co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Jednocześnie przepisy przewidują szereg zwolnień z tego obowiązku: dotyczy to m.in. pracodawców zatrudniających osoby powracające do pracy w okresie 3 lat od zakończenia jednego z urlopów związanych z rodzicielstwem oraz skierowanych bezrobotnych w określonym wieku. Warto dodać, że przy ustalaniu składki na FP nie stosuje się ograniczenia do 30-krotności podstawy oskładkowania przewidzianego w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych. Od składek, które nie zostały opłacone w terminie, ZUS pobiera odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Niewywiązywanie się z obowiązków ustawowych dotyczących składek na FP jest zagrożone karą grzywny.
