Co miesiąc opłacam składki ZUS i słyszałem, że mogą być moim kosztem. Mam działalność opodatkowaną podatkiem liniowym oraz zatrudniam pracownika na umowę o pracę. Jak powinienem je prawidłowo zaksięgować w 2024 roku?
Krzysztof, Jasło
Składki ZUS przedsiębiorcy oraz pracowników zatrudnionych na umowie o pracę podlegają odrębnym zasadom ich rozliczenia. Niemniej w obydwóch przypadkach zastosowanie mają przepisy wskazane w ustawie o PIT.
Składki ZUS przedsiębiorcy opodatkowanego liniowo w 2024 roku
W 2024 roku składki ZUS przedsiębiorcy na ubezpieczenie społeczne (rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe) w pełnej wysokości mogą pomniejszyć podstawę do opodatkowania w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym na dwa sposoby:
- jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki) lub
- jako odliczone od dochodu w momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.
Przedsiębiorcy powinni wybrać i stosować jedną z powyższych metod rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne przez cały 2024 rok, aby nie zostały one odliczone podwójnie.
Z kolei składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku podatku liniowego również mogą pomniejszać podstawę opodatkowania w 2024 roku w dwojaki sposób:
- jako zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki)
- jako odliczone od dochodu w momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.
Limit ten może być waloryzowany przez Ministerstwo Finansów na dany rok.
Opłacone w danym okresie składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za przedsiębiorcę w praktyce najczęściej rozlicza się w zaliczce na podatek dochodowy lub w kosztach za ten okres, w którym zostały one uregulowane, wówczas rozliczane są one jednocześnie i nie ma potrzeby rozliczania ich oddzielnie w kosztach i zaliczce na podatek. Warto jednak wspomnieć, że przedsiębiorca ma wybór w zakresie sposobu odliczenia.
Przykład 1.
Pani Maria zapłaciła w lutym 2024 roku składki ZUS za styczeń 2024 roku. Składki ZUS odlicza w zaliczce na podatek. Za jaki okres w zaliczce na podatek dochodowy będzie mogła odliczyć składki?
Składki ZUS za styczeń 2024 roku opłacone w lutym 2024 roku (w terminie) odliczane są w zaliczce za luty.
Przykład 2.
Pani Anna zapłaciła w lutym 2024 roku składki ZUS za styczeń 2024 roku. Składki ZUS odlicza w kosztach uzyskania przychodu. Za jaki okres w kosztach będzie mogła odliczyć składki w KPiR?
Składki ZUS za styczeń 2024 roku opłacone w lutym 2024 roku (w terminie) odliczane są w kosztach w KPiR za miesiąc luty.
Składki ZUS za pracowników na umowie o pracę w 2024 roku
W przypadku składek ZUS za pracowników, w 2024 roku zaliczane są one do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie w części, w której są finansowane przez pracodawcę - pod warunkiem, że zostały przez niego opłacone.
Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.
Zatem w 2024 roku bez względu na datę wypłaty wynagrodzenia, składki społeczne finansowane przez płatnika podlegają księgowaniu w kosztach w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie - pod warunkiem, że zostaną ona opłacone w ustawowym terminie. Natomiast w przypadku uchybienia terminu, składki te będą podlegać odliczeniu w dacie uregulowania składek.
Przykład 3.
Pan Adam wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca, za które jest należne. Wynagrodzenie za luty 2024 zostało wypłacone 29 lutego 2024 roku, z kolei składki zostały opłacone 15 marca 2024 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w lutym, bowiem za luty należne jest wynagrodzenie oraz składki zostały uregulowane w terminie.
Przykład 4.
Pan Marcin wypłaca swoim pracownikom należne wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za które należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie za luty 2024 zostało wypłacone 10 marca 2024 roku, z kolei składki zostały opłacone 15 kwietnia 2024 roku. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Składki podlegają odliczeniu w lutym, bowiem za luty należne jest wynagrodzenie oraz składki zostały uregulowane w terminie.
Przykład 5.
Pani Jadwiga wypłaciła wynagrodzenie za styczeń 2024 w terminie 30 stycznia lecz składki ZUS zostały opłacone po terminie, w dniu 25 lutego. W jakim miesiącu składki podlegają odliczeniu?
Z uwagi, że ma miejsce uchybienie terminu składki ZUS (społeczne finansowane przez płatnika) będą podlegać odliczeniu w dacie zapłaty, czyli 25 lutego 2024 roku. Jeśli zatem Pani Jadwiga ujęła pierwotnie składki w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, to w przypadku uchybienia terminu ma obowiązek je wyksięgować.
