Co miesiąc opłacam składki ZUS i słyszałem, że mogą być moim kosztem. Mam działalność opodatkowaną podatkiem liniowym oraz zatrudniam pracownika na umowę o pracę. Jak powinienem je prawidłowo zaksięgować?
Krzysztof, Jasło
Składki ZUS przedsiębiorcy na ubezpieczenie społeczne (rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe) w pełnej wysokości mogą pomniejszyć podstawę do opodatkowania na dwa sposoby:
- jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki)
- jako odliczone od dochodu w momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.
Przedsiębiorcy powinni wybrać i stosować jedną z powyższych metod rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, aby nie zostały one odliczone podwójnie.
Składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku podatku liniowego również mogą pomniejszać podstawę opodatkowania w dwojaki sposób:
- jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki)
- jako odliczone od dochodu w momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.
Limit ten może być waloryzowany przez Ministerstwo Finansów na dany rok.
Opłacone w danym okresie składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za przedsiębiorcę w praktyce najczęściej rozlicza się w zaliczce na podatek dochodowy za ten okres, w którym zostały one uregulowane, wówczas rozliczane są one jednocześnie i nie ma potrzeby rozliczania ich oddzielnie w kosztach i zaliczce na podatek. Warto jednak wspomnieć, że przedsiębiorca ma wybór, bowiem zamiast odliczenia w zaliczce może zastosować odliczenie bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu.
Przykład 1.
Pani Maria zapłaciła w lutym 2023 roku składki ZUS za styczeń 2023 roku. Za jaki okres w zaliczce na podatek dochodowy będzie mogła odliczyć składki?
Składki ZUS za styczeń 2023 roku opłacone w lutym 2023 roku (w terminie) odliczane są w zaliczce za luty.
Przykład 2.
Pani Anna zapłaciła w lutym 2023 roku składki ZUS za styczeń 2023 roku. Za jaki okres w zaliczce na podatek dochodowy będzie mogła odliczyć składki?
Składki ZUS za styczeń 2023 roku opłacone w lutym 2023 roku (w terminie) odliczane są w kosztach w KPiR za miesiąc luty.
W przypadku składek ZUS za pracowników, zaliczane są one do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie w części, w której są finansowane przez pracodawcę - pod warunkiem, że zostały przez niego opłacone.
Do końca 2022 roku sposób ujęcia w kosztach składek ZUS za pracownika zatrudnionego w ramach umowy o pracy, w części finansowanej przez pracodawcę zależny był od daty wypłaty wynagrodzenia:
- wynagrodzenie płatne do ostatniego dnia miesiąca, za który jest należne - składki ZUS za pracowników finansowane przez pracodawcę księgowane są w miesiącu, za który należne jest wynagrodzeniem, pod warunkiem że są opłacone w terminie,
Przykład 3.
Pan Jan wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca, za które jest należne. Wynagrodzenie zostało wypłacone 28 lutego 2023 roku, z kolei składki zostały opłacone 15 marca 2023 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w lutym, z uwagi na wynagrodzenie wypłacane do ostatniego dnia miesiąca, za który jest należne.
- wynagrodzenie wypłacane z przesunięciem do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które należne jest wynagrodzenie - składki ZUS za pracowników finansowane przez pracodawcę są księgowane w miesiącu, w którym zostały opłacone pod warunkiem, że są opłacone w terminie,
Przykład 4.
Pan Marian wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie zostało wypłacone 10 marca 2023 roku za luty, z kolei składki zostały opłacone 15 marca 2023 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w marcu, z uwagi na wynagrodzenie wypłacane do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które należne jest wynagrodzenie.
Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.
Nowe brzmienie przepisu oznacza, że bez względu na datę wypłaty wynagrodzenia, począwszy od wynagrodzeń należnych za styczeń 2023, składki społeczne finansowane przez płatnika podlegają księgowaniu w kosztach w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie - pod warunkiem, że zostaną ona opłacone w ustawowym terminie. Natomiast w przypadku uchybienia terminu, składki te będą podlegać odliczeniu w dacie uregulowania składek.
Przykład 5.
Pan Adam wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca, za które jest należne. Wynagrodzenie za luty 2023 zostało wypłacone 28 lutego 2023 roku, z kolei składki zostały opłacone 15 marca 2023 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w lutym, bowiem za luty należne jest wynagrodzenie oraz składki zostały uregulowane w terminie.
Przykład 6.
Pan Marcin wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za luty 2023 zostało wypłacone 10 marca 2023 roku, z kolei składki zostały opłacone 15 kwietnia 2023 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w lutym, bowiem za luty należne jest wynagrodzenie oraz składki zostały uregulowane w terminie.
Przykład 7.
Pani Jadwiga wypłaciła wynagrodzenie za styczeń 2023 w terminie 30 stycznia lecz składki ZUS zostały opłacone po terminie, w dniu 25 lutego. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Z uwagi, że ma miejsce uchybienie terminu składki ZUS (społeczne finansowane przez płatnika) będą podlegać odliczeniu w dacie zapłaty, czyli 25 lutego 2023 roku.
