Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany zasad księgowania faktur korygujących i niektóre problemy w korygowaniu pliku JPK_V7

Różnorodność sytuacji obniżających lub podwyższających wartość widniejącą na fakturze sprzedaży powoduje mnogość przypadków korekt ewidencji VAT, a więc pliku JPK_V7. Przypadków jest bardzo dużo, a pojawiają się ciągle nowe okoliczności obniżające podstawę opodatkowania i podatek VAT, które to następnie podatnik musi uwidocznić w pliku JPK_V7. Do tego wszystkiego od stycznia 2021 roku nastąpiły zmiany zasad księgowania faktur korygujących rozliczanych w ewidencji VAT. Jak się w tym wszystkim odnaleźć? Niektóre wątpliwości zostały rozwiane w niniejszej publikacji.

Uwaga na zmiany zasad ujmowania w ewidencji VAT faktur korygujących

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, gdy po dokonanej sprzedaży (i wystawieniu faktury dokumentującej dane zbycie) nastąpiło jedno z poniższych zdarzeń:

  1. sprzedawca udzielił rabatu; 

  2. sprzedawca udzielił opustu – obniżki ceny; 

  3. nabywca zwrócił sprzedawcy towar i opakowanie;

  4. sprzedawca zwrócił nabywcy część lub całość zapłaty za towar lub usługę;

  5. sprzedawca podwyższył cenę sprzedaży;

  6. sprzedawca lub nabywca zauważył pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jeszcze do końca 2020 roku kształt art. 29a ust. 13 oraz ust. 14 ustawy o VAT wskazywał, że sprzedawca (czynny podatnik VAT) ma prawo ująć w ewidencji VAT sprzedaży fakturę korygującą in minus w danym miesiącu rozliczeniowym, czyli pomniejszającą podstawę opodatkowania i kwotę podatku VAT, wynikającą z wystawionej faktury sprzedaży, jeżeli:

  • będzie dysponował jeszcze przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzeniem otrzymania danej faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę.

Jeżeli sprzedawca nie uzyskał takiego potwierdzenia w danym miesiącu, to ujmował fakturę korygującą w miesiącu otrzymania takiego potwierdzenia.

Potwierdzenie to mogło mieć formę zwrotnego e-maila lub faksu potwierdzającego odbiór faktury korygującej, podpisania odbioru faktury korygującej, odesłanej potwierdzonej kopii odbioru faktury korygującej, odesłanego oświadczenia potwierdzającego odbiór faktury korygującej, a także ewentualnie innego dokumenty jednoznacznie stwierdzającego potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Sprzedawcy zdążyli się już przyzwyczaić, że korekty w pliku JPK_V7, a zatem ujęcie faktury korygującej (pierwotną fakturę sprzedaży) in minus, księgowali w miesiącu otrzymania od nabywcy potwierdzenia przez niego odbioru faktury korygującej.

Jednak od stycznia 2021 roku nastąpiła zmiana ujmowania faktur korygującej in minus w ewidencji VAT sprzedaży u podatnika sprzedawcy.

Zgodnie z aktualną postacią art. 29a ust. 13 ustawy o VAT sprzedawca (czynny podatnik VAT) ma prawo ująć w ewidencji VAT sprzedaży fakturę korygującą in minus, czyli pomniejszającą podstawę opodatkowania i kwotę podatku VAT w miesiącu rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą (zgodnie z datą wystawienia faktury korygującej), jeżeli:

  • sprzedawca posiada dokumentację potwierdzającą dokonane pomiędzy nim a nabywcą uzgodnienia zawierające warunki obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego dotyczące danej sprzedaży towarów lub usług oraz ta dokumentacja stwierdza, iż powyższe obopólnie zaakceptowane warunki zostały przez obie strony wypełnione;

  • wystawiona przez sprzedawcę faktura korygująca in minus potwierdza uzgodnione porozumienie co do warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego. 

Istnieje jednak rozwiązanie pozwalające na stosowanie przez sprzedawców starych zasad pomniejszania podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego jeszcze przez cały 2021 rok.

Porozumienie w sprawie starych zasad rozliczania faktur korygujących

Prawodawca pozostawił podatnikom na rok 2021 pewną dobrowolną opcję pozwalającą na rozliczenie w pliku JPK_V7 na starych zasadach faktur korygujących in minus zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę.

Mówi o tym art. 13 ust. 1 Ustawy z dnia 27 listopada 2020 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który wskazuje, że strony uzgadniają, iż wybierają stosowanie przepisów ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2020 roku.

Oznacza to, że sprzedawca i nabywca po spisaniu porozumienia na mocy powyższego przepisu stwierdzającego, że jeszcze w 2021 roku wybierają oni stosowanie poprzednich przepisów rozliczania faktur korygujących w ewidencji VAT, a więc w pliku JPK_V7, mają prawo rozliczać faktury korygujące in minus według wcześniejszych zasad, a więc:

  1. ujęcie przez sprzedawcę faktury korygującej in minus w pliku JPK_V7, czyli pomniejszenie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego u sprzedawcy w miesiącu otrzymania potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury korygującej;

  2. ujęcie przez nabywcę otrzymanej faktury korygującej in minus w pliku JPK_V7, czyli pomniejszenie podstawy opodatkowania i podatku VAT naliczonego u nabywcy w miesiącu otrzymania faktury korygującej.

Dodatkowo należy pamiętać, iż powyższe porozumienie musi być zawarte, zanim jedna ze stron wystawi pierwszą fakturę korygującą.

Podkreślenia wymaga także fakt, iż ewentualna rezygnacja z wyboru poprzednich zasad rozliczania faktur korygujących in minus może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano tego wyboru. Rezygnacja pomiędzy sprzedającym a kupującym musi być uzgodniona na piśmie.

Po dniu rezygnacji strony stosują nowe przepisy, a więc znowelizowany art. 29a ust. 13 ustawy o VAT mówiący o konieczności posiadania uzgodnionego porozumienia dla celów pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku VAT u sprzedawcy i nabywcy.

Kiedy do korekty pliku JPK_V7 należy dołączyć czynny żal?

Jeżeli podatnik zauważył, że w przekazanym do urzędu skarbowego pliku JPK_V7 występuje błąd w części ewidencyjnej, to jest on zobligowany do przekazania korekty tegoż pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej.

W myśl art. 109 ust. 3e ustawy o VAT w terminie 14 dni od dnia:

  1. stwierdzenia przez podatnika, że przesłana ewidencja zawiera błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym lub

  2. zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji

– podatnik jest obowiązany przesłać korektę pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej

Jeżeli jednak naruszy powyższy przepis, wówczas czynność przekazania korekty pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej powinien poprzedzić złożeniem czynnego żalu.

Jeżeli natomiast naczelnik urzędu skarbowego zidentyfikuje w przesłanym pliku w części ewidencyjnej JPK_V7 błędy uniemożliwiające przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, wówczas prześle do podatnika wezwanie, w którym:

  • wskaże rodzaj błędu oraz 

  • wezwie podatnika do ich skorygowania.

Podatnik w takim wypadku ma 14 dni, licząc od dnia doręczenia ww. wezwania na przekazanie do urzędu skarbowego korekty pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej naprawiającej błędy wskazane przez urząd skarbowy w ww. wezwaniu. Jeżeli podatnik jednak stwierdzi, że przekazany pierwotny plik JPK_V7 nie zawiera błędów, wówczas przekazuje do urzędu skarbowego swoje wyjaśnienia o tym fakcie.

Jeżeli podatnik, wbrew powyższemu obowiązkowi:

  1. nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie;

  2. w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu

– naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej.

Odmiennie organy podatkowe patrzą na deklaracje, a konkretniej na korekty deklaracji podatkowej. 

Jak mówi art. 16a ustawy – Kodeks karny skarbowy, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, kto złożył prawnie skuteczną, w rozumieniu przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa albo w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej, korektę deklaracji podatkowej i w całości uiścił, niezwłocznie lub w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ, należność publicznoprawną uszczuploną lub narażoną na uszczuplenie.

Można zatem wywieść wniosek, że do części deklaracyjnej w pliku JPK_V7 nie należy składać czynnego żalu. Warto jednak mieć na uwadze, iż dotyczy to przypadku, gdy korekta dotyczy tylko części deklaracyjnej, a więc jeżeli podatnik będzie w sytuacji, gdy błędy wystąpią po w części ewidencyjnej i w części deklaracyjnej (albo tylko w części deklaracyjnej) wówczas podatnik nie składa w odniesieniu do korekty tej części czynnego żalu.

Korekta WNT w pliku JPK_V7 u nabywcy

W praktyce gospodarczej występuje wiele przypadków, w których polscy czynni podatnicy VAT będącymi nabywcami towarów od sprzedawców z jednego z krajów Unii Europejskiej otrzymują faktury korygujące stwierdzające różnego rodzaju błędy występujące na fakturze pierwotnej.

Należałoby zaznaczyć, że najczęściej polscy nabywcy otrzymują faktury korygujące in minus, a więc te, które pomniejszą wartość faktury i wartość podatku VAT należnego i naliczonego. Tego typu faktury korygujące nabywca ujmował w pliku JPK_V7 w rejestrze sprzedaży i zakupu VAT w miesiącu ich otrzymania. 

Drugą grupą faktur korygujących, jaką mogą otrzymać nabywcy, to faktury korygujące in plus, jednak tutaj wystąpić mogą odmienne przypadki. Przyczyna korekty mogła istnieć już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, wtedy nabywca ujmował w pliku JPK_V7 taką fakturę w miesiącu księgowania faktury pierwotnej albo przyczyna wystąpiła później, wówczas nabywca ujmował taką fakturę korygującą w pliku JPK_V7 w miesiącu zaistnienia przyczyny korekty.

Czy zmiana zasad rozliczania faktur korygujących od 2021 roku wpłynęła na sposób ujęcia ww. faktury korygujących u nabywcy?

Nie, ponieważ prawodawca zaznaczył w art. 30a ust. 1 ustawy o VAT, że do ustalenia podstawy opodatkowania w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów stosuje się odpowiednio przepisy art. 29a ust. 1–1b, 6, 7, 10, 11 i 17.

Zmiana dotycząca rozliczania faktur korygujących jest zawarta w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, a zatem moment ujęcia przez nabywcę faktur korygujących WNT w pliku JPK_V7 pozostaje bez zmian.

Warto podkreślić w tym miejscu, że ta sama zasada ujmowania faktur korygujących u nabywców w pliku JPK_V7 będzie odnosić się do otrzymanych od dostawców unijnych faktur korygujących typu credit note.

Dokumentacja potwierdzająca uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT a brak faktury korygującej

W 2021 roku, czyli po zmianie zasad rozliczania faktur korygujących dochodzi do przypadków, w których strony uzgodniły obopólnie warunki obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego, ale nabywca nie otrzymał faktury korygującej przed terminem złożenia pliku JPK_V7, a kilka dni później.

Jeżeli strony nie spisały porozumienia co do stosowania starych zasad rozliczania faktur korygujących przez cały 2021 rok, to nie ma znaczenia miesiąc odbioru takiej faktury.

Jednak w tej sytuacji jeszcze do terminu złożenia pliku JPK_V7 (do 25. dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym) odbiorca nie otrzymał faktury korygującej. Posiadał natomiast wspólne uzgodnienie co do warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego.

W tym miejscu warto przytoczyć art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, który objaśnia, że w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania zgodnie z nowymi zasadami rozliczania faktur korygujących od stycznia 2021 roku (uzgodnienie wspólnych warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego) lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione.

Ustawodawca odnosi się tu wyraźnie do kwestii posiadania uzgodnionych przez sprzedawcę i nabywcę warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego i nie ma tutaj mowy o fakcie posiadania przez nabywcę faktury korygującej, który miałby warunkować ujęcie tej faktury zmniejszającej w pliku JPK_V7. To jednak nie wszystko.

W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.

Wątpliwości związane z fakturami korygującymi w świetle mechanizmu podzielonej płatności

Sprzedawcy wystawiają coraz więcej faktur sprzedaży powyżej 15 000 zł dokumentujących dostawę towarów lub wykonanie usług zawartych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Rejestracja takiej faktury w ewidencji VAT powoduje oznaczenie jej specjalny kodem „MPP”.

Jednak w czasie późniejszym, jeśli zostaną wystawione faktury korygujące sprzedaż do tych faktur, sprzedawcy mają wątpliwości, jak ująć je w pliku JPK_V7.

Przykład 1.

Sprzedawca wystawił w grudniu 2020 roku fakturę pierwotną sprzedaży na wykonanie instalacji elektrycznej opiewającą na sumę 20 500 zł brutto. W styczniu 2021 roku wobec udzielonego rabatu sprzedawca wystawił fakturę korygującą na sumę 6000 zł brutto. 

Kontrahenci podpisali porozumienie o stosowaniu poprzednich zasad dla ujmowania w pliku JPK_V7 w stosunku do wystawianych przez nich faktur korygujących in minus. Jednak wątpliwość istnieje w stosunku do oznaczenia lub nie w czasie rejestracji faktury korygującej kodem „MPP”.

Jak objaśnia Ministerstwo Finansów, wymóg oznaczania na fakturach korygujących sprzedaż wyrażenia „mechanizm podzielonej płatności” dotyczy tylko transakcji wobec towarów lub usług zawartych w załączniku nr 15 ustawy o VAT.

Jeżeli suma brutto na fakturze pierwotnej sprzedaży wraz z uwzględnieniem różnicy wynikającej z wystawionej faktury korygującej nadal opiewa na kwotę brutto wyższą niż 15 000 zł, to rejestrując fakturę korygującą, podatnik oznaczy ją kodem „MPP”.

Tak więc w omawianym przypadku przy rejestracji faktury korygującej w pliku JPK_V7 podatnik nie powinien oznaczać jej kodem „MPP”.

Przykład 2.

Sprzedawca wystawił w styczniu 2021 roku fakturę pierwotną sprzedaży na montaż systemu monitoringu opiewającą na sumę 17 500 zł brutto. W lutym 2021 roku wobec niemożności uruchomienia jednej z funkcji blokad w monitoringu sprzedawca udzielił nabywcy rabatu oraz wystawił fakturę korygującą na sumę 1000 zł brutto. 

Kontrahenci podpisali porozumienie o stosowaniu poprzednich zasad dla ujmowania w pliku JPK_V7 w stosunku do wystawianych przez nich faktur korygujących in minus. Jednak wątpliwość istnieje w stosunku do oznaczenia lub nie w czasie rejestracji faktury korygującej kodem „MPP”.

Zgodnie ze stanowiskiem Resortu Finansów, odnosząc się na grunt powyższego przypadku, podatnik będzie zobligowany do zastosowania oznaczenia „MPP” przy rejestracji faktury korygującej w pliku JPK_V7. 

Powodem tego stanu rzeczy jest to, że wartość brutto z faktury pierwotnej sprzedaży (oznaczonej kodem „MPP”) wraz z uwzględnieniem korekty o kwotę wynikającą z faktury korygującej opiewa wciąż na kwotę powyżej 15 000 zł brutto.

Nota potwierdzająca otrzymanie rabatu pośredniego

Jedną z możliwości udokumentowania udzielonego przez sprzedawcę rabatu pośredniego jest wystawienie noty uznaniowej. Jednak nabywcy mają wątpliwości, kiedy należałoby ująć tego typu dokument w pliku JPK_V7 i czy należy oznaczyć go jakimś kodem.

Przykład 3.

Nabywca, czynny podatnik VAT otrzymał w styczniu 2021 roku notę przyznającą rabat pośredni na sumę 6500 zł brutto. W lutym 2021 roku nabywca otrzymał na konto kwotę udzielonego rabatu. W jaki sposób i kiedy powinien ująć to zdarzenie w pliku JPK_V7?

Nabywca ujmuje w pliku JPK_V7 po stronie zakupu in minus kwotę netto, VAT, brutto wynikającą z otrzymanej noty rabatowej w miesiącu opłacenia jej przez sprzedawcę. Zatem gdy nabywca otrzyma środki z przyznanego rabatu, wówczas zarejestruje w JPK_V7 po stronie zakupu zmniejszenie kwoty netto, VAT, brutto wynikającej z otrzymanej noty. 

Oprócz tego nabywca będzie musiał oznaczyć ten zarejestrowany dokument w pliku JPK_V7 kodem „WEW” z uwagi na to, że dokument przyznający rabat nie stanowi faktury.