Składki ZUS - jak ująć w KPIR?

Co miesiąc opłacam składki ZUS i słyszałem, że mogą być moim kosztem. Jak powinienem je prawidłowo zaksięgować?

Krzysztof, Jasło

Składki ZUS na ubezpieczenie społeczne (rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe) w pełnej wysokości mogą pomniejszyć podstawę do opodatkowania na dwa sposoby:

• jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (w kol. 13 KPiR – Pozostałe wydatki)
• jako odliczone od dochodu w momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.

Przedsiębiorcy powinni wybrać i stosować jedną z powyższych metod rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, aby nie zostały one odliczone podwójnie.

Składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne mogą zostać odliczone wyłącznie od podatku, więc przedsiębiorca ma możliwość rozliczenia ich tylko w momencie wyliczania należnej zaliczki na podatek.

Składki zdrowotnej co do zasady nie odlicza się w pełnej wysokości, czyli takiej, jaka została zapłacona do ZUS (9%), a jedynie 7,75% podstawy wymiaru.

Opłacone w danym okresie składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za przedsiębiorcę w praktyce najczęściej rozlicza się w zaliczce na podatek dochodowy za ten okres. Wówczas rozliczane są one jednocześnie i nie ma potrzeby rozliczania ich oddzielnie w kosztach i zaliczce na podatek. 

Przykład 1.

Składki ZUS za styczeń opłacone w lutym odliczane są w zaliczce za luty.

Fundusz Pracy zarówno przedsiębiorcy, jak i osób współpracujących oraz pracowników może z kolei zostać zaliczony wyłącznie do kosztów uzyskania przychodu w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.

Składki ZUS za pracowników zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko w tej części, w której są finansowane przez pracodawcę oraz pod warunkiem, że zostały opłacone. Składki pracownicze natomiast przedsiębiorca może rozliczyć w miesiącu, za który należne było wynagrodzenie, pod warunkiem, że zostały opłacone w terminie.

W każdym przypadku możliwość rozliczenia składek ZUS istnieje tylko wtedy, gdy zostaną one przez przedsiębiorcę zapłacone. Co do zasady składki ZUS odlicza się zgodnie z metodą kasową, tj. dopiero w okresie, w którym zostały opłacone.

Warto zaznaczyć, że termin na opłacenie składek ZUS za dany miesiąc mija 10. dnia kolejnego miesiąca (przypadku gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników) lub 15. dnia kolejnego miesiąca (przypadku gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników).