Pracodawcy szukają możliwości dokonania optymalnych wydatków przyczyniających się do zwiększania motywacji i pozostania w firmie osób zatrudnionych na podstawie różnego rodzaju umów. Jednym z typów takich wydatków jest kawa i herbata. Pracownik na umowę zlecenie budzi jednak pewne wątpliwości, gdy świadczenia kierowane są do osób fizycznych wykonujących usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa zlecenie. Czy zatem będą one kosztem uzyskania przychodów? Od czego to zależy?
Co stanowi koszt uzyskania przychodu?
Zgodnie z art. 15 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej ustawą o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów podatkowych.
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów musi więc:
- zostać poniesiony przez podatnika i nie być zwrócony w żadnej formie, np. dotacji, subwencji, grantów, innych dofinansowań;
- służyć osiąganiu, zachowaniu i zabezpieczeniu przychodów z działalności;
- być właściwie udokumentowany;
- nie znajdować się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Trzeba podkreślić, że każdorazowo warto przeanalizować zasadność ponoszenia szczególnie wydatków o wątpliwej naturze gospodarczej pod kątem profilu prowadzonej działalności. To podatnik jest bowiem odpowiedzialny za racjonalność każdego poniesionego wydatku w działalności gospodarczej.
Nie tylko stosunek pracy
Nie od dziś firmy zatrudniają osoby fizyczne nie tylko na podstawie stosunku pracy, a więc nie tylko na umowę o pracę. Pracodawcy korzystają także z innych możliwych form współpracy. Są nimi umowy cywilnoprawne. Jedną z tego typu umów jest umowa zlecenie.
Powstaje wobec tego pewna wątpliwość, czy jeżeli pracodawca udostępni kawę, herbatę osobom świadczącym usługi na podstawie umowy zlecenie, to czy wydatki na tę kawę i herbatę będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Pracownik na umowę zlecenie a wydatek na nabycie kawy i herbaty w kosztach firmy
Wydatki na nabycie kawy i herbaty spełniają ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu. Udostępnienie kawy i herbaty nie tylko pracownikom, lecz także osobom świadczącym usługi na podstawie umowy zlecenie najczęściej ma na celu zmotywowanie ich do efektywniejszej pracy, ale to nie wszystko.
Kawa i herbata ogólnodostępna także dla zleceniobiorców pozwala im czuć się tak, jak pracownicy. Zwiększa poziom ich identyfikacji z firmą oraz pokazuje, iż dba ona o nich w tej kwestii jak o pracowników czy innych współpracowników.
Udostępnienie dla zleceniobiorców kawy, herbaty to też skrócenie czasu potrzebnego np. na wyjście do sklepu po te produkty. Niesie to za sobą także spotkanie zleceniobiorców, pracowników i innych grup współpracowników w pomieszczeniach, gdzie kawa, herbata jest ogólnodostępna. To z kolei implikuje podejmowanie rozmów na różne tematy, w tym także na tematy rozwiązywania problemów w firmie, kreowania nowych pomysłów czy wymiany doświadczeń.
Wydatki na nabycie kawy i herbaty dla zleceniobiorców to jeden z wielu czynników szerszego podejścia do m+nich celem zatrzymania ich w firmie wobec niedostatku dobrze wykwalifikowanej kadry na rynku pracy. Udostępnienie dla zleceniobiorców kawy, herbaty niewątpliwie wiąże się z zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów z działalności gospodarczej, wydatki te bowiem, choć pośrednio, to mają dość szeroki, pozytywny wpływ na zleceniobiorców.
Pracownik na umowę zlecenie a koszt zakupu kawy i herbaty okiem fiskusa
Fiskus już bardzo wiele razy przyglądał się wydatkom na nabycie kawy i herbaty udostępnianych w firmie pracownikom, zleceniobiorcom czy innym współpracownikom.
Jak wobec tego spogląda na możliwość ujęcia w kosztach tego typu wydatków? Czy są jakieś istotne przesłanki warunkujące zaksięgowanie tych wydatków w kosztach działalności?
W interpretacji indywidualnej z 4 stycznia 2024 roku (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.719.2023.1.DW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z podatnikiem, że wydatki na kawę i herbatę m.in. dla zleceniobiorców mogą stanowić koszt uzyskania przychodów: „[…] Wnioskodawca wskazuje, że zakup i udostępnianie Artykułów Personelowi (pracownicy, zleceniobiorcy) wiąże się bezpośrednio z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, ma realny wpływ na wynik pracy i powoduje korzyści o charakterze ekonomicznym, bowiem Wnioskodawca w związku z powyższym oczekuje zwiększenia przychodu.
Zatem, koszty związane z zakupem Personelowi Produktów spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, gdyż są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a jednocześnie nie mieszczą się w żadnej z kategorii wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, wskazanych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT i tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Jednocześnie, Wnioskodawca podkreśla, iż wydatki na zakup Artykułów są każdorazowo odpowiednio udokumentowane fakturą wystawioną na Wnioskodawcę, pokryte ze środków obrotowych Wnioskodawcy oraz nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym też w żaden sposób zwracane Spółce.
Dodatkowo Spółka zaznacza, iż wydatki poniesione na zakup przedmiotowych Produktów nie znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
W szczególności Wnioskodawca podkreśla, iż wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym kawy i herbaty), w tym alkoholowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT. […]”.
W innej interpretacji indywidualnej z 7 czerwca 2024 roku (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.167.2024.3.MR1) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej także zgodził się z podatnikiem, że wydatki m.in. na kawę i herbatę ponoszone przez podatnika z przeznaczeniem dla pracowników, współpracowników – także na umowę zlecenie – mogą stanowić koszt uzyskania przychodu: „[…] Wydatki te są przejawem starań Spółki o samopoczucie pracowników współpracowników/outsourcerów, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy.
Wspólne spożywanie przekąsek podczas przerw sprzyja integracji, wymianie pomysłów między członkami Personelu i kreowaniu nowych rozwiązań. Udostępnienie przekąsek pozwala na ograniczenie przerw na przygotowanie posiłków, a personel może w pełni skupić się na wykonywaniu powierzonych mu zadań. Przerwa w wykonywaniu zadań nie tylko umożliwia Personelowi odpoczynek od wykonywanych zadań, wiążących się z wytężoną pracą umysłową, ale również umożliwia mu swobodną wymianę myśli i rozwiązań w odniesieniu do zleconych mu prac. Dostarczane przez Spółkę wyżej wymienione udogodnienia wpływają też na polepszenie stosunków w relacji Personel – Spółka. Personel ma poczucie, że jest doceniany i istotny w strukturach Spółki.
W efekcie ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie stabilności współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji Personelu w branży IT, pozwoli Spółce na utrzymanie kluczowego Personelu, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Spółki na rynku. Ograniczenie rotacji Personelu wpływa także na obniżenie kosztów związanych z rekrutacją i wdrożeniem nowych członków Personelu.
Wszystkie ww. wydatki będą udokumentowane dowodem księgowym (faktura, rachunek, umowa lub zamówienie), wystawionym na rzecz Spółki.
Zadowolony z pracodawcy/zleceniodawcy Pracownik/Współpracownik/Outsourcer, zdaniem Spółki, będzie bardziej zmotywowany do identyfikowania się ze Spółką jej celem i misją oraz do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków, do pozostania w Spółce i nieodejścia do konkurencji.
Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku Spółka będzie pokrywała ze środków własnych i nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostaną odliczone (jak darowizny) od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Celem ww. wydatków nie będzie kreowanie pozytywnego wizerunku Spółki w perspektywie jego klientów. Współpracownicy i Outsourcerzy nie są klientami Spółki.
Bez poniesienia opisanych wydatków Spółka może stracić konkurencyjność na rynku pracy, a bez wystarczającego, wykwalifikowanego personelu nie mógłby właściwie/prawidłowo wykonywać zadań zleconych przez kontrahentów. Wykonywanie prac wymaga personelu. Przy brakach wykwalifikowanego personelu na rynku pracy, wykonywanie działalności byłoby utrudnione. Spółka podkreśla, że celem wydatków nie jest to, że personel nie może się obyć bez tych elementów, lecz fakt, że Personel mógłby wybrać konkurencyjne firmy, które poza wynagrodzeniem pieniężnym oferuje swoim zespołom takie i inne im podobne udogodnienia.
Realia są takie, że aby utrzymać personel i zapobiec odpływowi do konkurencji lub żeby przyciągnąć nowych kandydatów Spółka musi, poza typowymi formami wynagradzania, proponować także takie udogodnienia.
Wydatki wskazane we wniosku nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 u.p.d.o.p., a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji”.
Z powyższych stanowisk fiskusa wynika wyraźnie, że nie widzi on przeciwwskazań do zaliczania wydatków na zakup kawy i herbaty dla zleceniobiorców do kosztów uzyskania przychodów podatnika, który dokonał tych wydatków.
Szeroko przestawione intencje pracodawców skupiające się na zmotywowaniu zleceniobiorców do efektywnej pracy i pozostaniu w danej firmie są dla fiskusa wystarczającymi argumentami na płaszczyźnie osiągania, zachowania i zabezpieczenia przychodów z działalności.
