Zasady wypełniania dokumentu płatniczego ZUS krok po kroku

Płatnicy składek mają obowiązek comiesięcznego regulowania płatności z tytułu składek. W zależności od różnych obowiązków ubezpieczeniowych dokonują wpłat na konta:

• 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000 (tzw. konto 51) - należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne,
• 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000 (tzw. konto 52) - należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000 (tzw. konto 53) - należności z tytułu składek na Fundusz Pracy (FP) oraz  na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
• 68 1010 1023 0000 2613 9540 0000 (tzw. konto 54) - należności z tytułu składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Dokument płatniczy ZUS składa się z dwóch odcinków - dla instytucji obsługującej wpłaty składek i dla zleceniodawcy. Wypisując druczek ręcznie, trzeba każdą cyfrę wprowadzić w oddzielnej kratce, w przypadku generowania dokumentu maszynowo można zignorować podział na kratki. Opis wypełnienia każdego pola znajdującego się na dokumencie płatniczym znajduje się poniżej.

01. Numer rachunku bankowego

Należy wprowadzić odpowiedni numer konta ZUS. Poszczególne numery kont różnią się tylko trzema cyframi i zależności od tytułu ubezpieczenia wpisuje się:

• w dwóch pierwszych kratkach liczbę 83 i w dwudziestej pierwszej kratce cyfrę 1 - przy opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne,
• w dwóch pierwszy kratkach liczbę 78 i w dwudziestej pierwszej kratce cyfrę 2 - przy opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• w dwóch pierwszy kratkach liczbę 73 i w dwudziestej pierwszej kratce cyfrę 3 - przy opłacaniu składek na FP i FGŚP,
• w dwóch pierwszy kratkach liczbę 68 i w dwudziestej pierwszej kratce cyfrę 4 - przy opłacaniu składek na FEP.

02. W/P

Pole jest przeznaczone dla instytucji obsługującej wpłaty składek. Osoba przyjmująca zlecenie zaznacza odpowiednio W - przy wpłacie gotówkowej, P - przy poleceniu przelewu.

03. Kwota

Kwotę należy wprowadzić wraz z miejscami po przecinku - nawet jeżeli nie ma groszy, i tak trzeba wpisać po przecinku dwa zera. Jeżeli wpłata jest dokonywana po terminie, do kwoty głównej należności konieczne jest dodanie odsetek za zwłokę (zaokrąglonych do pełnych złotych), naliczonych zgodnie z przepisami określonymi w Ordynacji podatkowej. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wartość nie przekracza kwoty 6,60 zł.

04. Numer rachunku bankowego płatnika / kwota słownie

Jeżeli płatność jest dokonywana w formie polecenia przelewu, w kratki wpisywany jest numer rachunku bankowego płatnika składek.

W sytuacji gdy wpłaty dokonywane są przez osobę trzecią lub są to wpłaty typu B (na poczet dodatkowej opłaty) dokonywanych przez instytucję obsługującą wpłaty składek, wpisuje się numer rachunku wpłacającego.

Płatnicy składek, uprawnieni do wpłat gotówkowych (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) lub wpłat w formie przekazu pocztowego, dokonujący płatności w formie wpłaty gotówkowej, muszą w tym miejscu wpisać kwotę słownie. Jest także inna opcja wprowadzania kwoty słownie, można zastosować skróty, używając trzech pierwszych liter każdej cyfry, oddzielając gwiazdkami.

Np. kwotę 716,99 zł słownie można wpisać jako:

• siedemset szesnaście zł 99/100, lub
• sie * jed * sze * zł * 99/100.

05. Nazwa skrócona płatnika lub nazwisko i imię płatnika

W to pole należy wprowadzić drukowanymi literami:

• nazwę skróconą płatnika składek,
• nazwisko i imię płatnika składek.

Podane dane powinny być zgodne z informacjami podanymi w zgłoszeniu płatnika składek przekazanym do ZUS.

Jeżeli wpłata dokonywana jest przez osobę trzecią lub są to wpłaty typu B dokonywanych przez instytucję obsługującą wpłaty składek, wpisuje się nazwę skróconą lub nazwisko i imię wpłacającego, wskazane przez ZUS w wydanej decyzji.

06. NIP płatnika

Numer NIP płatnika składek, na rzecz którego dokonywana jest wpłata. Należy wpisać bez kresek (znaków oddzielających). W przypadku wpłat dokonywanych przez osobę trzecią lub wpłat typu B dokonywanych przez instytucje obsługujące wpłaty składek wpisuje się numer NIP właściwego płatnika składek.

07. Typ drugiego identyfikatora

Kratka odnosi się do kolejnego pola 08., w którym należy podać drugi identyfikator płatnika. W zależności od wprowadzonego identyfikotora wprowadza się następujące skróty:

• R - jeżeli w polu 08. wpisuje się numer REGON,
• P - jeżeli w polu 08. wpisuje się numer PESEL,
• 1 - jeżeli w polu 08. wpisuje się serię i numer dowodu osobistego,
• 2 - jeżeli w polu 08. wpisuje się serię i numer paszportu.

Jeżeli płatnik składek nie ma nadanego drugiego identyfikatora, pole należy pozostawić puste.

08. Drugi identyfikator płatnika

Jako drugi typ identyfikatora należy wpisać:

• numer REGON - jeżeli płatnik ma nadany ten numer,
• numer PESEL lub serię dowodu osobistego lub paszportu, jeśli płatnikowi składek nie nadano numeru REGON.

Numery identyfikatorów trzeba wprowadzić bez odstępów i znaków rozdzielających. W przypadku wpłat dokonywanych przez osobę trzecią lub wpłat typu B dokonywanych przez instytucje obsługujące wpłaty składek wpisuje się drugi identyfikator płatnika składek. Jeżeli płatnik składek nie ma nadanego drugiego identyfikatora, pole należy pozostawić puste.

09. Typ wpłaty

• A - jeżeli płatnik wpłaca opłatę dodatkową zgodnie z wydaną przez ZUS decyzją na podstawie art. 47 ust 10c Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• B - jeżeli instytucja obsługująca wpłaty składek wpłaca dodatkową opłatę zgodnie z wydaną przez ZUS decyzją na podstawie art. 47 ust. 10c Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• D - jeżeli płatnik wpłaca dodatkową opłatę zgodnie z wydaną przez ZUS decyzją na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• E - jeżeli wpłata dotyczy kosztów egzekucyjnych,
• M - jeżeli wpłata dotyczy składki za okres dłuższy niż jeden miesiąc (w tym również składki z należnymi odsetkami za zwłokę oraz ewentualnymi kosztami upomnień),
• S - jeżeli wpłata dotyczy składki za jeden miesiąc (w tym również składki z należnymi odsetkami za zwłokę oraz ewentualnymi kosztami upomnień),
• T - jeżeli płatnik uzyskał zgodę na odroczenie terminu płatności,
• U - jeżeli płatnik dokonuje wpłaty w ramach układu ratalnego.

10. Numer deklaracji

Jeżeli w polu 09 podany jest symbol S lub M, jako numer deklaracji rozliczeniowej dla przedsiębiorców - płatników należy zastosować następujące oznaczenia:

• 01 - dla deklaracji rozliczeniowej,
• 02-39 włącznie - dla deklaracji rozliczeniowej korygującej, składanej do deklaracji oznaczonej numerem 01.

W przypadku składania korekt deklaracji rozliczeniowych dla tej grupy płatników należy pamiętać, że ostatnią możliwą do złożenia jest deklaracja z numerem 39. Jeżeli ta liczba zostanie przekroczona, każda kolejna deklaracja korygująca musi być oznaczona numerem 39.

11. Deklaracja

• jeżeli w polu 09 dokumentu płatniczego należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wpisano A lub B - miesiąc i rok, którego dotyczy błędnie sporządzony dokument rozliczeniowy lub płatniczy,
• jeżeli w polu 09 widnieje symbol S - miesiąc i rok wykazany w deklaracji rozliczeniowej złożonej za miesiąc kalendarzowy, którego wypłata dotyczy (dokonując wpłaty składek wprowadza się dane miesiąca, którego składki dotyczą, nie miesiąca dokonywania  wpłaty),
• jeżeli w polu 09 wpisano M - miesiąc i rok bieżąco złożonej deklaracji rozliczeniowej lub wybrany miesiąc i rok z okresu, za który dokonywana jest wpłata,
• jeżeli w polu 09 wpisano S lub M - miesiąc i rok, którego wpłata dotyczy, jeżeli płatnik składek  jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za dany miesiąc, a wpłata dotyczy składki za ten miesiąc,
• jeżeli w polu 09 wpisano U - miesiąc i rok wyznaczonego terminu raty,
• jeżeli w polu 09 wpisano D lub E - miesiąc i rok, którego wpłata dotyczy, podany w decyzji o nałożeniu dodatkowej opłaty lub w tytule wykonawczym.

12. Nr decyzji/umowy/tytułu wykonawczego

Należy wpisać:

• jeżeli w polu 09 wpisano A, B lub D - numer decyzji o nałożeniu dodatkowej opłaty,
• jeżeli w polu 09 wpisano E - numer tytułu wykonawczego,
• jeżeli w polu 09 wpisano T - numer umowy o odroczeniu terminu płatności składek,
• jeżeli w polu 09 wpisano U - numer umowy, na podstawie której płatnik składek uzyskał układ ratalny.